Система для ведения проектов: 52 системы управления проектами для командной работы в разных сферах / Хабр

Содержание

20 лучших инструментов для менеджмента проектов

Еще совсем недавно любой сотрудник организации, предлагающий что-то записать, структурировать или применить какой-нибудь модный инструмент, быстро именовался сектантом, ботаником или планктоном, который стремится превратить расслабленную атмосферу в рабочие офисные будни. Сегодня все поменялось, и проект-менеджер без красивого и эффективного инструментария уже не котируется. Это объяснимо — объем и скорость поступления информации в наше время настолько увеличились, что держать все в голове под силу только уникумам, которые обычно не посвящают свою жизнь НКО. Для всех остальных мы представляем подробный обзор инструментов для успешного проектного менеджмента.

НА КОЙ МНЕ ЭТО ВСЕ?

У нас есть мозг. Стоит ли рассказывать, что этот орган буквально напичкан разного рода изъянами и несовершенствами, которые любят проявляться в самый ответственный момент. Вы удивитесь, но проект-менеджерам мозг тоже нужен, причем в полном объеме. Предполагается что проект-менеджер держит в голове все дедлайны, ответственных за каждый этап, контролирует риски, дает задания и вообще держит руку на пульсе. Разумеется, что-то забыть, не успеть или не понять — это прогнозируемый исход для проекта, менеджер которого пытается все уместить в голове. Именно в этот момент на помощь приходят разнообразные инструменты. Для пользования этими инструментами нужны средства — кто-то обходится большим желтым блокнотом, кто-то одной таблицей Excel, кто-то использует разноцветные стикеры, а кто-то грузные мобильные приложения. Формат выбирать вам.

Стоит помнить, что у применения инструментов для менеджмента есть свои «но» и «если». Все это можно объединить в три главных проблемы:

Проблема недостаточности

Вы применили один/два классных во всех отношениях инструмента, но возникли сложности с другими аспектами проекта, к которым выбранный вами инструментарий уже неприменим, а вводить что-то новое уже поздно.

Проблема избыточности

Сегодня мы рассмотрим 20 отличных инструментов. Но не надо разом претворять их в жизнь, ведь это лишь усложнит отчетность, добавит пару нулей к смете, а ваши коллеги будут думать, что вы помешаны на структуризации, а не на сути вашего проекта.

Проблема неправильности

С этим пунктом все понятно и так. Можно вспомнить старые поговорки вроде «пятого колеса в телеге», «сбоку припека», «ни к селу, ни к городу» и «не пришей кобыле хвост».

«ЧТОБЫ УЖЕ ЗАВТРА МИР ВО ВСЕМ МИРЕ»

Итак, начнем мы с инструментов, которые помогают определиться с финальной целью, ожиданиями, целевой аудиторией и всеми сопутствующими качествами вашего проекта.

Бостонская матрица

Этот инструмент помогает понять, какого эффекта вы собираетесь достичь по окончании проекта, на какой стадии находится проект в данный момент и каков будет финальный результат. В любой момент вы можете остановиться, нарисовать эту схему, честно на нее взглянуть и понять, чем является ваше детище на сегодняшний день. Давайте быстро разберем каждую из четырех стадий:

Дикая кошка — также известная в узких кругах, как «трудный ребенок». Вы взяли себе домой дикую кошку и пытаетесь окружить ее своей любовью, которая выливается в эмоциональные и финансовые затраты. При этом, как бы вы не пытались, вы не знаете, как поведет себя эта кошка, несмотря на всю вашу привязанность. Может быть она станет вашим самым ласковым и нежным зверьком, принеся в дом покой и уют, а может быть это пушистое нечто начнет гадить вам в тапки, драть любимый диван, грызть провода и царапать удивленные физиономии гостей. Все это может коррелировать с вашим проектом. Вам не ясно, куда вы вкладываете свои усилия и деньги, и во что все это в результате выльется.

Звезда — ура! Вы ярко сияете на небосводе, освещая путь заблудшим морякам. Вас все видят, знают, любят и чтут. Еще совсем недавно вы были облезлой дикой кошкой, а теперь всем нужно с вами считаться. Точно так же проводим параллель с вашим проектом, который снискал определенную популярность, вам начали поступать пожертвования, о вас говорят в СМИ, но вам все еще приходится вкалывать, чтобы как-то все это оправдать.

Дойная корова — самые яркие времена прошли, вы заняли определенное место в сердцах и умах людей, и возникает такое чувство, что вы отсюда уже никуда не денетесь. Ваш проект стал дойной коровой — затраты на его содержание и рекламу снижаются, потому что в этом пропадает нужда, поддержка проекта становится минимальной, а положительная динамика все равно сохраняется. Дойных коров нужно поддерживать и любить, а если на данный момент у вас несколько проектов, то направлять доход от «коровы» стоит на «звезд» и «диких кошек».

Собака — бостонская консалтинговая группа подразумевала, простите, дохлую собаку. Мы в kislorod’е слишком любим животных, поэтому приведем пример с потерявшим голос певцом. Еще совсем недавно весь мир обожал этого исполнителя, а мы, как его продюсеры, лелеяли его, ведь он был нашей «дойной коровой». А теперь он стал бледной копией самого себя, но все так же требует к себе повышенного внимания и ждет своего возвращения на сцену, хоть он и потерял свой красивый голос. Как бы мы ни были к нему привязаны, нам нужно избавиться от него! Послать работать на завод, а самим сконцентрироваться на новых сладкоголосых «диких кошках».

Mindmap

Диаграмма связей, или карта мыслей. Нашему мышлению проще оперировать облачными и ветвистыми структурами, а не списками и таблицами. Именно поэтому, когда от одной идеи исходит другая, а от другой – еще три, нам легко запутаться. На помощь приходит старинная техника MindMap, когда вам предлагается создать ветвистую схему вашего проекта или ваших. Материалов по майндмэппингу в самых разных его ипостасях в интернете, в том числе и на нашем сайте так много, что расписывать его подробно еще раз не имеет смысла, поэтому просто ловите картинку и двинемся дальше.

Логико-структурная схема (ЛСС)

Один из самых сложных инструментов в исполнении, однако его применение не приносит ничего, кроме пользы. Это логичный план действий, который позволяет проект-менеджеру принимать те или иные решения, основываясь на причинах и следствиях поставленных задач. Среди столбцов ЛСС мы видим общую цель, конкретные задачи, а самое главное — индикаторы успешности. То есть лучше всего этот инструмент позволяет измерить результаты и найти объективные показатели того, что получилось, а что не получилось в вашем проекте. Визуально логико-структурная схема выглядит так (таблица слева).

Дизайн мышление

Знаете ли вы, что такое «боль клиента»? На всякий случай, держите определение — это состояние дискомфорта, которое испытывают представители вашей целевой аудитории, в связи с неудовлетворённой потребностью. Дизайн-мышление позволяет четко визуализировать и понять целевую аудиторию вашего проекта и то, какие потребности вы собираетесь утолить.

Разумеется, дизайн-мышление — это гораздо более масштабный инструмент, который мог бы встать в один ряд со SCRUM или ЛСС, но в среде НКО его лучше всего использовать именно для поиска эмпатии целевой аудитории. Во всех остальных случаях дизайн-мышление будет избыточным.

Обратное планирование

Вы уже точно знаете финальную цель проекта — покраска забора в северном Чертаново. Вот только с чего начинать и как двигаться к исполнению этой заветной цели, пока непонятно. Тут и приходит на помощь инструмент — обратное планирование. Вы рисуете «График Ганта», речь о котором пойдет позже, и двигаетесь в обратном направлении:

Забор стоит — его принял глава района — забор покрашен маляром Васей — вы купили Васе краску — вы договорились с Васей — вы нашли Васю — вы объявили поиск маляра — вы поняли, что вам нужен маляр — вы хотите покрасить забор в северном Чертаново.

«У МЕНЯ НЕТ НА ЭТО ВРЕМЕНИ!»

А теперь мы перечислим инструменты, которые позволят успевать все и еще немного. В этой части вы найдете ваши любимые страшные слова, вроде «тайм-менеджмент», «дедлайн», «с понедельника приступаем» и прочее.

График Ганта (Гантта)

Если по-простому, то «График Ганта» — это визуализация временного хода проекта. Простой список или календарь не дают справедливого представления о том, в какие сроки умещается ваш проект. Вспомните, как часто вы забывали тот краткий сборник дат, который вы наметили всей своей организацией, что постоянно приходилось друг другу напоминать — 27 мая сдача, а 20 мая Игорь уже должен был прислать готовый баннер. Когда же временная линия выделена цветом, а на ней стоят удобные ячейки с этапами вашего проекта — одного взгляда достаточно, чтобы целиком освежить память. Вот так «График Ганта» выглядит на практике: Кстати, очень удобно выделять другим цветом (особенно кроваво-красным) дедлайны. Взгляните еще раз на картинку и представьте, что 14 августа окрасилось в пугающий алый цвет, что будет означать, что 14 августа проект должен быть завершен!

Биллинг рабочего времени

Обычно под этим словосочетанием подразумевается слежка за сотрудниками при помощи разных программ захвата экрана, которые подсчитывают, сколько времени потратил ваш коллега на ту или иную задачу. Мы же предлагаем инструмент биллинга только для того, чтобы вы спланировали свое время и предложили это сделать вашим сотрудникам. Для этого можно использовать разнообразные приложения, которые часто встроены в ваш телефон, чтобы вы поняли — сколько у вас уходит на утренний кофе, дорогу в офис, заполнение документации, общение с директором и так далее. Забив всю эту информацию в приложение, вы поймете, где вы можете экономить время, что повысить вашу продуктивность и одновременно больше отдыхать. Примеры программ: Simple Time Track, TimeEdition, Toggl. Можете даже у Siri или ОкейГугла попросить замерять вашу активность в тот или иной период — вполне себе рабочий биллинг.

«В ПРОЦЕССЕ РАЗБЕРЕМСЯ»

Теперь речь пойдет об инструментах, которые позволяют лучше структурировать процесс работы. Все о выполнении задач и ходе проекта.

Канбан

«Канбан» — это таблица задач со стикерами, разделенная на несколько частей, отображающих этапы проекта. Обычно столбцы именуются так: «Что сделать» \ «Процесс» \ Сделано. Можно добавлять новые столбцы, вроде «тестирование» или «суперсрочно!». Лучше всего внедрение «канбана» в рабочий процесс представлено в сериале «Кремниевая долина». Единственная проблема в том, что создатели сериала перепутали Scrum, речь о котором пойдет ниже, с «канбаном», поэтому помните, что то, что они называют scrum — это полноценный «канбан». В видео присутствует нецензурная лексика!

Scrum

Скрам — это инструмент, пришедший в НКО из IT-сферы. Он действительно имеет много общего с «канбаном» и даже имеет похожую доску со стикерами. Отличие состоит в так называемых спринтах и в постоянной обратной связи, которая идет от вашей аудитории. Взгляните на любое из приложений на вашем телефоне. Оно постоянно обновляется и имеет какую-нибудь версию 1.2.15. Благодаря этой системе проект постоянно улучшается и видоизменяется, тогда как раньше, после долгой и трудоемкой подготовки, на суд общественности выставлялся далеко не идеальный продукт или услуга.

Визуально внедрение системы Scrum выглядит так:

А чтобы полноценно пользоваться всеми ее благами и понять, как она работает, стоит прочитать книгу создатели этой системы Джеффа Сазерленда — «Scrum. Революционный метод управлений проектами.»

Анализ стейкхолдеров

Стейкхолдер — человек, группа лиц или организация, которые напрямую влияют на успех вашего проекта. И, как следует из названия этого инструмента, вам жизненно необходимо проанализировать стейкхолдеров вашей НКО и вашего проекта.

В анализе и определении стейкхолдеров поможет таблица ниже. Несмотря на ее миниатюрность, к ней невозможно ничего прибавить и нельзя ничего убавить:
Матрица ответственностей

Простой и понятный инструмент для понимания зоны ответственности каждого участника проекта. Он помогает не отвлекать от текущих заданий тех, кто не отвечает за что-то другое. Мы уверены, что вы многократно попадали в ситуацию, когда ни один человек не в курсе, кто отвечает, допустим, за фейерверк на вашем благотворительном концерте, и вам приходится отвлекать сначала какого-нибудь звукооператора, потом помощника организатора, а затем самого организатора. Когда же есть распечатанная матрица ответственностей, такие вопросы отпадают сами собой. Особенно этот инструмент полезен для работы с волонтерами.

Устав проекта

Этот документ создается в основном в крупных НКО, на больших проектах и в лучшем случае остается практически бесполезным. Заполненный устав проекта помогает контролировать зону ответственности, полномочия и внутренний распорядок организации. И в дальнейшем на устав проекта можно ссылаться. Допустим, вы подлетаете к главному дизайнеру и возмущаетесь, что он не сделал видеомонтаж информационного ролика. Дизайнер же демонстрирует вам устав проекта, где указаны прямые обязанности дизайнера, в которые не входит монтаж видео, а после указывает вам на пункт, запрещающий вам громко возмущаться. Удобно!

Делегирование полномочий

Еще один простой и понятный инструмент, у которого есть свой алгоритм. В одном из наших вебинаров известный руководитель проектов Егор Кудаков представил свой алгоритм делегирования полномочий, который мы и представляем на ваш суд:

Встречи/собрания/совещания

В наше время сформировалась стойкая нелюбовь к разного рода рабочим встречам. Им на смену предлагаются чаты, электронная почта, скайп и другие помощники фрилансеров. Мы ни в коем случае не хотим сказать, что чаты — это зло, тем более, что они являются одним из наших инструментов, однако пользу от личных встреч они, к сожалению, не заменят.

Например, только при личной встрече можно понять, насколько ваш коллега заинтересован, насколько он устал и что он действительно думает по поводу вашего проекта. По электронной почте вы никогда не сможете отследить истинную мотивацию. Другим плюсом личных собраний является ценность принятых на нем решений, ведь полноценное обсуждение и приход к логичному выводу откладывается в голове лучше, нежели фиксация в электронном письме. Но самое главное — не перестарайтесь с назначением встреч. Их избыток никогда не приведет к взаимопониманию и плохо отразится на отношениях в коллективе.

ЧТО-НИБУДЬ ЕЩЕ?

Как вы понимаете, многие из вышеперечисленных инструментов помогают и в тайм-менеджменте и в формировании целевой аудитории. Структурировать все инструменты очень сложно, и эта статья была бы в два раза больше. Именно поэтому мы решили поместить все оставшиеся инструменты для эффективного менеджмента проектов во вкладку «другое», но это не значит, что они менее важны. Взять хотя бы…

Матрица рисков

Полезнейший инструмент для определения всех возможных рисков вашего проекта. От крупных — «никому ничего не понравится!» до незначительных — «в вас три раза подряд ударит молния». Матрица рисков как раз позволяет понять, насколько все будет плохо, если тот или иной риск сбудется, и какова его вероятность.

Индивидуальный план развития

Этот инструмент относится к обучению и развитию навыков у ваших сотрудников. ИПР — очень сложная и обширная тема, по которой защищают докторские диссертации. Если вашему НКО хватает бюджета, наймите специалиста по ИПР. Если нет, то ознакомьтесь с тематической литературой, благо она в полном объеме представлена в интернете.

GTD

Getting Things Done — это известнейшая книга Дэвида Аллена о методике повышения личной эффективности. Если очень вкратце, то она рассказывает о том, что не стоит ничего запоминать, а стоит перенести все задачи и напоминания на внешние носители.

А в остальном, это настольная книга любого специалиста по менеджменту проектов. Обязательно ознакомьтесь с ней или с большим количеством удобных и понятных видеороликов об этой системе на YouTube.

Смета

Если вы занимаетесь менеджментом и ни разу не встречали страшного слова «смета», то мы одновременно вам завидуем и невероятно удивляемся. Смета нужна везде и всегда — составьте ее максимально подробно.

Общий диск

Google Drive, Dropbox, личный FTP — все должно быть в одном месте и с равноценным доступом. Скидывайте туда все документы, сметы, нарисованные «канбаны», «скрамы» и так далее.

Общая переписка

Общий чат в Slack, WhatsApp, Telegram, Viber, Facebook-messenger, Skype, VK. Даже если вы видитесь в ежедневном режиме, вам нужна общая переписка в одном из удобных мессенджеров.

Если задач слишком много или чат слишком велик для нужной информации — создавайте еще. Но главный совет — создавайте чаты по мере их нужности, а не сразу много под каждую задачу, ведь это только запутывает ваших сотрудников.

ВСЕ БЫВАЕТ В ПЕРВЫЙ РАЗ

Не бойтесь пробовать и набивать шишки. Не бросайте на полпути. Мы понимаем, что это скучные прописные истины, но многократное тестирование и опыт показывают, что вышеописанные инструменты приносят пользу. Это создано только для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не загрузить многостраничными схемами, взвалив на ваши плечи дополнительную работу. Начните хотя бы с «канбана» и графика ганта и вы не заметите, как сделаете намного больше, потратив на это значительно меньше времени и сил.

Если вас интересует тема проектного менеджемента, вы также можете посмотреть запись вебинара «Как управлять проектами? Инструментарий менеджера» с Егором Кудаковым.

PROOFHUB: ИНСТРУМЕНТЫ МЕНЕДЖМЕНТА В ОДНОМ МЕСТЕ

Теперь поговорим про сервис, в котором многие из вышеописанных инструментов гармонично уживаются.

На главной странице сервиса ProofHub утверждается, что платформа любима Нетфликсом, Диснеем, Гуглом, Найком и даже НАСА! Проверить эту информацию никак нельзя, поэтому верим на слово. ProofHub – это модная система «всё в одном», которая пытается избавиться от ошибок и неудобств «Битрикса», «Мегапалана» и других «коллег», и в которую вшиты несколько инструментов по менеджменту проектов. Рассмотрим, как ею пользоваться.

У платформы есть trial-версия (бесплатная «проба» на 14 дней), которая вроде бы даже не совсем урезанная. Вот только через блок регистрации нам удалось прорваться с десятой попытки – сайт периодически виснет.

И тут выясняется, что программа успешно переведена на язык Пушкина и Чехова, который можно выбрать в настройках. Но вот все обучение по-прежнему на английском. Но мы все равно советуем его пройти, ведь интерфейс ProofHub интуитивно понятен.

Главный экран сайта тоже предлагает поупражняться назначать главных, выбирать участников, создавать проекты, формировать задачи и выписывать подзатыльники премии.

Мы решили добавить проект нашему Сильвестру Сталлоне. Пускай это будет распоследняя часть похождений Рокки Бальбоа. Добавили участников, сроки выполнения и даже цвет.

Далее внутри проекта и появляются настоящие инструменты для менеджмента. Для того, чтобы снять фильм про Рокки, нам точно понадобится много боксерских груш. Так что создаем задачу, ставим галочку на трехступенчатом канбане, на диаграмме Гантта и ждем, когда все будет выполнено.

Отправляемся в задачи и видим наглядную иллюстрацию канбана в электронном виде. Можно перетаскивать все из столбца в столбец, назначать виновных и хвататься за голову от количества несделанного.

А вот и График Гантта, который в нашем случае страдает от одиночества. Надеемся, что в вашем случае полосочек и отметочек будет хотя бы в десять раз больше.

Возвращаемся на главную страницу проекта и видим все, что мы успели сделать за столь короткий срок. Вся история доступна нам с самого начала в виде удобных графиков и статистики, которая еще и успешно экспортируется для того, чтобы трясти цифрами перед акционерами… ну или в случае НКО – перед донорами.

И это лишь небольшая выжимка того, что умеет ProofHub на основе наших инструментов. Осталось лишь узнать, сколько он стоит и есть какие-нибудь скидки для НКО.

Неполная версия платформы стоит $45 в месяц при условии оплаты сразу за год.
Полная версия сегодня продается за $89 в месяц, также при условии оплаты сразу за год. На сайте написано, что это огромная скидка и обычно доступ стоит $150, но мы практически уверены, что это тот самый «вечный» дискаунт, который действует всегда под разными предлогами («первым трем позвонившим» и прочее).

Скидки для НКО тоже предусмотрены. Обещают отрезать 20% от общей суммы, если вы напишете им на почту [email protected] и докажете, что вы некоммерческая организация. Писать нужно точно на английском.

ProofHub пока еще совершенно не известен в России, но нам кажется, что его популярность – это вопрос времени. Потому что эта платформа отличается удобством, доступностью и тем, что совмещает сразу несколько инструментов управления проектами в одном месте.

Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

08 Июл 2016

«Из всех трудностей, с которыми столкнулись НАСА, отправляя человека на Луну, управление было наверно самой сложной задачей»

— Роджер Лаунис, историк НАСА

У человечества за всю историю накопился внушительный список успешно реализованных сложных проектов. От строительства Пирамид в Гизе до отправки человека на Луну, самые смелые человеческие начинания требовали слаженной работы тысяч людей. А это подразумевает сложную систему управления проектами.

И хотя лишь единицы из нас столкнутся с задачами такого масштаба, большинство читателей этого блога так или иначе сталкивается с проектным управлением. По оценкам PMI к 2020 году появятся 15 миллионов новых позиций проектных специалистов – а многим другим профессионалам зачастую приходится руководить мини-проектами, хотя бы на личном уровне.

Говоря простыми словами, Управление проектами – это управление и организация всего, что нужно для достижения цели – вовремя и в рамках бюджета, конечно же. Будь до разработка нового программного обеспечения, проведение маркетинговой компании или высадка человека на Марс – проектное управление позволяет добиться успеха.

Все проекты разные. Не существует идеальной системы управления проектами, подходящей для каждого из видов проектов. Также не существует системы, которая бы подходила каждому руководителю и была удобна для всех членов команды. Однако за время существования проектного управления было создано немало эффективных подходов, методик и стандартов, которые можно взять на вооружение. О самых популярных из них мы сегодня и поговорим.

Разработанные подходы сильно отличаются друг от друга. Они различаются по областям применения, детализированности, самодостаточности и формализации. В заголовке мы назвали их «методами» для удобства, но на самом деле в статье представлены стандарты, концепции, методы и фреймворки, которые применяются в управлении проектами. Цель данной статьи — дать наиболее широкий обзор существующих в управлении проектами подходов.

В этой статье мы рассмотрим:

И прежде чем рассматривать конкретные методы, давайте ответим на очевидный вопрос – «А зачем вообще нужны системы и методы управления проектами?» – рассмотрим, естественно, кратко, историю управления проектами и определим базовые термины проектного управления.

Почему «управление проектами»?

Имена Нила Армстронга и Базза Олдрина навсегда войдут в историю как символы одного из величайших достижений человечества – высадке человека на Луну. Однако основной вклад в это событие внесли 400 000 сотрудников НАСА и 20 000 компаний и университетов, работавших вместе над миссией «Аполлон».

В 1961 году Джон Кеннеди поставил задачу высадить человека на спутнике Земли и вернуть его обратно – при том, что на тот момент НАСА отправляли человека в космос лишь на 15 минут. Такая амбициозная цель потребовала невероятного количества ресурсов, кооперации, инноваций и планирования.

Как говорится в книге НАСА «Managing the Moon Program», основная проблема состояла не в том, «что делать?», а в том, «как сделать столько за такой короткий срок?». По словам доктора Макса Фагета (Dr. Max Faget), главы инжиниринга в Космическом центра имени Линдона Джонсона (The Lyndon B. Johnson Space Center, JSC), тогда в НАСА не представляли, как уложить все необходимые действия в 10 лет. А потому первым шагом стало «разбить проект на управляемые этапы».

Затем важно было ускорить выполнение каждой отдельной фазы и удостовериться, что команды и компании, работающие на каждой фазе, эффективно взаимодействуют друг с другом и вовремя поставляют результаты. Эта задача была возложена на доктора Джорджа Мюллера (George E. Muller), управлявшего каждой частью проекта «Аполлон», от Белого Дома до поставщика самой мелкой детали. Чтобы контролировать проект было легче, он решил разбить проект на 5 областей: «Контроль Программы», «Системная Инженерия», «Тестирование», «Надёжность и Качество» и «Лётная эксплуатация». Схема управления программой Аполлон представлена на Рисунке 1.

Эта система из 5 этапов – названных «Этапами GEM» в честь инициалов доктора Мюллера – была разработаны «ради фокусировки на тестировании продукта, и на его разработке с учётом того, что его будут тестировать», как отмечает сам Мюллер. «Контроль Программы» определял, что нужно сделать, управлял бюджетом и требованиями, а также управлял взаимосвязями элементов программы. Область «Системная инженерия» отвечала за разработку новых устройств и узлов, «Тестирование» за то, что эти новые элементы работают, «Надёжность и Качество» проверяли разработанные элементы на соответствие требованиям и стандартам, а «Лётная эксплуатация» отвечала за то, что эти узлы будут работать во время полёта.

Многие изначально отнеслись к методу, предложенному Мюллером, со скептицизмом, но в конце концов ему удалось убедить членов программы в необходимости следования данному алгоритму. Данная система показала свою эффективность – проект был завершён успешно, и, можно даже сказать, триумфально, с опережением заявленных сроков. Это стало возможно только благодаря разбитию масштабного проекта на управляемые, повторяемые этапы, что позволило работать множеству отдельных компаний и специалистов в едином ритме. Так проектное управление доказало свою эффективность в Космической гонке.

Краткая история проектного управления

Проектное управление не было изобретено НАСА и доктором Мюллером. Египетские пирамиды и Великая Китайская стена являются продуктами проектного управления из доисторических эпох. К сожалению, документальных свидетельств того, как проходила реализация и управления этими проектами не сохранилось, и нынешнее проектное управление оторвано от знаний прошлых веков.

Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Как кулинарный рецепт – покупаете ингредиенты, правильно их смешиваете, готовите и подаёте. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.

Однако, если Вы – шеф-повар, и готовите не одно блюдо, а несколько, например, салат (приготовление которого состоит из 3 этапов) и десерт (который нужно только подать), то Вам потребуется инструмент, позволяющий отслеживать временные затраты на каждый из элементов и время, когда они должны быть готовы. И тут на помощь приходит один из первых современных инструментов проектного управления: Диаграмма Гантта, представленная на Рисунке 2.

Изобретённая независимо Королем Адамеки (Korol Adamecki) и Генри Л. Ганттом (Genry L. Gantt) в начале XX в., диаграмма Гантта показывает расписание проекта основываясь на датах окончания и завершения задач. В неё вносятся задачи, их длительности и взаимосвязи, а затем высчитывается критический путь – самая длинная цепочка взаимосвязанных задач, определяющих длительность проекта. Взаимосвязи между началом и окончанием разных задач очень важны – вы же не можете подать гостям суп, пока вы его не сварили, не так ли?

Так вот, типовой проект очень похож на проект приготовления и подачи ужина, только в нём гораздо больше задач, взаимосвязей, дедлайнов и видов ресурсов. Проектам с жёсткими дедлайнами диаграмма Гантта помогает решить, когда лучше начинать те или иные задачи, чтобы сократить время реализации. А для проектов с сильными ресурсными ограничениями, диаграмма Гантта предоставляет возможность построить схему в форме событийной цепочки процессов (event-driven process chain) для планирования ресурсов.

Разным проектам нужен различный уровень контроля. Например, если вы публикуете серию статей в блоге, то, жёсткие дедлайны не так важны. Гораздо важнее чёткий процесс, в рамках которого есть возможность составить структуру каждой статьи, сделать набросок каждой из них, получить обратную связь, внести правки, закончить статью, вычитать и опубликовать. Вместо управления временем и ресурсами, вы управляете процессом.

Для таких проектов лучше подходят гибкие методы управления проектами Agile и связанные с ним подходы, такие как Lean, Kanban и другие. Есть и методы, позволяющие управлять как рабочим потоком, так и временем, и ресурсами – 6 Сигм и Scrum.

Классическое проектное управление

Наиболее очевидный способ сделать свой проект более управляемым – это разбить процесс его исполнения на последовательные этапы. Именно на такой линейной структуре базируется традиционное проектное управление. В этом смысле оно напоминает компьютерную игру – нельзя перейти на следующий уровень не завершив предыдущий. Схема рабочего процесса приведена на Рисунке 3.

Данный подход ориентирован на проекты, в которых есть строгие ограничения по последовательности выполнения задач. Например, строительство дома – нельзя возводить стены без фундамента.

Обычно выделяют 5 этапов классического проектного управления, но можно добавлять и дополнительные этапы, если того требует проект.

5 этапов традиционного менеджмента:

Этап 1. Инициация. Руководитель проекта и команда определяют требования к проекту. На данном этапе часто проводятся совещания и «мозговые штурмы», на которых определяется что же должен представлять из себя продукт проекта.

Этап 2. Планирование. На данном этапе команда решает, как она будет достигать цели, поставленной на предыдущем этапе. На данном этапе команда уточняет и детализует цели и результаты проекта, а также состав работ по нему. На основании данной информации команда формирует календарный план и бюджет, оценивает риски и выявляет заинтересованные стороны.

Этап 3. Разработка. Данная стадия реализуется не для всех проектов — как правило она является частью фазы планирования. В фазе разработки, характерной для технологических проектов, определяется конфигурация будущего проекта и/или продукта и технические способы его достижения. Например в ИТ-проектах на данном этапе выбирается язык программирования. (В отечественной практике данная фаза обычно не выделяется, а термин «разработка» не используется — прим. пер.)

Этап 4. Реализация и тестирование. На этой фазе происходит собственно основная работа по проекту – написание кода, возведение здания и тому подобное. Следуя разработанным планам начинает создаваться содержание проекта, определённое ранее, проводится контроль по выбранным метрикам. Во второй части данной фазы происходит тестирование продукта, он проверяется на соответствие требованиям Заказчика и заинтересованных сторон. В части тестирования выявляются и исправляются недостатки продукта.

Этап 5. Мониторинг и завершение проекта. В зависимости от проекта данная фаза может состоять из простой передачи Заказчику результатов проекта или же из длительного процесса взаимодействия с клиентами по улучшению проекта и повышению их удовлетворённости, и поддержке результатов проекта. Последнее относится к проектам в области клиентского сервиса и программного обеспечения.

То, что описано выше – база, на которой строятся различные методы управления проектами. Разным проектам нужны различные фазы реализации – некоторым достаточно и трёх фаз, другим гораздо больше. Иногда используется так называемый «итеративный водопад», в котором каждый этап представляет собой некий подпроект, в ходе которого задачи реализуются по фиксированным итерациям. Но суть остаётся одна – проект разбит на этапы, которые исполняются в строго определённой последовательности.

Благодаря тому, что классический проектный менеджмент строго привязан ко времени исполнения задач, как правило, заранее определённому на этапе планирования, для реализации проектов в рамках данного подхода отлично подходят инструменты календарно-сетевого планирования. Самым распространённым инструментом календарно-сетевого планирования является уже упомянутая ранее диаграмма Гантта. Существует множество инструментов для её построения – от простых таблиц вроде Excel и Smartsheet до профессиональных программных пакетов вроде Microsoft Project и Primavera.

Сильные стороны классического проектного менеджмента

Сегодня довольно часто говорится о том, что классический водопадный подход устарел, но он и не думает сдавать позиции. Большим плюсом данного подхода является то, что он требует от Заказчика и руководства компании определить, что же они хотят получить, уже на первом этапе проекта. Раннее включение привносит определённую стабильность в работу проекта, а планирование позволяет упорядочить реализацию проекта. Кроме того, этот подход подразумевает мониторинг показателей и тестирование, что совершенно необходимо для реальных проектов различного масштаба.

Потенциально, классический подход позволяет избежать стрессов ввиду наличия запасного времени на каждом этапе, заложенного на случай каких-либо осложнений и реализации рисков. Кроме того, с правильно проведённым этапом планирования, руководитель проектов всегда знает, какими ресурсами он обладает. Даже если эта оценка не всегда точная.

Слабые стороны классического проектного менеджмента

Основная слабая сторона классического проектного менеджмента – нетолерантность к изменениям. Руководство компании Toyota, знаменитую созданием таких систем как Lean и Kanban, часто критикуют за то, что они применяют классический подход в разработке софта для своей компании, причём именно за недостаток гибкости.

Оплот классического подхода сейчас – строительные и инженерные проекты, в которых содержание проекта остаётся практически неизменным в течение всего проекта. Но если в Вашем проекте ресурсы и время не являются ключевыми ограничениями, а содержание проекта подвержено изменениям – возможно вам стоит присмотреться к другим системам управления проектами.

Agile

Как уже говорилось ранее – не все проекты могут быть структурированы таким образом, чтобы быть реализованными по классическому проектному подходу. Возвращаясь к нашему примеру с шеф-поваром: приготовление одного блюда идеально ложится на «водопадный» подход, а вот вовремя приготовить и подать ужин из четырёх блюд будет практически невозможно, если придётся каждый раз ждать окончания приготовления одного блюда, чтобы приступить к приготовлению другого.

И тут в игру вступает Agile – семейство гибких итеративно-инкрементальных методов к управлению проектами и продуктами. Согласно данному подходу, проект разбивается не на последовательные фазы, а на маленькие подпроекты, которые затем «собираются» в готовый продукт. Схема работы приведена на Рисунке 5.

Таким образом, инициация и верхнеуровневое планирование проводятся для всего проекта, а последующие этапы: разработка, тестирование и прочие проводятся для каждого мини-проекта отдельно. Это позволяет передавать результаты этих мини-проектов, так называемые, инкременты, быстрее, а приступая к новому подпроекту (итарации) в него можно внести изменения без больших затрат и влияния на остальные части проекта.

Несмотря на то, что Agile вошёл в моду относительно недавно, идея итеративной разработки не нова (об истории появления Agile можно прочесть здесь – прим.пер.). Своё нынешнее название семейство гибких методологий получило в 2001 с публикации Манифеста Agile (Agile Manifesto), закрепившем основные ценности и принципы гибкой разработки программного обеспечения, в основе которых – командная работа и адаптация, даже «любовь» к изменениям.

Сам по себе Agile – не метод управления проектами. Это скорее набор идей и принципов того, как нужно реализовывать проекты. Уже на основе этих принципов и лучших практик были разработаны отдельные гибкие методы или, как их иногда называют, фреймворки (frameworks): Scrum, Kanban, Crystal, и многие другие. Эти методы могут достаточно сильно отличаться друг от друга, но они следуют одним и тем же принципам.

Сильные стороны Agile

Самое главное достоинство Agile – его гибкость и адаптивность. Он может подстроиться под практически любые условия и процессы организации. Именно это обуславливает его нынешнюю популярность и то, сколько систем для различных областей было создано на его основе.

Один из принципов Agile: «Реакция на изменения важнее следования плану». Именно быстрая и относительно безболезненная реакция на изменения является причиной тому, что многие крупные компании стремятся сделать свои процессы более гибкими. Кроме того, Agile отлично подходит для проектов с «открытым концом» — например, запуску сервиса или блога.

Вотчина Agile – разработка новых, инновационных продуктов. В проектах по разработке таких продуктов высока доля неопределённости, а информация о продукте раскрывается по ходу проекта. В таких условиях реализовывать проект по «водопаду» становится невозможно– нет информации для планирования.

Слабые стороны Agile

В отличие от PRINCE2 и PMBOK Agile – не является ни методологией, ни стандартом. Agile — это набор принципов и ценностей. Слабая сторона состоит в том, что каждой команде придётся самостоятельно составлять свою систему управления, руководствуясь принципами Agile. Это непростой и длительный процесс, который потребует изменений всей организации, начиная процедурами и заканчивая базовыми ценностями. Это тернистый путь и не всем организациям он под силу.

Этот путь потребует от лидера изменений не только знаний и упорства, но и серьёзных административных ресурсов, а также затрат. К счастью, существуют готовые наборы практик, которые облегчают Agile-трансформацию организации. К таким наборам относятся фреймворк Scrum, метод Kanban и многие другие – Crystal, LeSS, SAFe, Nexus.

Scrum

Гибкий фреймворк, созданный в 1986 году, считается самым структурированным из семейства Agile. Созданный в 1986 году, он сочетает в себе элементы классического процесса и идеи гибкого подхода к управлению проектами. В итоге получилось очень сбалансированное сочетание гибкости и структурированности.

Следуя заветам Agile, Scrum разбивает проект на части, которые сразу могут быть использованы Заказчиком для получения ценности, называемые заделами продуктов (product backlog). И несмотря на то, что «задел продукта» — достаточно верный перевод и используется в профессиональной литературе, в российской практике чаще всего используется просто «беклог». Затем эти части приоретизируются Владельцем продукта – представителем Заказчика в команде. Самые важные «кусочки» первыми отбираются для выполнения в Спринте – так называются итерации в Scrum, длящиеся от 2 до 4 недель. В конце Спринта Заказчику представляется рабочий инкремент продукта – те самые важные «кусочки», которые уже можно использовать. Например, сайт с частью функционала или программа, которая уже работает, пусть и частично. После этого команда проекта приступает к следующему Спринту. Длительность у Спринта фиксированная, но команда выбирает её самостоятельно в начале проекта, исходя из проекта и собственной производительности.

Чтобы удостовериться в том, что проект отвечает требованиям Заказчика, которые имеют свойство изменяться со временем, перед началом каждого Спринта происходит переоценка ещё не выполненного содержания проекта и внесение в него изменений. В этом процессе участвуют все – команда проекта, Scrum Мастер (Scrum Master, лидер команды проекта) и Владелец продукта. И ответственность за этот процесс лежит на всех.

Как уже говорилось, Владелец продукта является представителем Заказчика в проекте, или олицетворяет всех клиентов будущего проекта, в случае если Заказчика нет. Для этого он должен досконально знать их потребности и образ мышления, а также разбираться в продукте и технологии его изготовления. Scrum Мастер призван помочь участникам проекта лучше понять и принять ценности, принципы и нормы практики Scrum. Он лидер и посредник между внешним миром и командой. Его задача — следить, чтобы никто не мешал команде самостоятельно и комфортно работать над поставленными задачами. Команда же отвечает за то, чтобы в конце спринта все необходимые задачи были сделаны, а поставки – выполнены.

Основная структура процессов Scrum вращается вокруг 5 основных встреч: упорядочивания беклога, планирования Спринта, ежедневных летучек, подведения итогов Спринта и ретроспективы Спринта.

Встреча по упорядочиванию беклога (Backlog Refinement Meeting, «Backlog Grooming»): Эта встреча аналогична фазе планирования в классическом проектном управлении, и проводится в первый день каждого Спринта. На ней рассматривается – что уже было сделано по проекту в целом, что ещё осталось сделать и принимается решение о том, что же делать дальше. Владелец продукта определяет, какие задачи на данном этапе являются наиболее приоритетными. Данный процесс определяет эффективность Спринта, ведь именно от него него зависит, какую ценность получит Заказчик по итогам спринта.
Планирование Спринта: После того, как Владелец продукта определил приоритеты, команда совместно решает, что же конкретно они будут делать во время грядущей итерации, как достигнуть поставленной на предыдущей встрече цели. Команды могут применять различные инструменты планирования и оценки на данном этапе, лишь бы они не противоречили принципам и логике Scrum. Планирование Спринта проводится в самом начале итерации, после Встречи по упорядочиванию продукта.
Ежедневные летучки: Каждый день спринта, в идеале, в одно и то же время, члены команды тратят 15 минут на то, чтобы поделиться информацией о статусе задач и состоянии проекта. На ней не происходит обсуждений проблем или принятия решений – если после встречи возникают вопросы и конфликты, Scrum Мастер и вовлечённые участники обсуждают их отдельно. Летучка же нужна для обмена информации и поддержания всех членов команды в курсе состояния проекта.
Подведение итогов Спринта: Цель этапа – обследование и адаптация создаваемого продукта. Команда представляет результаты деятельности всем заинтересованным лицам. Основная задача – убедиться, что продукт этапа соответствует ожиданиям участников и согласуется с целями проекта.
Ретроспектива Спринта: Проводится сразу после Подведения итогов спринта и до планирования следующего спринта. На нём команда выясняет, насколько чётко и слаженно проходил процесс реализации этапа. Обследованию подвергаются возникшие проблемы в работе, методологии и взаимодействии. Именно этот этап позволяет команде провести рефлексию и следующий Спринт провести эффективнее.

Многим Scrum может показаться сложным для внедрения – новый процесс, новые роли, много делегирования и совершенно новая организационная структура. Но это гибкий и при этом структурированный подход к реализации проектов, который, в отличие от размытых и общих принципов Agile, не позволит работе пойти не в то русло.

Сильные стороны Scrum

Scrum был разработан для проектов, в которых необходимы «быстрые победы» в сочетании с толерантностью к изменениям. Кроме того, этот фреймворк подходит для ситуаций, когда не все члены команды имеют достаточный опыт в той сфере, в которой реализуется проект – постоянные коммуникации между членами командами позволяют недостаток опыта или квалификации одних сотрудников за счёт информации и помощи от коллег.

Онлайн телеканал Netflix является отличным примером быстрых поставок результатов. Сайт ресурса обновляется каждые две недели благодаря Scrum, который не просто позволяет работать с высокой скорости, но и аккумулирует пользовательский опыт и даёт возможность выявить самое главное для клиентов.

В ходе каждой итерации, разработчики добавляют и тестируют новые функции сайта и убирают те, которыми не пользовались клиенты. По словам команды Netflix, основное преимущество Scrum в том, что он позволяет «быстро ошибаться». Вместо того, чтобы долго и с большими затратами готовить крупный релиз, поставки раз в две недели по Scrum имеют небольшой размер. Их легко отслеживать и, если что-то идёт не так, быстро исправлять.

Слабые стороны Scrum

Scrum очень требователен к команде проекта. Она должна быть небольшой (5-9 человек) и кроссфункциональной – то есть члены команды должны обладать более чем одной компетенцией, необходимой для реализации проекта. Например разработчик ПО должен обладать познаниями в тестировании и бизнес-аналитике. Делается это для того, чтобы часть команды не «простаивала» на разных этапах проекта, а также для того, чтобы сотрудники могли помогать и подменять друг друга.

Кроме того, члены команды должны быть «командными игроками», активно брать на себя ответственность и уметь самоорганизовываться. Подобрать такую зрелую команду очень непросто!

Scrum подходит не для всех команд и организаций ещё и потому, что предлагаемый процесс может не подойти для разработки конкретного продукта – например промышленного станка или постройки здания.

Lean

Agile говорит нам, что необходимо разбивать на небольшие управляемые пакеты работ, но ничего не говорит о том, как управлять разработкой этого пакета. Scrum предлагает нам свои процессы и процедуры. Lean же, в свою очередь, добавляет к принципам Agile схему потока операций (workflow) для того, чтобы каждая из итераций выполнялась одинаково качественно.

В Lean, так же, как и в Scrum, работа разбивается на небольшие пакеты поставки, которые реализуются отдельно и независимо. Но в Lean для разработки каждого пакета поставки существует поток операций с этапами, подобными тем, которые были созданы для проекта Аполлон. Как и в классическом проектном менеджменте, это могут быть этапы планирования, разработки, производства, тестирования и поставки – или любые другие необходимые для качественной реализации проектов этапы.

Этапы Lean и их гибкость позволяют быть уверенными в том, что каждая часть проекта реализуется так, как требуется. В Lean не прописаны чёткие границы этапов, как в Scrum прописаны ограничения Спринтов. Кроме того, в отличие от классического проектного менеджмента, Lean позволяет параллельно выполнять несколько задач на разных этапах, что повышает гибкость и увеличивает скорость исполнения проектов.

Как и Agile, Lean это скорее концепция, образ мышления, нежели нечто высеченное в камне. Используя идеи Lean Вы можете самостоятельно создать систему, удовлетворяющую вашим требованиям в управлении проектами.

Сильные стороны Lean

Если Вам нравятся идеи Agile, но проект требует очень ровного качества и чёткого исполнения, Lean предоставляет набор инструментов для того, чтобы удовлетворить эти требования. Lean сочетает гибкость и структурированность, как Scrum, но в немного другом ключе.

Слабые стороны Lean

Не каждая часть проекта требует одинаково детальной и дотошной проработки и внимания. Но Lean предполагает именно такой подход к каждой задаче и этапу. Это основной минус применения Lean для крупных и неоднородных проектов.

А ещё, в отличие от Scrum, Lean не предлагает чёткого рабочего процесса для реализации «кусочков» проекта, что способствует растягиванию сроков проекта. Эта проблема может быть решена при помощи эффективного руководства и чётких коммуникаций ̶ главное помнить об этом.

Kanban

Lean выглядит немного абстрактным сам по себе, но в комбинации с Kanban его становится гораздо проще использовать для построения собственной системы управления проектами. Созданный инженером компании Toyota Тайичи Оно (Taiichi Ono) в 1953 году, Kanban очень похож на схему промышленного производства. На входе в этот процесс попадает кусочек металла, а на выходе получается готовая деталь. Также и в Kanban, инкремент продукта передаётся вперёд с этапа на этап, а в конце получается готовый к поставке элемент.

Кроме того, создатель Kanban вдохновлялся супермаркетами, а именно их принципом – «держи на полках только то, что нужно клиенту». А потому в Kanban разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи. Неотредактированная статья для блога, подвешенная без даты публикации или часть кода функции, которую возможно не будут включать в продукт – всё это нормально для работы по Kanban.

Kanban намного менее строгий, нежели Scrum – он не ограничивает время спринтов, нет ролей, за исключением владельца продукта. Kanban даже позволяет члену команды вести несколько задач одновременно, чего не позволяет Scrum. Также никак не регламентированы встречи по статусу проекта – можно делать это как Вам удобно, а можно не делать вообще.

Для работы с Kanban необходимо определить этапы потока операций (workflow). В Kanban они изображаются как столбцы, а задачи обозначают специальные карточки. Карточка перемещается по этапам, подобно детали на заводе, переходящей от станка к станку, и на каждом этапе процент завершения становится выше. На выходе мы получаем готовый к поставке заказчику элемент продукта. Доска со столбцами и карточками может быть как настоящей, так и электронной – даже здесь Kanban не накладывает никаких ограничений на пользователей.

Ваша собственная система Kanban может быть настолько гибкой, насколько Вы сами того пожелаете – ведь во многом Kanban является визуализацией идеи Agile. Но у Kanban есть 4 столпа, на которых держится вся система:

Карточки: Для каждой задачи создаётся индивидуальная карточка, в которую заносится вся необходима информация о задаче. Таким образом, вся нужная информация о задаче всегда под рукой.
Ограничение на количество задач на этапе: Количество карточек на одном этапе строго регламентировано. Благодаря этому сразу становится видно, когда в потоке операций возникает «затор», который оперативно устраняется.
Непрерывный поток: Задачи из беклога попадают в поток в порядке приоритета. Таким образом, работа никогда не прекращается.
Постоянное улучшение («кайзен» (kaizen)): Концепция постоянного улучшения появилась в Японии в конце XX века. Её суть в постоянном анализе производственного процесса и поиске путей повышения производительности.

Сильные стороны Kanban

Как и Scrum, Kanban хорошо подходит для достаточно сплочённых команды с хорошей коммуникацией. Но в отличие от Scrum, в Kanban нет установленных чётких дедлайнов, что хорошо подходит для замотивированных и опытных команд.

При правильной настройке и управлении, Kanban может принести большую пользу команде проекта. Точный расчёт нагрузки на команду, правильная расстановка ограничений и концентрация на постоянном улучшении — всё это позволяет Kanban серьёзно экономить ресурсы и укладывать в дедлайны и бюджет. И всё это в сочетании с гибкостью.

Слабые стороны Kanban

Часто можно слышать, что по Kanban, в отличие от Scrum, можно работать с практически любой командой. Но это не совсем так. Kanban лучше всего подходит для команд, навыки членов которых пересекаются друг с другом. Таким образом они могут помогать друг другу преодолевать трудности при решении задач. Без этого Kanban будет не так эффективен, как мог бы быть. Также, как уже было сказано, Kanban лучше подходит в тех случаях, когда нет жёстких дедлайнов. Для жёстких дедлайнов лучше подходит классический подход или Scrum.

6 сигм (Six Sigma)

Компания Motorola, наряду с Toyota, также внесла вклад в развитие мирового проектного управления. Инженер этой компании Bill Smith создал концепцию 6 сигм в 1986 году. Это более структурированная версия Lean нежели Kanban, в которую добавлено больше планирования для экономии ресурсов, повышения качества, также снижения количества брака и проблем.

Конечная цель проекта – удовлетворение заказчика качеством продукта, которого можно добиться при помощи непрерывного процесса улучшения всех аспектов проекта, основанном на тщательном анализе показателей. В концепции 6 сигма уделяется отдельное внимание устранению возникающий проблем.

Для этого было предложен процесс из 5 шагов, известных как DMEDI:

Определение (Define): Первый этап очень похож на ранние этапы других систем проектного управления. На нём определяется содержание проекта, собирается информация о предпосылках проекта, ставятся цели.
Измерение (Measure): 6 сигм ориентирована на сбор и анализ количественных данных о проекте. На данном этапе происходят определяется, какие показатели будут определять успех проекта и какие данные нужно собирать и анализировать.
Исследование (Explore): На стадии исследования менеджер проекта решает, каким же образом команда может достичь поставленных целей и исполнить все требования в срок и в рамках бюджета. На данном этапе очень важно нестандартное мышление руководителя проектов при решении возникших проблем.
Разработка (Develop): На данном этапе реализуются планы и решения, принятые на предыдущих этапах. Важно понимать, что на данном этапе необходим детальный план, в котором описаны все действия, необходимые для достижения поставленных целей. Также на данном этапе измеряется прогресс проекта.
Контроль (Control): Ключевой этап в методологии 6 сигм. Его основная задача – долгосрочное улучшение процессов реализации проектов. Данный этап требует тщательного документирования извлечённых уроков, анализа собранных данных и применения полученных знаний как в проектах, так во всей компании в целом.

6 сигм очень похожа на Kanban, только с установленными этапами реализации задач – планированием, определением целей и тестированием качества. Вероятнее всего, встреч команды при применении 6 сигм будет значительно больше, чем при Kanban, но зато процесс реализации проектов более структурирован и команде сложнее сбиться с пути. И, как и Kanban, 6 сигм можно относительно легко адаптировать к нуждам конкретной компании или команды. Жёстким требованием является лишь тщательное измерение и контроль показателей проекта на этапах реализации – без этого невозможно постоянное долгосрочное улучшение процессов реализации проекта.

Сильные стороны 6 сигм

Концепция 6 сигм предоставляет чёткую схему для реализации проектов и постоянного улучшения процессов. Определяя цели, затем тщательно анализируя их и пересматривая вы получаете количественные данные для более глубокого понимания проекта и принятия более качественных решений. И хотя сбор, анализ данных и извлечение уроков могут занять определённое время, это позволит улучшить и оптимизировать процессы реализации проекта и сэкономить таким образом ресурсы в будущем.

6 сигм подходит для трудных проектов, в которых много новых и сложных операций. Данный подход позволяет реализовывать элементы проекта, учиться на ошибках и повышать качество в будущем.

Слабые стороны 6 сигм

Проблема 6 сигм в том, пусть основной декларируемой целью является снижение затрат и повышение эффективности, но удовлетворение Заказчика часто вырывается на первый план. Учитывая некоторые различия в целях на разных этапах проекта, часто у команд возникает путаница в приоритетах, и избежать этого не просто.

Кроме того, основной лейтмотив 6 сигм: «Всё всегда можно сделать ещё лучше». Это может демотивировать сотрудников, не чувствующих удовлетворения от проделанной работы. Кроме того, если проект единичный и компания не планирует в будущем реализовывать подобные проекты, все затраты на анализ и извлечение уроков могут оказаться напрасными.

PRINCE2

НАСА – не единственная государственная организация, которая внесла вклад в развитие проектного управления. Британское Правительство давно оценило эффективность проектного управления, и в 1989 году была создана британская методология PRINCE2. Название произошло от акронима «PRojects IN Controlled Environments version 2», что переводится как «Проекты в контролируемой среде версия 2». В отличие от гибких методов, PRINCE2 не использует итеративный подход к проекту. Если сравнивать PRINCE2 другими продуктами, то его можно сравнить с гибридом классического подхода к проектному управлению и концентрации на качестве из 6 сигм.

Методология PRINCE2 в отличие от, например, свода знаний PMBOK не содержит:

Специализированных аспектов управления проектом, например, отраслевых;
Конкретных практик и инструментов управления проектами, таких как диаграмма Гантта, WBS и т.п.

PRINCE2 концентрируется на управленческих сторонах проекта, выраженных в 7 принципах, 7 процессах и 7 темах проекта.

7 принципов определяют общие правила управления проектами по PRINCE2, определяют базу методологии;
7 процессов определяют шаги продвижения по проектному циклу;
7 тем – аспекты, по которым проводится контроль для достижения успеха проекта.

Кроме того, PRINCE2 рекомендует адаптировать методологию под каждую конкретную организацию.

В начале проекта PRINCE2 предлагает нам определить 3 основных аспекта проекта:

Бизнес-аспект (Принесёт ли этот проект выгоду?)
Потребительский аспект (Какой нужен продукт, что мы будем делать?)
Ресурсный аспект (Достаточно ли у нас всего, чтобы достичь цели?)

В PRINCE2 более чётко определённая структура команды проекта, чем у большинства подходов к проектному управлению. Это связано с тем, что PRINCE2 ориентирован на масштабные государственные проекты и крупные организации.

Согласно PRINCE2 у каждого члена команды есть своя чёткая роль в каждом из 7 процессов:

Начало проекта (Starting up a project):В ходе данного процесса назначается менеджер проекта и определяются общие требования к характеристикам продукта. Менеджер проекта, чья основная задача – внимание к деталям, отчитывается перед Управляющим комитетом проекта, который отвечает за общее руководство проектом. Именно Управляющий комитет следит за тем, чтобы проект не сбился с курса, и он же полностью отвечает за успех проекта.
Инициация проекта (Initiation a project):В ходе данного процесса менеджер проекта составляет «Документацию по инициации проекта», в которой содержится план проекта по стадиям. Стадии могут длиться разное количество времени, но, как и в классическом подходе, они следуют строго друг за другом.
Руководство проектом (Directing a project): Данный процесс предоставляет возможность Управляющему комитету нести общую ответственность за успех проекта, не погружаясь в детали, которые находятся в границах полномочий менеджера проекта.
Контроль стадии (Controlling a stage):При реализации проекта, даже в идеальных условиях, будут вноситься определённые изменения. Процесс «Контроль стадии» реализует один из принципов PRINCE2 – принцип управления по исключениям. В обязанности менеджера проекта входит отслеживать в ходе выполнения стадии отклонения от плановых параметров проекта по срокам, содержанию, бюджету и др. Если эти отклонения превышают данные руководителю проекта Управляющим комитетом полномочия (в терминологии PRINCE2 – допуски), менеджер проекта обязан проинформировать Управляющий комитет и предложить пути выхода из ситуации.
Управление созданием продукта (Managing Product Delivery):Процесс управления созданием продукта представляет собой взаимодействие менеджера проекта и менеджера команды по созданию одного из продуктов проекта. В обязанности менеджера проекта в данном процессе входит делегирование полномочий по созданию продукта менеджеру команды и приемка созданного продукта.
Управление границами стадии (Managing a stage boundary): В ходе данного процесса менеджер проекта предоставляет Управляющему комитету всю необходимую информацию для оценки результатов пройденной стадии и принятия решения о переходе на следующую стадию.
Завершение проекта (Closing a project):Одно из отличий PRINCE2 в том, что процесс завершения проекта не выделяется в отдельный этап или стадию, как в классическом подходе, а выполняется в рамках финальной стадии создания продукта. Цель процесса – подтвердить, что продукт проекта принят, или проект больше не может принести ничего полезного.

PRINCE2 может быть адаптирован для проектов любого масштаба и любой предметной области. Методология предлагает конкретные рекомендации по изменению жизненного цикла проекта, ролевой модели и набора обязательных документов в соответствии с потребностями проекта.

Сильные стороны PRINCE2

Адаптируемость к особенностям организации;
Наличие чёткого описания ролей и распределения ответственности;
Акцент на продуктах проекта;
Определённые уровни управления;
Фокус на экономической целесообразности;
Последовательность проектной работы;
Акцент на фиксации опыта и постоянном совершенствовании.

Слабые стороны PRINCE2

Отсутствие отраслевых практик;
Отсутствие конкретных инструментов для работы в проекте.

Лучшая система управления проектами … для Вас!

Управление проектами – это наука, но наука не самая точная. В данной области нет незыблемых основ и универсальных решений. Если вам удастся найти метод, идеально подходящий вашему проекту – считайте, что вам крупно повезло, ведь большинству менее удачливых руководителей приходится прикладывать усилия для создания и настройки собственных систем управления проектами. Эти системы могут быть составлены из элементов существующих систем или даже созданы совершенно с нуля, как в случае с миссией «Аполлон». Главное используйте что-нибудь, что даст вам хоть какую-то структуру и позволит не забыть о том, что главное для вашего проекта.

Как получить международный сертификат по Agile?

Для тех, кто хочет получить систематизированное понимание Agile, разобраться с преимуществами и недостатками гибкого подхода к проектам и продуктам, найти области наилучшего применения Agile и получить международный сертификат ICAgile Certified Professional — наш тренинг «ICAgile Certified Professional»

Смотрите также:

Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропускать новые статьи:

Источник: https://zapier.com/learn/ultimate-guide-to-project-management/project-management-systems/

Системы управления проектами

Система управления проектами является комплексом технологических и организационных методов и инструментов, поддерживающих управление проектами и повышающих эффективности их реализации. Но нередко это понятие понимают и в более узком смысле – в качестве информационной и автоматизированной системы управления проектами, проще говоря, в качестве программы. А что касается методологической и организационной составляющих, то их относят к понятию «корпоративная система управления проектами». Исходя из этого, далее будем рассуждать именно в таких трактовках.

Все системы управления имеют определенные цели и задачи, и о них стоит сказать несколько слов.

Цели систем управления проектами:

Повысить эффективность сотрудников в проектной работе
Повысить качество проектного менеджмента руководителями проектов
Повысить эффективность управления общим проектным портфелем организации

Задачи систем управления проектами:

Обеспечение проект-менеджера необходимыми инструментами планирования и контроля процесса реализации проекта
Предоставление участникам проекта понятных инструментов для решения задач и доступа к соответствующей информации
Предоставление руководителям подразделений инструментария по контролю загрузки исполнителей проектных и непроектных задач и информации для принятия решений о назначении сотрудников на новые проекты и перераспределении нагрузки
Снабжение директора проектного офиса удобными инструментами, позволяющими автоматизировать рутинные операции и устанавливать контроль состояния всего портфеля проектов и качества работы руководителей каждого проекта
Обеспечение руководителя проекта целостной моделью мониторинга портфеля проектов и анализа принимаемых решений и сопутствующих отклонений
Обеспечение акционеров компании инструментом для мониторинга соответствия проектного портфеля стратегическим целям компании

Требования к функциональным возможностям систем управления проектами зависят от нюансов управления и самих проектов в каждой конкретной организации. Далее предлагаем вам краткий обзор наиболее популярных систем, различных по возможностям и функционалу.

Wrike

Система, позволяющая создавать и группировать по проектам задачи, а также контролировать ход их выполнения. Главное ее преимущество – это продвинутый функционал для совместной деятельности. В системе имеются сетевые графики и отчеты по работам. Есть возможность установления напоминаний и логирования времени выполнения заданий.

Мегаплан

Система управления проектами в малых и средних компаниях любого профиля. Способствует повышению продаж, эффективному управлению сотрудниками; позволяет работать удаленно. В комплект системы входит контроль сделок, модуль для работы с сотрудниками, менеджер заданий, форум, внутренняя почта, файловый сервер, выставление счетов, модель взаимодействия CRM.

Basecamp

Эффективная и достаточно простая система управления проектами. Включает в себя файлы, лог проекта, задачи, вики-документы, профайлы, дискуссии, календарь. При помощи этой системы может быть организована продуктивная совместная работа с партнерами и клиентами. Есть возможность мобильного доступа.

Worksection

Онлайн-система проектного управления на русском языке. В ней содержатся тэги, система учета времени, файловое хранилище, календарь, менеджер задач с комментариями, программное обеспечение Dashboard с комплектом виджетов.

Asana

Удобный и вполне простой сервис, позволяющий управлять проектами и проектными задачами. Допускает интеграцию с электронной почтой. Есть возможность мобильного доступа. При использовании командами до 30 человек – бесплатен.

TeamBridge

Онлайн-система управления проектами и компанией, прекрасно подходящая для совместной работы. При ее использовании все сотрудники организации работают в одной среде, могут обмениваться сведениями, ставить задачи, исполнять их и контролировать, а также заниматься планированием и мониторингом результатов. Для руководителей полезна тем, что позволяет наблюдать общую картину происходящего в организации в режиме реального времени.

Comindware Project

Представляет собой профессиональную «облачную» систему автоматизации планирования и выполнения проектов. Адаптирована для Android и iOS, а также интегрирована с MS Outlook.

YouGile

Удобная система управления проектами по методологии agile и не только. Затягивает за счет хорошо проработанной внутренней системы общения. Каждая задача — это чат, есть персональные и групповые чаты. Для планирования agile-доски, TO-DO листы, “мои” задачи, дедлайны, приоритеты, гибкая настройка прав и мощная система отчетности. Подробнее о системе YouGile читайте тут.

Producteev

Онлайн-система для совместной работы с задачами. Отличается тем, что в ней задачи могут создаваться из мобильных устройств, соцсетей, мессенджеров и электронной почты. Имеется плагин для MS Outlook и виджет для GMail. Возможно создание нескольких рабочих областей. Для двух человек существует бесплатная версия.

HiTask

Простая и удобная система, позволяющая совместно работать над проектами и задачами. В состав системы входит чат для участников проекта, сервис напоминаний, календарь, групповое объединение задач, приоритизация и сортировка задач, drag drop интерфейс.

Time Master

Является персональным органайзером с возможностью работы над проектами и задачами. В состав входят напоминания по электронной почте и SMS, дневник для логирования выполненных заданий, справочник контактов, проекты, задачи и календарь.

Pyrus

Система для совместной деятельности над задачами, напоминающая GMail. Отлично интегрируется с электронной почтой, Google Apps и Active Directory. В состав входят бизнес-процессы, список контактов, хранилище файлов, API. Возможен доступ с Android, iPhone, iPad и WinPhone.

Кларис

Интернет-система для управления проектами и задачами. В состав системы входят мгновенные сообщения, оповещения по электронной почте, удобный документооборот, стикеры, гибкий конструктор бизнес-логики, онлайн выписка по счетам и коммерческим предложениям.

Microsoft Project

Прекрасная корпоративная система, позволяющая управлять проектами, распределять задачи и ресурсы по сотрудникам, заниматься бюджетированием и мониторингом выполнения проектов. При использовании пользователям предоставляется сервер MS Project и специальное предложение для Windows, обеспечивающие эффективную совместную работу и онлайн-доступ. Система интегрирована с MS Outlook и MS Sharepoint.

iQ300

Удобная система проектного управления для небольших организаций с понятным и доступным интерфейсом. Предусматривает возможность создания проектов, задач и чек-листов, комментирования, прикрепления документов и логирования пользовательских действий.

ПланФикс

Система менеджмента коллективной работы, способствующая организации и управлению совместной деятельности сотрудников. В одинаковой степени подходит для бизнеса, общественных объединений, некоммерческих организаций и вообще любой команды, трудящейся над общей задачей.

Project Kaiser

Полностью русифицированная система проектного управления иерархичного типа с простым интерфейсом. В состав входят различные формулы, вики-документы, функция управления задачами с поддержкой исполнителей и ответственных лиц, подробная документация. Система отличается стабильностью, быстрой и возможностью инсталляции на любую платформу. Для пяти пользователей есть бесплатный SaaS сервис. Также для пяти пользователей доступна бесплатная версия для скачивания.

Staply

Система представляет собой симбиоз блокнота и мессенджера. Очень проста в применении и подходит для совместной работы. Можно найти бесплатную версию.

Microsoft Planner

Система, позволяющая организовывать совместную работу и планировать проекты в составе Office 365. Легко интегрируется с другими сервисами Microsoft.

Workdoer

Бесплатная система для управления задачами и проектами онлайн. По сути, это менеджер заданий; считается одной из лучших программ для планирования задач. Простой и понятный интерфейс, адаптированный для работы с задачами, способствует эффективной командной работе.

ProjectOffice

Система управления однотипными проектами с ориентацией на Web. Обеспечивает пользователя современным и удобным инструментарием по контролю и учету ресурсов проектов.

ActiveCollab

Система, предназначенная для ведения одного или нескольких проектов. Включает в свой состав внутренний форум, счетчик времени, чек-листы, задания, вики-документы, хранилище файлов, встроенный планировщик и календарь. Предназначена для установки на сервер в локальной сети.

BiPulse

Онлайн-система проектного управления. Управление проектами основано на принципах Agile, а также на методе Критической Цепи (Теория ограничений систем), разработанном Элияху Голдраттом. Система включает в себя огромное количество информации, касающейся проект-менеджмента.

Clarizen

Онлайн-система по управлению проектами в сфере малого бизнеса. Функционал системы состоит из персонализированной контрольной панели, задач, напоминаний, отчетов, счетчика времени, диаграммы Гантта, планировщика бюджета, календаря, системы прав доступа, обсуждений и заметок. Интегрирована с MS Project, MS Outlook и AutoCAD. Для разработчиков есть API.

5pm

Еще одна простая в применении web-система управления проектами и задачами. Состоит из календаря (поддерживает iCalendar), файлового хранилища, сетевого графика, профайлов пользователей, отчетов и системы управления правами доступа. Превосходно интегрируется с электронной почтой.

Comindwork

Единая система, предназначенная для управления проектами и задачами в режиме онлайн. Предполагает сотрудничество и командную работу. Есть возможности тегирования, категоризации, постановки задач и поп-задач, отслеживания времени, ведения блога. Предусмотрен корпоративный Wiki, присутствуют RSS и E-Mail оповещения, файловое хранилище и другие атрибуты.

ЛидерТаск

Кросс-платформенный менеджер задач, синхронизирующий задания между ПК, ноутбуками и мобильными устройствами. Подходит для постановки задач разным пользователям и создания совместных проектов. Интегрирован с электронной почтой, включает в себя встроенный календарь, файлы задач и комментарии к задачам.

Zoho Projects

Система управления проектами с широким функционалом. В состав входит хранилище и редакторы документов, органайзер, календарь, форум, отчеты, планировщик встреч, wiki-документы, тайм-трекер. Система очень удобна для работы в реальном времени. Интеграция с другими сервисами Zoho. Возможность импортирования из MS Projects. Русифицирована. Для одного проекта есть бесплатная версия.

WebAsyst

Комплект сервисов с централизованной точкой входа. Включает в себя интернет-магазин, инструменты управления проектами, инструменты для E-Mail-маркетинга, управление контактами, совместный доступ к файлам, органайзер. Имеется русскоязычная версия. Есть возможность установки на собственный сервер.

PTYSH

Система проектного управления и управления задачами. Отличается наличием специальных функций для фрилансеров, SEO-компаний и веб-студий. Имеется бесплатная версия.

Kanbanchi

Система проектного управления для G Suite – набора корпоративных «облачных» сервисов для работы в интернете. Имеется возможность создания канбан-досок. Бесплатный основной функционал.

Neaktor

Система управления задачами и коммуникациями с множеством гибких настроек. В состав входит календарь, почтовый клиент, внутренний чат, лента новостей и учет сотрудников.

WorkFlowSoft

Система для управления проектами, пакетами работ и задачами. Используется при совместной работе компаниями, применяющими MS Office 365.

Flowlu

Онлайн-система управления проектами. Используется для совместной работы, а также управления финансами и CRM. Обладает широкими возможностями адаптации к бизнес-процессам разных компаний. Имеется мобильный доступ. Есть бесплатная версия.

Gantter

Бесплатная онлайн-система управления проектами. Может стать прекрасной альтернативой MS Project. Подходит для планирования ресурсов и контроля проекта, планирования времени. Имеется сетевой график и возможность обновления процента выполнения работ. Можно импортировать проекты из MS Project.

PM Arena

Веб-система управления отдельными проектами и портфелями проектов. Отличается узкой стратегической направленностью: преднастроенные бизнес-процессы и аналитический ситуационный центр ориентированы главным образом на использование органами государственной власти.

Teamer

Веб-сервис управления проектами от отечественных разработчиков. Создан для создания проектов и задач, постановки задач и контроля состояния их выполнения. Есть функция прикрепления файлов и комментирования, напоминания на ICQ и Jabber. При желании можно найти портативную версию.

Smartsheet

Очень простая и понятная система управления проектами и задачами с интерфейсом типа MS Excel.

Deskun

Система управления проектами и поддержки пользователей. Позволяет производить E-Mail-поддержку корпоративных клиентов и осуществлять проектное управление из интерфейса GMail.

Rovertask

Интуитивно понятный менеджер заданий, предназначенный для командной работы и управления проектами.

Планиро

Онлайн-сервис для управления проектами и совместной работы. Включает в себя шаблоны задач, несколько видов отчетов, доски «Канбан», диаграмму Гантта, заметки по проектам, возможность сохранения файлов, ведения обсуждений, учета времени и задач. Имеется тайм-трекер для Mac. Есть мобильные версии для Android и iOS.

IPI.MANAGER

Система управления проектами, подходящая для установки на собственный сайт и позволяющая обрабатывать клиентские интернет-запросы. Отличается простым интерфейсом, развитыми средствами оповещения, древовидной системой задач, наличием отчетов для руководителей.

GroupCamp Project

Онлайн-сервис для управления проектами. Благодаря функциональным и простым приложениям доступна продуктивная работа в «облаке». В состав сервиса входит управление задачами и контрольными точками, обмен файлами, вики-документы, счетчик времени, онлайн-обсуждение. Система предельно конфиденциальна и безопасна. Интегрирована с Google Apps. Может быть интегрирована с электронной почтой, контекстуальными гаджетами, Google Docs.

Lement Pro

Система управления задачами и проектными работами, контроля достижения целей, оптимизации бизнес-процессов. Включает в себя электронный документооборот, собственный графический процессор, возможность поддержки BIM-процесса. Поддерживает связь с MS Excel и интегрируется с MS Project. Подходит для компаний, работающих в сфере строительства. Есть мобильное приложение.

Devprom

Бесплатная система, позволяющая управлять проектами, направленными на разработку и внедрение инновационных продуктов. Есть возможность развертывания на собственном сервере и использования в качестве SaaS решения. Включает в себя многофункциональное файловое хранилище, проектные блоги для внутренней коммуникации, вики-движок для базы тестовых сценариев и знаний, планировщик релизов, журналы отзывов, трекер по планированию задач и исправлению дефектов.

Intrawork

Корпоративный сервис по управлению задачами. Содержит в себе множество полезных инструментов, позволяющих управлять процессами выполнения проектов разного уровня сложности.

Desk-Away

Система управления проектами, в состав которой входит система сообщений и отчетов, текстовый редактор, хранилище файлов, раздел поддержки, задачи, счетчик времени, планировщик проекта и итоговая панель.

Assembla

Система проектного управления, подходящая для разработчиков в рамках соцсети. Позволяет быстро находить исполнителей для собственных проектов и участвовать в текущих проектах. В рабочее пространство системы включены бег-трекер, раздел поддержки, хранилище файлов, внутренний чат и форум, вики-документы.

Acunote

Система управления проектами, рассчитанная на небольшие команды разработчиков, использующих гибкие методы управления проектами, например, «Скрам». Отличается простым и интуитивным интерфейсом.

AB-TASKS

Еще одна система проект-менеджмента, подходящая для небольших команд. С ее помощью менеджеры, разработчики и клиенты могут вести совместную работу над проектами.

На этом мы заканчиваем наш краткий обзор систем управления проектами, и подводим итог всему курсу. Однако прежде чем поставить финальную точку, хотим сказать немного о том, какие выгоды вы можете получить от применения систем проектного управления.

Польза от применения систем управления проектами

Среди возможных выгод от применения систем управления проектами можно выделить в первую очередь то, что сокращается число проектов, не соответствующих стратегии компании, а это значит, что и затраты по всему портфелю проектов будут существенно снижены. Также системы управления проектами позволяют оптимизировать распределение ресурсов и контролировать загрузку сотрудников, повышать эффективность планирования и улучшать контроль расходования финансов.

Эффективные средства мониторинга проектов и профессиональная методология предлагают любому проектному офису минимизировать процент тех проектов, которые изначально не способны уместиться в рамки бюджета и сроки и достичь поставленных целей. А сокращение временных затрат на поиск и сбор информации и составление вручную всего многообразия проектных отчетов высвобождает львиную долю времени на более важные и серьезные задачи.

И, конечно же, применение систем управления проектами вкупе с рассмотренными нами в прошлом уроке методиками многократно повышает вероятность успеха проекта и упрощает пути осуществления задумок. А чтобы планировать и реализовывать свои проекты вам было еще легче и комфортнее, рекомендуем вам ознакомиться с дополнительной информацией на тему проект-менеджмента. Для этого специально для вас мы сделали небольшой обзор наиболее интересных и полезных книг по управлению проектами. Советуем вам прочесть хотя бы пару работ из этого списка. Потратив на это немного времени сейчас, вы сэкономите уйму времени в будущем, а заодно пополните свой багаж знаний информацией, о которой мы в силу огромного объема представленной темы, вполне вероятно, могли не упомянуть. Найти описания книг вы сможете в дополнительном разделе.

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Мы желаем успехов вам и вашим проектам. Никогда не переставайте учиться, и успех всегда будет на вашей стороне!

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Автоматизация проектов: создание, согласование и контроль

Модуль «Проекты» системы Directum RX позволяет управлять проектами на всех стадиях — от инициирования и планирования до закрытия и помещения в архив в соответствии с рекомендациями PMBoK. Предназначен для организаций, которые ведут внутренние или небольшие внешние проекты: инвестиционные, маркетинговые, PR-акции, социологические исследования и т.д.

Инициирование

На этапе инициирования работ руководитель проекта создает карточку проекта в Directum RX. В карточке заполняет основную информацию по проекту, указывает участников и настраивает структуру папок. Таким образом, сведения о проекте всегда доступны в одном месте и их легко найти.

Свойства проекта

Участники проекта

Папки проекта

Чтобы зафиксировать цели проекта, ресурсы, контрольные точки, порядок взаимодействия участников, руководитель создает устав и предварительный план работ. Документы создаются в один клик прямо из карточки проекта. При этом можно использовать уже готовые шаблоны с текстом.

Выбор шаблона устава проекта

В дальнейшем документы по проектам автоматически распределяются по нужным папкам.

Планирование

На этапе планирования руководитель проекта определяет оптимальный состав работ для достижения целей проекта. Планы детализируются и уточняются, а затем отправляются на согласование и утверждение по регламентам.

Регламент согласования устава

Выполнение

В ходе проекта в Directum RX сотрудники создают множество документов. Например, входящие и исходящие письма с перепиской по проекту, договорные документы, промежуточные и итоговые отчеты, проектные решения и прочие. Система автоматически выдает на них права сотрудникам, подразделениям и даже целым организациям в соответствии с их ролью.

Например, если сотрудник входит в роль «Участник», он может просматривать все документы по проекту. А если сотрудник входит в роль «Команда управления», он может не только просматривать, но и редактировать эти документы.

Права на документ

Directum RX позволяет контролировать исполнение работ с помощью постановки задач и выдачи поручений.

Мониторинг

Промежуточные отчеты помогают контролировать показатели проекта и анализировать причины отклонений. Отчет формируется прямо из карточки проекта.

С помощью реестра проектов можно отслеживать, на какой стадии находится каждый проект и какой процент работ выполнен на текущий момент.

Реестр проектов

Закрытие

На этапе закрытия руководитель проекта готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, закрывает проект. Папка проекта отправляется в архив.

Архив проектов

Управляйте проектами в Directum RX

Directum RX позволяет построить эффективную работу с проектами за счет:

ведения единого реестра проектов компании;
создания проектных документов с использованием специальных шаблонов;
автоматического разграничения прав доступа;

согласования и утверждения документов по регламентам;
контроля исполнения работ по проекту с помощью постановки задач и выдачи поручений;
оценки и анализа проектной деятельности.

Система управления проектами — глоссарий КСК ГРУПП

Проект — комплекс уникальных взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения определенной цели в течении заданного периода времени и в рамках ограниченных ресурсов. Проект всегда имеет начало и конец. Управление проектом — это планирование, координация и контроль работ по проекту для достижения его целей в рамках заданного бюджета и сроков, с надлежащим качеством.

Система управления проектами — это инструментарий, позволяющий планировать мероприятия, распределять ресурсы, контролировать ход реализации проекта, расход ресурсов и позволяющий оперативно управлять изменениями в рамках проекта.

Есть и более узкая расшифровка этого термина: под ним понимают специализированное программное обеспечение.

Установка софта на предприятии призвана решить ряд проблем. Выделим их отдельно.

Цель

заметно увеличить результативность работы специалистов при ведении проектов;
повысить качество управления проектами со стороны их руководителей;
рост результативности деятельности предприятия в целом.

Задача ПО

предоставление управляющему проектами инструментария, чтобы он мог эффективно планировать и контролировать ход ведения проектной работы;
обеспечение сотрудников, участвующих в проектной деятельности, инструментарием для решения проблем и необходимым корпоративным контентом;
создание для начальников структурных отделов иметь возможности контролировать, насколько занят в реализации проекта тот или иной сотрудник, вовремя перераспределять фронт работ;
создание для руководителя нескольких проектов инструментария, который автоматизирует ежедневную работу, не требующую участия человека, что позволит, в свою очередь, контролировать эффективность деятельности отдельно взятого руководителя проектной работы и всех процессов, происходящих на предприятии;

предоставление возможности менеджеру проектной работы мониторить имеющиеся проектные работы, вовремя анализировать ход их реализации и принимать меры для устранения проблем;
создание возможности для собственников предприятия, держателей акций мониторить проектную работу и оценивать, насколько она соответствует основным задачам организации.

Функционал системы менеджмента должен соответствовать определенным требованиям. Они разрабатываются с учетом того, как управляется предприятие, как налажена проектная деятельность на нем. Есть ряд эффективных систем, зарекомендовавших себя на рынке программного обеспечения. Предлагаем ознакомиться с ними и оценить их функциональные качества.

Wrike: Это ПО создано для того, чтобы менеджер проектов смог прописать новые задачи и проконтролировать, как они выполняются. Достоинство софта заключается в расширенных функциональных возможностях. Создано решение для ведения групповой работы. Реализована возможность формирования отчетности, в том числе в виде графических данных. Если нужно напомнить о чем-то, то это тоже есть в системе, а также можно продлевать временной промежуток на решение задачи.
Мегаплан: Это программное обеспечение подходит для внедрения на предприятиях малого и среднего бизнеса независимо от рода их деятельности. Программа эффективна при необходимости повысить продажи, управлять персоналом. В ней реализована возможность удаленной работы. С ее помощью контролируются сделки, есть такие функции, как почтовый сервис, сервер для хранения данных, автоматическая подготовка счетов и пр.
Basecamp: ПО относится к одним из результативных и доступных в освоении софтов. В нем созданы такие функции, как возможность дискутировать, определять время на решение задачи, накапливать корпоративные знания. Программа может использоваться при ведении дел с клиентской базой и партнерами по бизнесу. Обеспечена возможность работы в ней с мобильного устройства.
Worksection: Язык программы — русский, работа ведется онлайн. В ПО предусмотрена возможность контролировать временной промежуток на выполнение задачи, вести календарь, комментировать проблемы, требующие решения. Есть хранилище для файлов.
Asana: Программа привлекает лаконичным и понятным интерфейсом. Функционал включает возможность управления проектной работой. Программа интегрируется с электронной почтой. При необходимости создается профайл на мобильном устройстве для управления проектами удаленно. Если программой будет пользоваться меньше 30 сотрудников в компании, то софт предоставляется безвозмездно.
TeamBridge: Онлайн-система управления проектами и компанией, прекрасно подходящая для совместной работы. При ее использовании все сотрудники организации работают в одной среде, могут обмениваться сведениями, ставить задачи, исполнять их и контролировать, а также заниматься планированием и мониторингом результатов. Для руководителей полезна тем, что позволяет наблюдать общую картину происходящего в организации в режиме реального времени.
Comindware Project: Программа создана по облачным технологиям, локальной версии нет. Позволяет составлять планы и реализовывать проектные решения. Может внедряться на мобильные устройства, интегрируется с электронной почтой.
Адванта: Программа также создана по облачным технологиям. С ее помощью управляются производственные процессы и реализуются проекты. Достоинство — ориентация софта на отечественного потребителя, в частности, на руководящий состав предприятий. Очень функциональная программа.
Producteev: Это виртуальная программа, в которой реализована возможность работать в системе одновременно нескольким сотрудникам. Проекты можно загружать как со стационарного компьютера, так и с мобильного, из социальных сетей и электронной почты. Безвозмездный вариант программы можно использовать при создании двух рабочих мест.
HiTask: Программа обеспечивает совместный доступ к проектным работам. Понятный интерфейс, широкие функциональные возможности, в том числе постановка приоритетов, создание мероприятий по датам и пр.
Time Master: Программа — аналог органайзера с улучшенным функционалом, который предполагает работу над проектными решениями. Можно создавать события по календарю, и система напомнит о них посредством e-mail и СМС-сообщения.
Pyrus: Программное обеспечение схоже с GMail. С его помощью происходит работа над проектами. Программу можно связать с электронной почтой и другими программами. Реализована возможность хранить контактные данные сотрудников и других людей, файловые документы. Работа в программе возможна с мобильных устройств.
Кларис: Проекты и перспективные задачи управляются через Интернет. Реализована возможность отправлять и принимать письма, оповещать о важных событиях посредством e-mail, получать коммерческие предложения, выписку о необходимых платежах.
Microsoft Project: Это программное обеспечение внедряется непосредственно на предприятии. Функционал включает возможность управления проектной работой, эффективного распределения обязанностей, расчета бюджета на реализацию проекта, контроля над деятельностью специалистов. Для установки ПО нужен сервер. После монтажа оборудования и подключения к системе можно настроить и онлайн-доступ. Программу можно связать с почтовым сервисом.
iQ300: Программное обеспечение рассчитано на опытную эксплуатацию на предприятиях среднего и малого бизнеса. Среди достоинств — интуитивно понятная навигация. Можно предусматривать совместную работу над проектными задачами, комментировать ход событий, размещать в системе письма и другую документацию.
ПланФикс: Программа предназначена для коллективной работы специалистов компании при решении проектных задач. Софт идеально впишется в коммерческие структуры, НКО, подходит для госучреждений.
Project Kaiser: ПО на русском языке, логичная навигация. Реализована возможность создавать базу знаний, размещать проекты и определять конкретные задачи для каждого сотрудника. Есть детальная инструкция по использованию. Софт работает без перебоев, оперативно, можно устанавливать на различные серверы. Если программой будет пользоваться не более пяти сотрудников, можно заказать пробный безвозмездный вариант софта.
Staply: Это программное обеспечение — нечто среднее между блокнотом для записей и программой для общения и обмена мнениями. Удобная и доступная навигация, над проектом могут трудиться сразу несколько человек. Доступен безвозмездный вариант.
Microsoft Planner: Это программное обеспечение поставляется в рамках пакетного предложения Office 365. Его можно интегрировать с другими программами производства Microsoft.
Workdoer: Программное обеспечение распространяется совершенно безвозмездно. Софт позволяет управлять проектами и решать производственные вопросы в режиме онлайн. Он удобен для постановки задач сотрудникам и детальной проработки плана деятельности. Отличный вариант для работы в команде.
ProjectOffice: Это программное обеспечение ориентировано на управление проектами в режиме онлайн. С его помощью можно контролировать и распределять время для решения задач, назначать на проектную работу того или иного сотрудника.
ActiveCollab: Если нужно вести одну проектную работу или пару, то это программное обеспечение — отличное решение. Можно создавать корпоративный чат, установить счетчик для расчета временных затрат, использовать для хранения корпоративных знаний, файловой документации. В систему встроен планинг, есть календарь. Программа устанавливается на серверное оборудование, и далее доступ обеспечивается посредством локальной сети, подведенной к компьютерам сотрудников.
BiPulse: Система работает в режиме онлайн. В нее уже встроены знания по проектному менеджменту, поэтому софт может стать отличной платформой для обучения бизнес-процессам.
Clarizen: ПО разработано для малых предприятий. Управление осуществляется онлайн. С помощью софта можно контролировать выполнение заданий, рассчитывать время на решение проблемы, планировать расходы, создавать чаты. Программу можно интегрировать с электронной почтой.
5pm: Удобная и функциональная онлайн-программа. Есть календарь, место для хранения файлов, можно ограничивать возможности отдельных сотрудников, а иным давать расширенные права. Программу можно совместить с электронной почтой.
Comindwork: Программа работает посредством Интернета, не требуется установка на компьютер. Идеальный вариант, когда предстоит работать над проектом в команде. Можно разбивать задачи по категориям, задавать им приоритет, период на выполнение, вести свою страницу. При необходимости создаются корпоративные знания, оповещение о событиях происходит по электронной почте. Программа также может использоваться для того, чтобы хранить электронные версии документов.
ЛидерТаск: Это программное обеспечение может синхронизировать задачи, размещенные на персональном компьютере и мобильнике с доступом в Интернет. Можно создавать задания для сотрудников или совместно работать над проектами. Программу можно совместить с электронной почтой. Есть календарь, задания можно комментировать.
Zoho Projects: Программное обеспечение отличается расширенными функциональными возможностями. В программе можно хранить и корректировать документацию, есть календарь с функциями создания событий. При необходимости задание обсуждается на форуме. Его создает участник проекта. Из достоинств — возможность формирования отчетности. Система предупредит о предстоящей встрече. Программа поставляется на русском языке. Если предстоит работать над одним проектам, то программа может поставляться безвозмездно как тестовый вариант.
WebAsyst: Это расширенный комплекс. Есть одна центральная точка для доступа к программному обеспечению. Функционал расширенный, немного не традиционный. В него включен и виртуальный магазин. В остальном — стандартные фишки вроде управления перепиской, контактными сведениями, совместной работы над документом. Доступен вариант на русском. Программу можно скачать на сервер и создать к ней доступ нужных сотрудников.
PTYSH: Это отличный вариант для работы с удаленными сотрудниками. Программа востребована студиями по созданию и продвижению сайтов. Есть безвозмездный вариант.
Kanbanchi: Тоже решение для тех, кто работает посредством Всемирной сети. Доступна бесплатная версия с простейшими функциональными возможностями.
Neaktor: Программное обеспечение удобно настраивать в зависимости от того, какие задачи стоят перед компанией. Здесь есть и почта, и актуальный календарь, и возможность обсуждения онлайн. Можно размещать новости.
WorkFlowSoft: Если в компании внедрено программное обеспечение MS Office 365, то можно воспользоваться данной системой: управлять, создавать задачи.
Flowlu: Программа работает онлайн. Подходит для различных предприятий, доступно управление с мобильного. Можно подключиться к безвозмездному варианту ПО.
Gantter: Подключение к программе не требует вложения средств. Работа осуществляется онлайн. С помощью программы планируются временные и человеческие ресурсы, время. Можно отследить, как работает каждый отдельно взятый сотрудник.
PM Arena: Работа в программе ведется онлайн. Программное обеспечение рассчитано прежде всего на органы власти и государственные учреждения.
Teamer: Это российская разработка. Работа в ней осуществляется онлайн. Можно комментировать задачи, прикреплять письма, иные документы, система напомнит о событиях посредством сообщения на ICQ. Есть версия и для установки на стационарный компьютер.
Smartsheet: Аналог MS Excel. Все просто и доступно.
Deskun: Это программное обеспечение позволяет управлять проектной работой, своевременно оказывать помощь задействованным в деле сотрудникам.
Rovertask: Управлять проектами, командой — вот основное предназначение программного обеспечения. Привлекает логичным и понятным интерфейсом.
Планиро: Работа ведется онлайн. Можно выбирать задания из шаблона и редактировать их. Отчетность формируется автоматически. Можно комментировать проектную работу, учитывать период времени на ее реализацию, обсуждать проблемы. Доступ к программе может выполняться и удаленно, с мобильных устройств на базе Android, например.
IPI.MANAGER: Программное обеспечение разработано для обработки запросов пользователей Интернета. Его устанавливают на официальный сайт компании. Логичная навигация, наличие системы напоминаний и предупреждений упрощает работу. Для руководителя проекта может создаваться автоматическая отчетность.
GroupCamp Project: Чтобы управлять проектной работой, достаточно наличия Интернета. Вся деятельность ведется по облачной технологии. Функциональные возможности включают почту, накопление корпоративных знаний; можно считать время по данным счетчика, комментировать проекты онлайн. Разработчики уделили внимание безопасности софта и конфиденциальности информации. Имеется возможность интеграции с электронной почтой, сервисом документов Google.
Lement Pro: С помощью этого программного обеспечения можно управлять проектами, контролировать результативность работы, оптимизировать деятельность. В программу встроена система СЭД. Идеальный вариант для строительных предприятий. Доступен вход в программу с мобильного устройства.
Devprom: Программное обеспечение распространяется бесплатно. С его помощью можно разрабатывать и внедрять передовые идеи и решения. Можно разместить программу на серверном оборудовании предприятия или использовать облачные решения. В состав программного продукта входят место для хранения файлов, система блогов для общения между сотрудниками, книга жалоб и предложений и пр.
Intrawork: Это программное обеспечение для предприятий, которым важно иметь возможность управлять проектами с использованием современных средств. Инструментарий нужный и разнообразный. Можно разрабатывать и включать в работу проекты различной сложности и объема.
Desk-Away: Программное обеспечение включает возможность не только управлять проектами, но и создавать отчетность, обмениваться сообщениями, готовить документацию посредством текстовой программы. В системе можно хранить файлы.
Assembla: Если вы ищете исполнителей посредством социальных сетей, то эта программа отлично подойдет для вас. Она подберет кандидатов в вашу команду, и вы сможете выбрать достойных специалистов. Развита система поддержки клиентов. Можно хранить в программе электронные документы, вести переговоры онлайн посредством системы сообщений, есть вики-хранилище.
Acunote: Если у вас небольшая команда, то это программное обеспечение, возможно, станет вашим лучшим помощником. Навигация понятна и доступна даже для сотрудника с минимальным опытом работы на ПК.
AB-TASKS: Завершает наш обзор программное обеспечение, рассчитанное для командной работы на небольших предприятиях. Работать над проектом могут не только сотрудники компании, но и управляющее звено, и даже клиентура.

По итогам вводного обзора программного обеспечения, позволяющего эффективно управлять проектами (а в их рамках — и сотрудниками, и временем) предлагаем сделать небольшие выводы. Но перед этим подумайте, почему выгодно пользоваться подобными программами. Мы вам раскроем секрет!

Какое преимущество можно получить, если внедрить систему, управляющую проектными работами

Системы управления проектными работами выгодно применять по следующим причинам.

Меньше станет задач, решение которых не приносит прибыли и преимуществ для компании в стратегическом плане.
В результате можно ожидать сокращения расходов на реализацию ненужных проектов.
Вы увидите, как лучше распределять временные и человеческие ресурсы.
Можно отследить, насколько эффективно трудится тот или иной сотрудник.

С учетом этого можно сделать организационно-структурные выводы и наиболее результативно распределять бюджет.

Как советуют специалисты, предприятиям следует отказаться от задач, которые изначально не были заложены в миссию компании и их реализация не подкреплена финансово. Система позволит быстрее находить нужный контент и автоматически составлять отчетность. В итоге руководящий состав может больше времени уделить стратегическим задачам компании.

Из положительных моментов также заметим, что становится больше вероятность того, что проектная работа будет успешной, эффективной и прибыльной. Особенно если руководство ознакомится с принципами проектного менеджмента и внедрит их на практике. Для этих целей можно воспользоваться тематической литературой или почитать статьи на специализированных ресурсах.

У вас на это уйдут часы, а в результате вы выиграете время на основной проектной работе. К тому же ваш собственный вики-словарь пополнится новыми сведениями.

Возврат к списку

CRM – 5 главных плюсов современного софт-помощника для ведения проектов

Суть управления проектами состоит в том, чтобы сделать руководство задачами компании более эффективным, быстрым и менее затратным. Решить эти задачи помогает такой софт-помощник как CRM-программа, автоматизирующая работу организации в комплексе. Рассмотрим пять основных преимуществ внедрения CRM.

Повышение эффективности работы

За счет использования CRM управление качеством проекта переходит на другой уровень, поскольку компания:

тратит меньше времени на решение тех же задач;
сокращает расходы, не теряя в качестве работы;
получает прозрачность каждого рабочего процесса;
имеет возможность получать аналитику по клиентам, а значит, вовремя корректировать политику продаж и механизм взаимодействия с клиентами.

Работа становится более оперативной

CRM имеет массу инструментов для того, чтобы ускорить управление проектами: программа позволяет быстрее связываться с клиентами и партнерами, быстрее решать рабочие вопросы с коллегами, быстрее знакомить работников с задачами.

Кроме того, CRM помогает оперативно организовать совместную работу штатных и удаленных сотрудников. При этом сотрудники могут обмениваться комментариями, замечаниями и файлами в режиме онлайн. CRM также сохраняет историю изменений каждого файла.

С помощью CRM новый работник быстрее усвоит основы управления проектами, поскольку в хорошей современной CRM есть база знаний с полезными для новичка материалами, а также шаблоны документов.

Ускорить работу помогает и электронный документооборот.

Компания экономит больше

Благодаря CRM компания может заметно снизить свои расходы на коммуникации как внутри организации, так и с внешними контактами. Это достигается за счет:

наличия в CRM встроенной IP-телефонии;
наличия широкого перечня инструментов для бесплатных коммуникаций (E-mail, SMS, факс, внутренний чат, видеоконференции, e-mail и SMS-рассылки).

Повышение качества клиентского сервиса

Как гласят основы управления проектами, качество клиентского сервиса складывается из качества и скорости обслуживания: именно эти параметры позволяет улучшить CRM.

Во-первых, история всех контактов по каждому клиенту сохраняется в CRM, поэтому менеджер может изучить все особенности общения с клиентом, чтобы предложить ему оптимальный сервис.

Во-вторых, CRM дает возможность руководству компании отслеживать качество сервиса клиентов: например, анализировать звонки сотрудников, чтобы понять причины отказов и т.д.

В-третьих, хорошая CRM имеет опцию напоминания по рабочим задачам, поэтому сотрудники не забудут отправить клиентам документы, сделать звонок партнерам и т.д.

Кроме того, CRM автоматически формирует воронку продаж, графики по клиентам, анализируя которые, можно скорректировать клиентский сервис, изменить методы управления проектами.

Повышение уровня контроля

Современные CRM имеют высокий уровень защиты данных, а также предлагают настройки ограничения доступа к информации. Это помогает защитить организацию от утечки информации, а также открывать рабочие файлы, финансовые документы только для определенных сотрудников.

Если вы хотите улучшить управление проектами, программа «Простой бизнес» поможет вам в этом. Эта популярная CRM позволяет автоматизировать работу организации комплексно: управление персоналом, проектами, финансами, взаимодействием с клиентами, документооборотом, коммуникациями и др. Программа предусматривает лицензию на всю организацию без оплаты за каждое рабочее, а компании с числом сотрудников до пяти человек могут установить бесплатную версию CRM.

Скачайте бесплатную версию CRM-системы «Простой бизнес» и оцените все возможности управления проектами, или узнайте больше об управлении проектами с помощью CRM.

Автоматизированная система управления проектами (АСУП)

АСУП – это отечественное ИТ решение для управления проектной деятельностью, реализованное с учетом методических рекомендаций и ГОСТов. Система содержит набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в проектных офисах и помогают повысить эффективность их реализации. Позволяет быстро наладить управление проектами, программами в государственных структурах, автоматизирует работу всех участников проектов.

Соответствие требованиям действующего законодательства

Автоматизированная система управления проектами соответствует нормативно-регламентным требованиям проектного управления. Постановление Правительства РФ от 31.10.2018 N 1288 (ред. от 03.01.2019) «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации».

Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утверждены Распоряжением Министерства экономического развития РФ от 14 апреля 2014 года № 26Р-АУ). Государственным стандартам ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54871-2011, ГОСТ Р ИСО 21500-2014, ГОСТ Р 58305-2018

Управление проектной и процессной деятельностью

Система автоматизирует ключевые задачи проектного управления. Автоматизирует управление не только проектной, но и процессной деятельностью, а также учет, планирование и контроль небольших периодических активностей. АСУП помогает планировать и контролировать деятельность, связанную с программами проектов, обеспечивает информационную базу, ориентированную на хранение информации на всех стадиях.

Экономия времени на координацию работы

АСУП позволяет осуществлять контроль по всем проектным предложениям, заявками и паспортам проектов за счет сформированных реестров и мониторинга состояния проектов в режиме реального времени. Вся информация собрана в одном месте, детали или статистику может просматривать любой сотрудник, имеющий соответствующие права доступа.

Календарное планирование

АСУП обеспечивает руководителей и проектные команды необходимыми инструментами для формирования, отслеживания и актуализации детальных календарно-сетевых графиков работ по проектам.

Финансовое планирование

Информационная система позволяет формировать, планировать, отслеживать и контролировать исполнение проектных бюджетов, анализировать бюджетные и отчетные данные в различных разрезах.

Контроль показателей проектов и методики расчета

Обеспечивает формирование персональных показателей для программ, проектов, объектов госпрограмм с указанием плановых и отслеживанием фактических значений показателей. В случае отклонений вы сможете быстро сориентироваться в ситуации и принять нужное решение.

Ролевая структура управления проектами

В системе предусмотрены различные ролевые модели доступа к данным, в том числе разграничение видимости проектов между сотрудниками, разграничение доступа к различным функциям системы и информационной базе.

Аналитика и отчеты

В системе возможно формирование статистической и аналитической отчетности, отображающей ключевые показатели по проекту, в табличной и графической форме. Отчетность, реализованная в системе, позволяет оперативно управлять процессами, контролируя выполнение этапов и мероприятий проектов.

Преимущества АСУП:

Гибкое управление качеством, сроками и бюджетом проектов
Автоматизация взаимодействия департаментов с помощью сквозных бизнес-процессов.
Готовые шаблоны и автоматическая проверка выполнения задач проекта.
Мгновенный мониторинг результата
Прозрачная картина проекта для оперативной реакции на инциденты.
Удобная среда управления проектом
Набор инструментов для контроля актуального положения дел по проекту.
Автоматизация бизнес-процессов проектного офиса
Стабильное качество проектной работы при снижении издержек на выполнение типовых операций.

Преимущества для пользователей:

Главы регионов

Повышение качества и скорости принятия управленческих решений;
Своевременное информирование о проблемах с точным указанием ответственных;
Снижение и контролируемость рисков;
Контроль над расходом средств, ресурсов и сроков исполнения;
Повышение прозрачности государственных проектов.

Руководители и сотрудники проектного офиса

Гибкое управление проектами в режиме реального времени;
Получение прозрачной системы отчетности с актуальными данными;
Получение единого стандарта планирования и отчетности для всех участников;
Контроль отклонений с точным пониманием ответственных;
Повышение эффективности управления мотивацией сотрудников;
Система может быть развернута как в региональных проектых офисах, так и в муниципальных.

Работники региональных органов власти

Получение простого и удобного инструмента для работы с проектной и операционной деятельностью;
Выявление рисков проекта, формирование прогнозов и контроль бюджетов;
Контроль расходов по проекту;
Статистическое подтверждение результатов своей работы.

Система управления проектами

: определение и пример — видео и стенограмма урока

Общие программные приложения

Общие программные приложения — это программное обеспечение, используемое для широкого круга задач, не обязательно связанных с управлением проектами. Примеры общих программных приложений:

Таблицы
Обработка текста
Редактирование графики
Базы данных

Хотя общие программные приложения не предназначены специально для управления проектами, они могут помочь в планировании, организации и управлении проектами.Таблицы — это самая распространенная система ручного управления проектами. Вы можете создавать документы, которые легко читать, и делиться ими с командой проекта. При необходимости электронную таблицу можно защитить паролем для конфиденциальности.

Кроме того, электронные таблицы имеют некоторые возможности, которые могут помочь в управлении проектом. Вы можете создавать отдельные вкладки для различных аспектов проекта. У вас может быть вкладка для расписания, одна для плана коммуникации, одна для выявленных рисков, одна для нерешенных проблем и одна для бюджета.Вы можете легко обновить каждый раздел по мере необходимости и поделиться всей книгой или отдельной вкладкой по мере необходимости. Таблицы также могут содержать формулы и макросы, которые автоматизируют некоторые функции и упрощают их использование.

Использование общих программных приложений — хороший выбор, когда проект:

Краткосрочный
Низкий риск
Простой

Учитывая эти критерии, электронная таблица хорошо подойдет для такого проекта, как обновление хорошо протестированной прошивки на небольшом количестве серверов в одном месте.В этом проекте риски минимальны, поскольку прошивка была ранее протестирована, есть небольшое количество серверов для развертывания прошивки, и влияние сбоя будет ограничено, поскольку это одно место. Для этого график, вероятно, будет довольно простым и понятным с использованием всего нескольких ресурсов, а обширная или сложная координация и отслеживание других аспектов проекта маловероятны.

Однако чем сложнее проект, тем труднее вам будет управлять всеми различными аспектами проекта.Для этого приложение, специально разработанное для управления проектами, упростит вашу работу.

Программные приложения для управления проектами

Программные приложения для управления проектами специально разработаны для управления проектами и имеют многие функции и задачи управления проектами, автоматизированные и встроенные в них. Сегодня на рынке доступно множество программных продуктов для управления проектами с широким спектром возможностей.Некоторые программы ориентированы исключительно на планирование управления проектами, в то время как другие могут учитывать весь жизненный цикл проекта, от оценки до выставления счета клиенту.

Системы управления проектами, ориентированные на планирование, позволяют вводить задачи проекта, предполагаемое время их завершения, даты начала и окончания, а также назначения ресурсов. Эти типы программного обеспечения обычно позволяют управлять более чем одним проектом в одном месте, вместо того, чтобы иметь отдельную электронную таблицу для каждого проекта.Кроме того, эти типы программного обеспечения для управления проектами обычно позволяют отображать расписание в различных форматах, таких как диаграммы Ганта или методика анализа оценки программ (PERT). И диаграммы Ганта, и диаграммы PERT показывают простое для понимания графическое представление расписания.

Системы управления проектами, которые могут помочь управлять полным жизненным циклом проекта, от оценки до выставления счетов, предоставляют дополнительные возможности компаниям, которые предоставляют услуги управления проектами другим клиентам.С помощью этих более сложных программных приложений весь жизненный цикл проекта находится в одном месте, и вам легче увидеть взаимосвязь между различными аспектами проекта. Например, задача, которая, по оценкам, занимала 20 часов, в конечном итоге заняла 40 часов, будет отражена в бюджете и в счете-фактуре клиента, созданном с помощью программного обеспечения.

Использование специальных программных приложений для управления проектами является хорошим выбором, когда проект требует или требует:

Долгосрочный
Комплекс
Выставление счета клиенту

С учетом этих критериев специальное программное обеспечение для управления проектом будет хорошим выбором для нашего проекта обновления микропрограммы, если он станет более сложным из-за использования менее протестированной версии микропрограммы, если было добавлено несколько серверов в разных местах или если влияние сбоя создавали высокий риск для клиента.

Краткое содержание урока

Системы управления проектами предоставляют средства управления проектом путем планирования, организации и управления различными необходимыми аспектами любого проекта. Системы управления проектами — это либо общие программные приложения, либо специальные программные приложения для управления проектами.

Системы управления проектами общих программных приложений — хороший выбор, когда проект:

Краткосрочный
Низкий риск
Простой

Специальные программные приложения для управления проектами — хороший выбор, когда проект требует или требует:

Долгосрочный
Комплекс
Выставление счета клиенту

42 Лучшее программное обеспечение и инструменты для управления проектами (обновление 2021 г.)

Ищете лучшее программное обеспечение для управления проектами для вашей компании? Тебе повезло! Мы упростили задачу и объединили 42 проектных программного обеспечения и инструментов в один исчерпывающий список.

Ознакомьтесь с основными функциями инструментов , , ценами , и , что в них особенного — и найдите решение, подходящее для вашего бизнеса.

1. Скоро

Scoro — это комплексное решение, сочетающее в себе все функции, которые могут вам понадобиться в программном обеспечении для управления проектами: проекты и задачи, управление контактами, расценки, командное сотрудничество, выставление счетов и отчетность.

Основные характеристики:

Проекты с подзадачами и сроками
Панель KPI в реальном времени
Общий календарь команды и планирование встреч
Управление контактами
Учет рабочего времени и выставление счетов за работу
Подробные отчеты о ходе и финансах проекта
Расценки и выставление счетов с помощью предварительно установленных шаблонов

Особенность этого инструмента: Scoro помогает оптимизировать весь процесс вашей работы, поэтому вам не нужно использовать множество различных инструментов для каждой задачи.Вся ваша важная информация хранится в одном центральном месте.

Стоимость: От 26 $ за пользователя в месяц

Попробуйте Scoro бесплатно 14 дней

2. ProofHub

ProofHub предлагает замену обычной электронной почте и многим другим инструментам, объединяя несколько функций управления проектами под одной крышей.

Основные характеристики:

Назначенные роли пользователей
Командные онлайн-обсуждения и чаты
Делегирование задач и поручения
Отчетность и отслеживание истории проекта
Безопасное хранилище файлов

Особенность этого инструмента: ProofHub имеет простой и хорошо продуманный пользовательский интерфейс, который помогает команде более эффективно сотрудничать.

Стоимость: От 45 $ в месяц

3. Базовый лагерь

Basecamp — это предпочтительный инструмент для тысяч команд управления проектами, которым нравится его современный интерфейс, похожий на социальные сети, и функции беззаботной совместной работы в команде.

Основные характеристики:

Проекты для управления работой нескольких пользователей
Доска объявлений для обсуждения новых проектов или идей
Совместная работа с командой в приложении
Отчетность о выполнении проекта
Отдельная панель для показа клиентам
Уведомления по электронной почте и на рабочем столе

Что особенного в этом инструменте: По сравнению с некоторыми другими альтернативами управления проектами, Basecamp не взимает плату за человека, и это бесплатно для учителей и студентов!

Цена: Доступны бесплатные планы, платные планы от 99 долларов в месяц

Читайте дальше: Альтернатива Basecamp для управления проектами

4.Асана

Asana сочетает в себе элементы управления проектами, хранения файлов и совместной работы, а также помогает управлять проектами в группе без использования электронной почты.

Основные характеристики:

Задачи и командное назначение
Дорожные карты и сроки реализации проектов
Вехи и прогресс команды
Сохраняйте и отслеживайте отчеты об ошибках и спринтах.
Информационные панели проекта для быстрого обзора

Особенность этого инструмента: Asana — действительно простой в использовании инструмент с упрощенной компоновкой, идеально подходящий для небольших команд с простыми проектами.

Стоимость: Бесплатно до 15 участников, платные планы от 13 долларов за пользователя в месяц

5. Citrix Podio

Podio — это гибкий и настраиваемый онлайн-центр для рабочего и командного общения.

Основные характеристики:

Назначать задачи, прикреплять файлы и обсуждать детали в рамках решения
Делитесь зашифрованными и большими файлами
Автоматизация конвейеров продаж и отслеживание бюджета проекта
Получите обзор компании с помощью наглядной приборной панели

Особенность этого инструмента: функция рабочих процессов Podio позволяет добавлять логику «если-то-то-то» в приложения Podio.Например, попросите свое приложение создать задачу или комментарий.

Цена: От 19,20 $ в месяц за пользователя за полный набор функций

6. Рабочая зона

Workzone был создан опытными руководителями рекламы, которые хотели помочь агентствам и творческим командам получить представление обо всей своей работе.

Основные характеристики:

Персонализированные индивидуальные списки дел
Создание подзадач и зависимостей задач
Установка разрешений для определенных пользователей (включая клиентов) на доступ к проектам, задачам и файлам
Быстрый просмотр статусов с помощью диаграмм Ганта
Назначьте людей более чем на одну задачу

Особенность этого инструмента: Workzone имеет множество мощных функций, но его проще использовать, чем более сложные инструменты.

Стоимость: От $ 24 за пользователя в месяц

7. JIRA

JIRA — это кроссплатформенное программное обеспечение для отслеживания проблем и ошибок с расширенными возможностями и функциями управления проектами.

Основные характеристики:

Создание пользовательских историй и проблем, планирование спринтов
Распределите задачи по команде разработчиков программного обеспечения.
Расставьте приоритеты и обсудите работу своей команды
Централизуйте общение в команде
Просматривайте отчеты о работе своей команды в режиме реального времени

Особенность этого инструмента: JIRA предназначена для команд разработчиков программного обеспечения, что делает его идеальным инструментом для управления ИТ-проектами.

Цена: Бесплатная пробная версия, платные планы от 7 долларов за пользователя в месяц

8. Понятие

Notion даст вам совершенно другой взгляд на управление проектами. Он помогает планировать и обсуждать проекты, делиться всем с командой и отслеживать все идеи.

Основные характеристики:

Ведите личный еженедельный контрольный список и делайте заметки
Создание доски задач с помощью гибкого редактора перетаскивания
Вложите страницы друг в друга — как бесконечную базу знаний

Особенность этого инструмента: Notion похож на набор LEGO для программного обеспечения для совместной работы — он позволяет вам создавать рабочие процессы, которые лучше всего подходят для вашей команды.

Стоимость: $ 8 за пользователя в месяц

9. Trello

Trello известен тем, что визуализирует задачи проекта на картонной информационной панели, которая отлично подходит для управления короткими и быстрыми повседневными задачами.

Основные характеристики:

Простое управление задачами на картоне
Создание неограниченного списка задач
Обмен изображениями и файлами
Организация списков по датам или приоритету
Комментирование и сотрудничество

Что особенного в этом инструменте: От стартапов до компаний из списка Fortune 500 Trello — это самый наглядный способ совместной работы команд над любым проектом.

Стоимость: Бесплатно для личного использования, 9,99 долл. США за пользователя в месяц для предприятий

Оцените альтернативу Trello!

10. ActiveCollab

ActiveCollab — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вашей команде оставаться организованной, пока вы перерастаете электронную почту.

Основные характеристики:

Учет рабочего времени и выставление счетов
График планирования в виде диаграммы Ганта
Канбан-карты
Общий командный календарь для совместной работы

Что интересного в этом инструменте: Active Collab особенно хорош для совместной работы с такими функциями, как совместное редактирование текста и @mentions для общения.

Стоимость: От 6,25 $ для участника в месяц

11. Редмайн

Redmine — это инструмент управления проектами с открытым исходным кодом, который стал очень гибким благодаря сообществу добровольцев.

Основные характеристики:

Диаграммы Ганта и календарь для планирования
Лента новостей + управление документами и файлами
Функции для планирования дорожных карт продукта
Уведомления по электронной почте
Простой учет рабочего времени

Особенность этого инструмента: Redmine — это инструмент с открытым исходным кодом и многоязыковой поддержкой, которая может оказаться очень удобной.

Стоимость: Бесплатно

12. Zoho Projects

Zoho Projects — один из самых известных инструментов для простого управления проектами, который может помочь командам оптимизировать их предстоящую работу и задачи.

Основные характеристики:

Списки задач с несколькими задачами и этапами
Учет рабочего времени и табели учета рабочего времени
Диаграммы Ганта для наблюдения за ходом проекта
Управление документами и файлами

Особенность этого инструмента: Проекты Zoho могут быть интегрированы с Zoho CRM и другими инструментами для управления почти всеми аспектами вашего агентства в одной системе.

Стоимость: От 5 долларов США за пользователя в месяц

Ознакомьтесь с лучшими альтернативами Zoho для управления бизнесом!

13. Deltek WorkBook

Deltek WorkBook — это программный пакет для управления проектами и ресурсами, CRM, совместной работы и обмена файлами, прогнозирования и учета, созданный специально для агентств и внутренних команд.

Основные характеристики:

Списки проектов и задач
Диаграммы Ганта
Воронка продаж
Клиентский портал
Финансовые характеристики (e.г., бюджеты, прогнозы, автоматический расчет)

Особенность этого инструмента: Не у всех клиентов одинаковые потребности. WorkBook позволяет вам выбрать именно те модули, которые соответствуют вашим потребностям, и платить только за то, что вы используете.

Стоимость: 19 долларов США за пользователя в месяц, минимум 30 пользователей

14. FunctionFox

FunctionFox имеет множество полезных функций управления проектами, таких как отслеживание этапов и сравнение бюджета. Он также имеет удобный пользовательский интерфейс, что делает его приятным в использовании.

Основные характеристики:

Планирование неограниченного количества задач и встреч
Интерактивная отчетность в реальном времени
Проекты с подзадачами и вехами
Бюджетная смета
Списки дел и учет рабочего времени

Особенность этого инструмента: FunctionFox позволяет пользователям создавать панели визуального управления, настроенные в соответствии с личными предпочтениями. Это отличный способ получить быстрый обзор вашей предстоящей работы и результатов вашей команды.

Стоимость: От 5 долларов США за пользователя в месяц (35 долларов США в месяц за 1-го пользователя)

15. Nutcache

Nutcache — это универсальный инструмент для управления проектами, который включает функции учета рабочего времени и выставления счетов. Он был создан для небольших команд, которые выставляют счета своим клиентам на проектной основе.

Основные характеристики:

Управление проектами и задачами
Учет рабочего времени и расчет рабочего времени
Управление расходами
Связывание проектов и выполненных задач с клиентами

Что интересного в этом инструменте: Nutcache имеет красивый пользовательский интерфейс, отлично подходит для совместной работы в команде и простое управление проектами.

Стоимость: Бесплатно до 20 пользователей (ограниченные функции), 6 долларов США за пользователя в месяц за функции управления проектами

16. РАБОТА и т. Д.

WORKetc интегрированы CRM, проекты, биллинг, служба поддержки, отчеты и совместная работа.

Основные характеристики:

Связывайте расписания, документы, обсуждения и многое другое с вашими проектами
Управление сложными бюджетами проектов
Автоматически фиксировать и выставлять счета по всем доходам во всех отделах
Используйте живую поддержку, веб-формы и электронную почту для сбора заявок на поддержку

Особенность этого инструмента: Интегрируя обращения в службу поддержки непосредственно во все области WORKetc, вы можете гарантировать, что о клиенте всегда будут заботиться.

Цена: От 78 долларов в месяц (первые 3 пользователя 65 долларов в месяц)

Оцените эту альтернативу WORKetc!

17. Клетка

Cage направлен на улучшение взаимодействия и работы творческих команд. Это помогает вашей команде управлять проектами и вести активные обсуждения.

Основные характеристики:

Управление и создание проектов
Делайте заметки и комментарии к задачам
Следить за всеми изменениями
Получение согласований от клиентов
Общайтесь по видеосвязи
Защита паролем для ваших проектов

Особенность этого инструмента: Cage сочетает в себе управление проектами и эффективное сотрудничество.Вы можете планировать проекты и организовывать видеозвонки с помощью этого единственного инструмента PM.

Цена: От 49 долларов в месяц для команд

18. Paymo

Paymo предлагает простой, но мощный инструмент, объединяющий управление проектами, рабочую отчетность и выставление счетов за время.

Основные характеристики:

Учет времени, потраченного на задачи и проекты
Отчет о тщательной работе
Панель для просмотра результатов вашей команды
Выставление счетов клиентам за выполненные задачи
Комплексный проектный учет

Что интересного в этом инструменте: С Paymo Plus вы можете полностью автоматизировать учет рабочего времени.Все, что вам нужно сделать, это загрузить настольное приложение, позволить ему отслеживать использование вашего ПК и в конце каждого дня классифицировать все ваши временные записи.

Стоимость: Бесплатные и платные планы от 9,56 долларов США за пользователя в месяц

19. Брайтпод

Brightpod — это веб-программа для управления проектами и учета рабочего времени для цифрового маркетинга и творческих групп.

Основные характеристики:

Проекты с задачами, приоритетами и вехами
Редакционный календарь
Время записи в журнал по каждой задаче
Индивидуальные информационные панели для членов команды
Общение в приложении и обмен файлами

Особенность этого инструмента: При создании проекта вы можете использовать предустановленные шаблоны Pod для более быстрой настройки и индивидуального подхода к проекту.

Стоимость: От 29 долларов в месяц на 10 пользователей

20. LiquidPlanner

LiquidPlanner — это инструмент для совместной работы, сочетающий в себе управление проектами и учет рабочего времени.

Основные характеристики:

Оценка реального диапазона времени для выполнения задач
Комментирование задач и расписания
Доски для совместной работы с конкретными задачами
Добавление заметок к проектам

Особенность этого инструмента: LiquidPlanner предлагает интересную методологию управления проектами — он помогает командам устанавливать реалистичные сроки на основе наилучшего и наихудшего сценариев.

Цена: От $ 45 за пользователя в месяц

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

21. Weekdone

Weekdone — это инструмент для еженедельной отчетности и постановки целей для небольших команд, который позволяет менеджерам и лидерам получить четкое представление о краткосрочном и долгосрочном прогрессе.

Основные характеристики:

Еженедельная отчетность о состоянии
Квартальные цели и ключевые результаты (OKR)
Панель графических показателей
Частный отзыв один на один

Что особенного в этом инструменте: Когда большинство инструментов проекта сосредоточены либо на еженедельной отчетности о статусе, либо на постановке долгосрочных целей, Weekdone охватывает и то, и другое. Сотрудники могут связывать свои еженедельные задачи с ежеквартальными целями, поэтому их работа направлена на достижение правильных целей.

Цена: Бесплатно для небольших команд, от 49 долларов в месяц для больших команд

22. Битрикс24

Битрикс24 предлагает полный набор инструментов для социального сотрудничества, общения и управления для вашей команды.

Основные характеристики:

Социальная интрасеть для внутреннего общения
Диаграммы Ганта
Управление рабочей нагрузкой сотрудников
Управление взаимоотношениями с клиентами
Телефонная интеграция

Что особенного в этом инструменте: Битрикс24 имеет большой набор функций, от традиционного управления проектами до интегрированной телефонной и кадровой системы или внутренней электронной почты.

Цена: Бесплатный план, платные планы с дополнительным хранилищем от 24 долларов США за пользователя в месяц

Оцените альтернативу Битрикс24!

23. Redbooth

Redbooth позволяет вам управлять своими проектами так, как вы хотите, с помощью досок канбан или списков для организации задач и отслеживания времени, чтобы увидеть, где проходит ваш день. Или, если вы не знаете, с чего начать, есть библиотека шаблонов проектов, чтобы начать свои проекты одним щелчком мыши.

Основные характеристики:

Простое планирование проекта и задач
Общие рабочие области виртуальных команд
HD видеоконференцсвязь для совместной работы
Отчеты о производительности для менеджеров и руководителей групп
Приложения для iOS или Android

Что особенного в этом инструменте: В отличие от большинства инструментов PM, бизнес-пакет Redbooth дает вам все необходимое, чтобы видеть и слышать членов вашей команды.Вы получите инструменты для неограниченной видеоконференцсвязи высокой четкости, прямого обмена сообщениями, голосовых вызовов и бизнес-чата, чтобы быть в курсе всех расписаний.

Стоимость: От 9 долларов США за пользователя в месяц

24. Microsoft Project

Microsoft Project помогает оптимизировать управление проектами, ресурсами и портфолио.

Основные характеристики:

Планирование и калькуляция проекта
Управление ресурсами
Отчетность и бизнес-аналитика
Встроенные шаблоны проектов
Сроки реализации проекта

Что особенного в этом инструменте:

Цена: От 30 долларов в месяц за пользователя для облачной платформы, от 620 долларов за локальное ПО (для одного ПК)

25.

MindGenius ( ранее Barvas)

MindGenius разработан для предприятий, которые хотят повысить личную, командную и организационную эффективность. Это помогает вам легко собирать и визуализировать информацию, превращая идеи в практические планы и задачи проекта.

Динамические представления позволяют легко переключаться между планированием, диаграммой Ганта и задачами. Определите зависимости, вехи, ограничения и критический путь.

Основные характеристики:

Управление задачами с помощью доски задач
Ментальные карты
Внутренняя связь
Общее рабочее пространство

Особенность этого инструмента: MindGenius предлагает функцию отображения разума, которая включает фундаментальные факты, предположения и ожидания, которые ваши заинтересованные стороны должны знать и согласовывать.

Цена: Различные модели с подпиской и бессрочный.

26. ClickUp

ClickUp — это платформа для управления проектами, ориентированная на эффективное управление задачами. Полностью настраиваемые функции ClickUp, созданные для команд любого размера и отрасли, делают его незаменимым помощником для гибких команд, которые хотят хранить все, от проектирования до разработки, в одном интуитивно понятном месте.

Основные характеристики:

3 разных вида (Доска, Коробка, Список)
Назначить комментарии
52 настраиваемых функции для каждого проекта (Статусы, Правопреемники, ClickUps)
Элегантная иерархия для упрощения проектов по мере их роста
Инструменты, такие как «Умный поиск» и «Умные оценки», со временем сделают вашу работу более продуктивной

Что особенного в этом инструменте: красивый дизайн ClickUp и беспрецедентное взаимодействие с пользователем в скучном пространстве перекликаются с тем, что Slack сделал с коммуникацией.

Стоимость: Бесплатно до 100 МБ, Премиум за 5 долларов США за пользователя в месяц

27. Аваза

Avaza — это простой инструмент управления проектами, который позволяет вам совместно работать над проектами с вашей командой и клиентами. Кроме того, вы сможете отслеживать свое время и выставлять счета своим клиентам.

Основные характеристики:

Управление задачами на картонном интерфейсе
Автоматические напоминания о задачах
Гибкое отслеживание рабочего времени и утверждение табелей учета рабочего времени

Что особенного в этом инструменте: У каждого проекта в Avaza есть удобный адрес электронной почты.Просто пересылайте электронные письма со своего зарегистрированного в Avaza адреса электронной почты, чтобы мгновенно преобразовать их в задачи.

Цена: Начните бесплатно с 5 проектами, 39,95 долларов США за неограниченное количество проектов

Читайте дальше: 16 Лучшее программное обеспечение для расписания сотрудников для эффективного управления временем

28. Toggl Plan (ранее Teamweek)

Toggl Plan — это инструмент управления проектами на основе временной шкалы, который позволяет командам планировать свои предстоящие задачи и встречи в общий календарь.

Основные характеристики:

Простое управление проектами
Интерфейс диаграммы Ганта
Управление задачами перетаскиванием
График работы почасовой
Контроль доступности членов вашей команды

Особенность этого инструмента: Toggl Plan предлагает расширение Chrome, которое позволяет добавлять задачи прямо в Toggl из ваших любимых веб-инструментов.

Цена: От 8 долларов за пользователя в месяц

29.Планы на 10,000 футов

Планы на 10 000 футов — это приложение для визуального управления проектами с надежными функциями планирования и прогнозирования ресурсов.

Основные характеристики:

Управление ресурсами
Управление проектами и задачами
Делегирование задачи
Согласование проектов и ресурсов
Детальная отчетность по проекту
Учет рабочего времени

Что особенного в этом инструменте: 10 000 футов дает широкий обзор каждого проекта, облегчая планирование, планирование и оценку результатов.Этот инструмент с красивым интерфейсом подходит для творческих агентств любого размера.

Стоимость: От 10 долларов США за пользователя в месяц

30. Коллективные проекты

Teamwork Projects Решение расширяет возможности совместной работы в команде и помогает творческим группам организовать свою работу и задачи.

Основные характеристики:

Диаграммы Ганта
Учет рабочего времени
Списки задач с подзадачами
Управление этапами
Полные права доступа пользователей
Отчетность

Что особенного в этом инструменте: Teamwork Projects легко интегрируются с Teamwork.com два других продукта; Стол для совместной работы и чат для совместной работы.

Стоимость: От $ 12 за пользователя в месяц

31. Freedcamp

Freedcamp — это решение для управления проектами, которое идеально подходит для предприятий и фрилансеров, готовых легко организовать работу.

Основные характеристики:

Списки задач и управление статусами
Общий командный календарь
Шаблоны проектов
Система отслеживания проблем

Что особенного в этом инструменте: Как стикеры? Тебе повезло! Freedcamp использует доску канбан с липкими заметками для управления задачами.

Стоимость: Бесплатный план, платные дополнения

32. Преимущество

Advantage — это программное обеспечение для управления проектами, разработанное для удобства пользователей — чистый интерфейс и простая функциональность.

Основные характеристики:

Управляйте временем, задачами и расходами
Автоматизировать и ускорить работу
Управление медиа
Управление потенциальными и клиентскими действиями
Получайте подробные отчеты и прогнозы

Особенность этого инструмента: Программное обеспечение рекламного агентства Advantage постоянно обновляется новыми и улучшенными функциями, чтобы помочь вашему агентству максимально раскрыть свой потенциал.

Стоимость: По запросу

33. Easy Project

Easy Project — это простая, наглядная и интуитивно понятная программа для управления проектами.

Основные характеристики:

Диаграмма Ганта
Управление рисками
Управление портфелем
Шаблоны проектов

Что особенного в этом инструменте: Easy Project подходит для многих различных отраслей, от ИТ и разработки программного обеспечения до образования или волонтерских проектов.

34. ProWorkflow

ProWorkflow — еще одно решение для управления проектами, которое позволяет с легкостью назначать сотрудников, отслеживать время или переносить проекты.

Основные характеристики:

Информационная панель для обзора вашей рабочей нагрузки
Распределить задачи
Просмотр рабочей нагрузки по командам
Управление контактами и обмен файлами
Отправлять счета и расценки

Что особенного в этом инструменте: Удобное мобильное приложение позволяет вам отслеживать время, общаться и выполнять задачи на ходу.

Цена: От 22 долларов в месяц за пользователя для команд

Оцените эту альтернативу ProWorkflow!

35. Smartsheet

Smartsheet — это онлайн-платформа для выполнения работы, которая отлично подходит для управления и автоматизации совместной работы.

Основные характеристики:

Планы и график проекта
Наборы программ
Управление ресурсами
Отслеживание бюджета
Стратегическое планирование

Что особенного в этом инструменте: Smartsheet имеет полезный инструмент условного форматирования, который позволяет вам определять стиль заполнения параметров.

Цена: От 25 долларов США за пользователя в месяц для команд

Оцените альтернативу Smartsheet!

36. Celoxis

Celoxis — это универсальная платформа для портфолио проектов и управления работой.

Основные характеристики:

Расширенное планирование
Диаграммы Ганта
Сопровождение проекта
Финансовый менеджмент
Отчетная аналитика

Особенность этого инструмента: Celoxis предлагает варианты SaaS и On-Premise.

Стоимость: От 22,50 долларов США за пользователя в месяц за облачное решение, 450 долларов США за пользователя за локальное решение

37. Проницательность

Insightly — это мощная CRM-система с набором функций для управления проектами и бизнесом.

Основные характеристики:

Управляйте потенциальными клиентами, контактами, партнерами, поставщиками и поставщиками
Отслеживание проектной деятельности и показателей по вехам
Панель задач, наборы действий, отчеты и многое другое

Особенность этого инструмента: Insightly CRM адаптирован для любого уровня опыта — от начинающих пользователей CRM до экспертов по продажам.

Цена: От 15 долларов в месяц за пользователя для команд

38. Медный пр.

Copper Project упрощает рабочие процессы в качестве доступного и бесценного исполнительного инструмента, от крупных многонациональных проектов до небольших домашних предприятий.

Основные характеристики:

Совместные просмотры проектов и задач
Шаблоны проектов
Таймеры задач
Обмен файлами

Что особенного в этом инструменте: Copper предлагает простоту в управлении ресурсами проекта и коммуникации.

Стоимость: От $ 41,5 в месяц

39. Clarizen

Clarizen — это облачное решение для управления совместной работой, которое позволяет вашей команде просматривать и выполнять план проекта для больших и малых проектов.

Основные характеристики:

Неограниченное количество проектов
Автоматизированные и повторяемые процессы, предупреждения и рабочие процессы
Социальное сотрудничество
Отслеживание бюджета и управление расходами

Что особенного в этом инструменте: Clarizen предлагает настраиваемые рабочие процессы — настройте Clarizen в соответствии с бизнесом вашего предприятия, а не наоборот.

Цена: Цена по запросу

40. ProjectManager.com

ProjectManager.com — это программа для планирования проектов, полностью интегрированная с Google Apps, Microsoft Word, Excel и Project. Он предоставляет полный набор инструментов, от планирования до отслеживания прогресса и отчетности, для достижения целей вашего проекта и управления вашей командой.

Основные характеристики:

Инструменты управления задачами
Диаграммы Ганта
Разработчик проекта
Табель учета рабочего времени

Что особенного в этом инструменте: ProjectManager.com полезен для удаленных команд, поскольку он позволяет вам обмениваться проектами и обсуждать их в сети, создавать групповые обсуждения и приглашать членов команды в чат онлайн или по мобильному телефону.

Стоимость: От 15 долларов США за пользователя в месяц

41. Раветри

Ravetree — это надежная платформа, созданная для гибких организаций, которая включает управление проектами, отслеживание временных затрат, планирование ресурсов и управление цифровыми активами. Это подходящий выбор не только для разработчиков программного обеспечения, но и для инженеров, некоммерческих организаций, сотрудников высшего образования и т. Д.

Основные характеристики:

Интуитивно понятный интерфейс
Отличная система поддержки
Гибкие инструменты встроены прямо в платформу
Простота сотрудничества и общения между командами
Учет времени и расходов

Что особенного в этом инструменте: Ravetree имеет встроенные инструменты Agile, в том числе возможность создавать команды Scrum и Kanban, планировать спринты, эпические и пользовательские истории, а также определять размер сюжетов.

Цена: от $ 29 за пользователя в месяц

42. Высотка

Highrise — правильный и более продуманный способ отслеживать людей, разговоры и задачи, которые являются жизненно важными для вашего бизнеса

Основные характеристики:

Хранить важную электронную почту
Прикрепите документы и файлы
Управляйте тем, кто что видит, с помощью доступных настроек конфиденциальности
Следите за важными задачами
Распределить задачи по команде

Что особенного в этом инструменте: Highrise был разработан, чтобы упростить ваш рабочий процесс, ни больше, ни меньше — настолько просто!

Цена: От 24 долларов в месяц для небольших команд, от 49 долларов в месяц для больших команд

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

Дополнительная литература

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для малого бизнеса в 2021 году

Управление проектами в условиях малого бизнеса может быть обманчиво сложной задачей.Конечно, задействовано меньше людей и меньше процессов, в которых нужно ориентироваться. Но в крупных компаниях часто есть специальный менеджер по маркетингу, другой — по продажам, а третий — по разработке продуктов. С другой стороны, руководитель проекта малого бизнеса курирует несколько отделов и, вероятно, носит много других шляп.

Подключите программное обеспечение для управления проектами к другим приложениям.

Важно найти программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам добиться максимальной отдачи, одновременно управляя всем остальным на вашей тарелке.Мы просмотрели более 75 программных решений для управления проектами, чтобы найти инструменты с набором функций, специально разработанным для малых предприятий. Здесь мы представим лучших из лучших.

8 лучших приложений для управления проектами для малого бизнеса

Asana для максимальной гибкости проекта
Airtable для фанатиков электронных таблиц
Trello для визуального управления проектами
AND.CO для фрилансеров
000

Wrike для управления проектами по электронной почте
Yodiz для Agile и Scrum-команд
Basecamp для автоматизации командных проверок

Что делает отличное программное обеспечение для управления проектами для небольших предприятия?

Несмотря на всю шумиху вокруг популярных методологий проектов (Scrum, Lean, Agile — вы называете это), на самом деле не существует универсального решения.Каждая команда уникальна: рабочие процессы, ресурсы и требования к рабочему дню сильно различаются от одной компании к другой. Итак, как мы выбрали лучшие приложения для управления проектами?

Мы начали с того, что каждое приложение соответствовало некоторым основным критериям, которые, по нашему мнению, были незаменимыми.

Сотрудничество для команд и / или клиентов . Успешных проектов не бывает вихря. Все приложения, попавшие в список, предлагают определенный уровень совместной работы внутри приложения, например встроенный чат или обмен файлами, или надежную интеграцию с таким инструментом, как Slack.
Возможности интеграции . Рабочие процессы управления проектами лежат в основе вашей компании, поэтому все приложения должны быть интегрированы с другими приложениями в вашем техническом стеке.
Мобильное приложение. Вам не нужно сидеть в офисе на рабочем столе, чтобы оставить комментарий или вопрос по проекту. Мы выбрали приложения для управления проектами, которые также предлагают мобильное приложение.
Чистые приложения для управления проектами. Существует множество вариантов программного обеспечения, которые включают управление проектами или задачами в качестве небольшого подмножества функций, но в этой статье мы рассматривали только приложения, которые в первую очередь ориентированы на управление проектами.
Надежные командные роли и разрешения . Чем больше людей вы привлекаете к проекту, тем важнее устанавливать настраиваемые разрешения для проекта. Некоторым людям может просто потребоваться доступ только для просмотра, в то время как другим нужны полные права администратора.

В дополнение к этим нарушителям сделки мы задали себе ряд вопросов при тестировании приложений:

Есть ли активная команда разработчиков, которая поддерживает программное обеспечение в актуальном состоянии и не содержит ошибок?
Является ли интерфейс интуитивно понятным, или вам нужно потратить значительное количество времени на чтение руководств только для того, чтобы использовать основные функции?
Предлагает ли приложение некоторую гибкость, чтобы вы могли создать свою собственную методологию управления проектами, или оно пытается заставить вас работать в негибком потоке?

Отсюда мы составили окончательный список из восьми приложений для управления проектами, которые обеспечивают мощную поддержку малому бизнесу.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для максимальной гибкости проекта

Asana (Интернет, iOS, Android)

В загроможденном мире современного программного обеспечения для управления проектами Asana выделяется как чрезвычайно эффективный инструмент, поддерживающий несколько стилей управления проектами , давая вам полный контроль над тем, как вы хотите визуализировать и организовать свою работу.

Его интерфейс интуитивно понятен и хорошо продуман, с простой иерархией элементов. Слева находится боковая панель навигации, где вы можете получить доступ к различным проектам, статистике, почтовому ящику сообщений и вашему личному списку задач.В основной области отображается список задач, сроки их выполнения и назначенные задачи. Каждая задача может быть назначена нескольким проектам в случае перекрытия и может иметь бесконечное количество подзадач.

В чем Asana больше всего выделяется, так это в ее гибкости: нет правильного или неправильного способа создания проекта, разделов проекта или задач. Представление по умолчанию — это формат списка, который прост и удобен для поиска сроков выполнения и исполнителей. Но вы также можете переключиться на доску, временную шкалу, календарь или макет панели мониторинга.

Asana позволяет создавать шаблоны задач и проектов, но ее настройка по умолчанию полностью открыта: единственная необходимая часть любой задачи — это заголовок. После этого вы можете добавить описание, организационные теги, настраиваемые поля (доступны с платными планами), сроки выполнения, исполнителей и многое другое. Тем не менее, со всеми возможностями для добавления информации к вашим задачам интерфейс Asana относительно чистый. Это помогает не отвлекаться от инструмента управления проектами и самой работы.

Для большей гибкости используйте интеграции Asana Zapier для подключения Asana к вашим любимым приложениям, таким как Gmail и Slack. Для вдохновения посмотрите, как другие команды интегрируют Asana в свои рабочие процессы.

Asana Цена : Бесплатно для 15 членов команды и базовые функции; от 10,99 долларов США за пользователя в месяц (с ежегодной оплатой) для плана Premium, который включает дополнительные функции, такие как консоль администратора, расширенная отчетность, настраиваемые поля и многое другое.

Если вам не нравится интерфейс Asana, попробуйте Zoho Projects или Freedcamp, оба из которых предлагают гибкие форматы проектов.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для фанатиков электронных таблиц

Airtable (Интернет, macOS, iOS, Windows, Android)

Если вам нравится чистый, упорядоченный вид электронной таблицы, но вы хотите, чтобы у нее было немного больше возможностей, попробуйте Airtable. Это универсальное приложение для работы с базами данных в виде электронных таблиц, которое может помочь вам управлять любым проектом, от редакционных календарей до спринтов Scrum для ваших проектов разработки продуктов.

Проекты Airtable управляются в базах. Чтобы создать основу, вы можете выбрать один из десятков готовых шаблонов, импортировать существующую электронную таблицу или начать с нуля.Готовые шаблоны хорошо организованы по типам проектов и предварительно заполнены образцами содержимого, поэтому вы можете легко представить себе, как запускать свой проект. Каждая строка в базе представляет собой запись, которая может включать в себя любое настраиваемое поле, которое вы можете придумать.

Airtable предлагает все, что вам нравится в электронных таблицах (фильтры, уравнения и сбор данных из других источников, и многие другие), но в формате, в котором гораздо проще ориентироваться. Каждый столбец имеет определенное обозначение, будь то короткий или длинный текст, вложения файлов, теги с множественным выбором или флажки.

Самая лучшая часть управления проектами — это то, что вы можете добавить несколько представлений, так что вы можете переключаться между электронной таблицей и другими форматами, такими как доска Канбан или календарь. Это означает, что вы можете поместить все подробные данные проекта в записи и по-прежнему просматривать эту информацию в нескольких простых для сканирования форматах.

Благодаря интеграции Airtable с Zapier, вы можете подключить Airtable к вашим любимым приложениям, чтобы вы могли делать такие вещи, как автоматическая отправка ответов формы в таблицу управления проектами.Попробуйте один из способов автоматизации, описанных ниже, или ознакомьтесь с 3 рабочими процессами, которые помогут вам стать экспертом в Airtable.

Airtable Price : бесплатно для неограниченного количества пользователей и до 1200 записей на базу; от 10 долларов США за пользователя в месяц для плана Plus с до 5000 записей на базу и 5 ГБ вложений.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для визуального управления проектами

Trello (Интернет, macOS, Windows, iOS, Android)

Trello — это простой и наглядный способ организовать свои проекты с помощью досок канбан.И, в отличие от большинства программного обеспечения для управления проектами, у Trello нет такой кривой обучения: ваша команда сможет быстро приступить к работе благодаря интуитивно понятному интерфейсу с перетаскиванием.

Начните с создания новой доски с нуля или выберите шаблон из десятков вариантов по маркетингу, продажам, дизайну, управлению командой и т. Д. Каждую доску Канбан можно настроить так, чтобы она имитировала стандартный формат Agile: список невыполненных, незавершенных и завершенных задач. Или вы можете проявить фантазию и использовать доски в качестве инструментов для выработки идей или совместной работы, где групповые идеи компилируются, а затем сортируются и утверждаются по мере необходимости.Карточки (то есть задачи) могут включать контрольные списки, даты выполнения, теги, вложения, изображения, комментарии и многое другое.

Когда вы начнете выполнять задачи, просто перетащите карточки в соответствующий список. Вы можете отслеживать все комментарии и задачи, в которых упоминается вас или что вы смотрите, из меню действий.

Trello является мастером простоты Канбан и поэтому заслужил положительную репутацию. Но в этом также заключается его самая большая слабость: например, если у вас есть сложные задачи с множеством зависимостей, функции Trello не работают.(Да, есть обходные пути, но они не встроены и их сложно настроить.)

Чтобы помочь расширить функциональность Trello, используйте интеграции Trello Zapier для подключения Trello к вашим любимым приложениям, таким как Google Calendar и Slack, поэтому нет задачи проваливаются. Вот несколько примеров того, как интегрировать Trello с другими вашими инструментами.

Trello Цена: В бесплатный план входит неограниченное количество досок и пользователей, 10 командных досок, одно Power-Up на доску и вложения размером до 10 МБ; апгрейд за 9 долларов.99 за пользователя в месяц (оплата ежегодно) для плана бизнес-класса, который включает неограниченное количество командных досков и бонусов, вложения размером до 250 МБ и более детальный контроль разрешений.

Если вам нравятся списки Kanban, но Trello кажется слишком простым, обратите внимание на MeisterTask, который предлагает ценные функции для многопользовательских проектов (например, зависимости задач).

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для фрилансеров

AND.CO (Интернет, macOS, iOS, Android)

Как фрилансер, вы можете иметь те же потребности, что и крупный бизнес (контракты, счета, сложные проекты, и документация), но у вас почти наверняка нет того же бюджета.AND.CO — это универсальный инструмент, который обеспечивает большую ценность при разумных вложениях.

Хотя AND.CO предлагает все стандартные функции управления проектами, которые вы ожидаете, он также предлагает гораздо больше, например возможность создавать предложения и контракты, отправлять счета и собирать платежи. Даже со всеми этими функциями сам интерфейс понятен и прост в навигации, а левая боковая панель обеспечивает легкий доступ к вашим клиентам, проектам, счетам и многому другому. После создания все проекты назначаются конкретному клиенту в вашей учетной записи и включают в себя оплачиваемые предметы.У вас есть полная гибкость в отношении того, как вы выставляете счета своим клиентам, независимо от того, есть ли у вас один счет, подлежащий оплате в конце проекта, или повторяющиеся счета на протяжении всего проекта.

AND.CO также включает встроенный инструмент учета рабочего времени, что означает, что он позаботится о почасовой ставке и расчетах за вас. Когда пришло время выставить счет клиенту, вы просто просмотрите потраченное время и нажмите «Отправить».

Из всех представленных здесь приложений для управления проектами AND.CO наименее ориентирован на чисто функциональные возможности управления проектами.Вы не упустите ни одной из основных функций управления проектами, но вы не сможете управлять сложными проектами от начала до конца так же эффективно, как другие приложения. Однако преимущество того, что все ваши клиентские документы, счета-фактуры, проекты и платежи в одном месте, компенсирует это.

Если вы хотите сделать больше с AND.CO, вы можете использовать интеграцию Zapier от AND.CO: сохранять новые контракты AND.CO в Dropbox, добавлять новые контакты Google в качестве клиентов и многое другое.

AND.CO Цена : Бесплатно для одного активного клиента; 18 долларов в месяц для плана Pro для неограниченного количества активных клиентов и редактируемых контрактов.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами, требующими счетов-фактур

Paymo (Интернет, iOS, Android)

Если вам нужно выставлять счета клиентам, но у вас есть более сложные проекты, чем может поддерживать формат задач AND.CO, Paymo сделает свое дело.

Благодаря формату, ориентированному на выставление счетов, проекты настраиваются для каждого клиента, и вы можете решить, будет ли проект выставлен на счет по почасовой ставке или фиксированной плате (или не будет вообще). Поскольку в интерфейс встроен таймер, вы можете отслеживать время, потраченное на каждую задачу и проект, и Paymo автоматически создаст счет на основе этой информации.

Каждый проект содержит связанные с ним задачи и подзадачи с тремя вариантами просмотра работы: в виде списка, на доске Канбан или в календаре. Вы также можете использовать фильтр Paymo для сортировки всех ваших задач для каждого клиента и проекта по статусу, срокам выполнения, приоритетам и т. Д. В каждом проекте вы можете просматривать расписания, общаться с товарищами по команде и сохранять все связанные файлы для проекта.

Если большинство ваших проектов — это услуги для клиентов, требующие выставления счетов и выставления счетов, Paymo выделяется как доступный, но достаточно надежный вариант для обработки списков задач для нескольких членов команды.

Вы также можете использовать интеграцию Paymo с Zapier, чтобы связать свои внештатные проекты с другими рабочими процессами, такими как приложения для бухгалтерского учета или календаря.

Paymo Price : бесплатный план включает одного пользователя, неограниченное количество проектов, 1 ГБ хранилища и до трех счетов-фактур; обновление за 8,95 долларов США за пользователя в месяц для плана Small Office, который включает неограниченные счета, 50 ГБ хранилища и шаблоны проектов.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами по электронной почте

Wrike (Интернет, iOS, Android)

Независимо от того, насколько мощным является ваше приложение для управления проектами, вы неизбежно продолжите управлять некоторыми аспектами своих проектов через электронное письмо.Wrike делает это очень простым благодаря встроенной интеграции с электронной почтой, которая позволяет связать ваши действия с почтовыми ящиками с Wrike.

Эта интеграция электронной почты отличается от интеграции Gmail или Outlook в каталоге приложений. Вместо этого встроенная интеграция электронной почты настраивается в вашем профиле, и все, что вам нужно сделать, это добавить и подтвердить один или несколько адресов электронной почты «от». Любое сообщение, отправленное по адресу [email protected] и отправленное с одного из этих электронных писем, автоматически заполняется в Wrike.

Вы можете создать новую задачу Wrike, назначить задачу, добавить вложения, запланировать задачу, обновить статус задачи, назначить приоритет задачи, добавить комментарий или добавить задачу во вложенную папку или несколько папок — и все это по электронной почте.

Хотя вы можете добиться многого, даже не покидая папки «Входящие», в конечном итоге вы войдете в Wrike и оттуда сможете управлять проектами. На первый взгляд верстка проектов Wrike похожа на Asana. Но там, где гибкость Asana проистекает из открытой структуры, Wrike предлагает более структурированную гибкость, позволяя настраивать (и стандартизировать), какая информация является необходимой частью каждой задачи.

Например, вы можете добавить несколько настраиваемых полей к каждой задаче (например, числовой уровень приоритета, валюта, процент и т. Д.). После настройки каждой задачи она отображается в виде списка с несколькими столбцами, где каждый столбец представляет категорию информации в задачах. Для проекта разработки вас могут больше заботить уровни приоритета и процент выполнения, делая соответствующие столбцы более заметными, чем другие; для маркетинга наиболее важными могут быть сроки выполнения. В любом случае члены вашей команды всегда будут знать, какая информация требуется для каждой назначенной им задачи.

Хотите сделать с Wrike еще больше? Интеграция Wrike с Zapier позволяет автоматизировать работу и подключаться к таким приложениям, как Google Таблицы и Evernote.

Цена Wrike : бесплатный план включает неограниченное количество проектов и задач для пяти пользователей; обновление за 9,80 долларов США за пользователя в месяц (оплата ежегодно) до плана Professional, который включает диаграммы Ганта и общие информационные панели для пяти, 10 или 15 пользователей.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для команд Agile и Scrum

Yodiz (Интернет, iOS, Android)

Yodiz — мощный инструмент для команд, использующих методы Agile и Scrum. Он позволяет вам делать все необходимое для планирования ваших проектов, выпусков и спринтов: создавать пользовательские истории, вкладывать пользовательские истории в эпики, создавать спринты и устанавливать даты спринтов, добавлять оценки как в очках истории, так и в часах, а также просматривать прогресс спринта в спринте. доска.

Yodiz не так прост, как Trello или Asana — вам потребуется немного времени, чтобы привыкнуть к макету и изучить все, что вы можете делать с помощью этого инструмента. И есть много , которое вы можете сделать с Yodiz, с выделенными вкладками для списка дел, отслеживания проблем, спринтов, выпусков, эпиков, невыполненных работ, доски планирования и гибкой доски. Если вас перегружают, вкладка To Do — отличное место для начала, предлагая общий обзор выполняемых задач, открытых пользовательских историй и открытых проблем на уровне проекта, спринта и выпуска.

Хотите сделать с Йодиз еще больше? Интеграция Yodiz с Zapier позволяет связывать задачи управления проектами с другими приложениями, такими как GitHub и Slack.

Yodiz Цена : бесплатно для начального плана, который включает неограниченное количество проектов для трех пользователей; для более чем трех пользователей перейдите на план отслеживания проблем за 3 доллара США за пользователя в месяц.

Чтобы найти другие приложения для управления проектами, предназначенные для решения самых сложных задач управления проектами, которые требуются разработчикам, взгляните на Jira, Aha !, или Taiga.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для автоматизации командных проверок

Basecamp (Интернет, iOS, MacOS, Android, Windows)

Управление проектами иногда может ощущаться как бесконечное количество писем, встреч, встреч и т. Д. и пинги для отслеживания ежедневных или еженедельных обновлений статуса. Basecamp помогает вашей команде сэкономить время и повысить продуктивность за счет автоматизации этих проверок, позволяя вам регулярно задавать вопросы своей команде, объединяя все ответы в одну удобную цепочку.

У вас есть открытое текстовое поле, в котором можно задать любой вопрос из раздела «Над чем все работают?» на «Что вы сделали сегодня?» Затем вы можете запланировать вопрос с ежедневной, еженедельной, двухнедельной или ежемесячной периодичностью, настроить точное время, в которое он будет задан, и выбрать, кто его получит. Члены группы получают уведомление, когда пора отвечать, и все вопросы появляются в вашем представлении команды.

Вы можете оставаться на связи со своей командой еще больше, используя интеграцию Basecamp с Zapier, подключив Basecamp к другим вашим любимым приложениям, таким как Slack или Dropbox.

Basecamp Цена: Бесплатно для трех проектов и 20 пользователей. Обновите до Basecamp Business за 99 долларов в месяц, чтобы получить неограниченное количество проектов и пользователей, 500 ГБ хранилища и многое другое.

Какое программное обеспечение для управления проектами вам следует использовать?

Выбирая приложение для управления проектами, задайте себе несколько вопросов: цените ли вы гибкость или структуру? Вам нужны подробные метрики по вашим проектам? Какие данные о ваших проектах нужно хранить?

Каждое приложение в этом списке предлагает бесплатную версию, которая позволяет вам протестировать его.Мы предлагаем вам выбрать тот, который вам больше всего подходит, и попробовать. Если это не сработает, перейдите к следующему инструменту.

Просто помните, что лучшая методология — это та, которая дает вам структуру и психологическую поддержку, необходимую для эффективного выполнения ваших проектов с качественными результатами.

Эта статья, изначально опубликованная в апреле 2019 г., была дополнена вкладом Эмили Эспозито.

Определение системы управления проектами

Управление проектами заняло законное место в эволюции теории управления.Одновременно с появлением управления проектами появился «системный подход» к управлению. Цель данной статьи — предложить способ объединения управления проектами и системного подхода в рамках системы управления проектами . Во-первых, краткий обзор «системного подхода».

Системный подход

«Системный» подход описывает способ решения сложных проблем и возможностей в организациях; в последние годы этот подход получил широкую огласку в профессиональных журналах и в популярной прессе.Литература варьируется от эзотерических рецептов о природе системного подхода в профессиональных журналах до рецептов «поваренной книги» в популярной прессе.

Системный подход часто описывается как дисциплинированный взгляд на мир, решение проблем и использование возможностей в этом мире. Некоторые авторы описывают системный подход как процесс раздувания проблемы до ее самых больших размеров », а затем переопределение проблем, анализ, синтез, улучшение с помощью обратной связи и, наконец, проверка альтернативных вариантов действий в процессе принятия решений.Другие рассматривают мир, его проблемы и возможности в системном контексте как «все», связанное со «всем остальным». Определение системы в словарных терминах как «организация или сложное целое; сборка или комбинация вещей или частей, образующих сложное или единое целое », является хорошей отправной точкой для соотнесения значения« системы »с управлением проектом.

Если рассматривать управление проектами в его системном контексте, мы можем говорить о системе управления проектами , которая по своей сути содержит набор подсистем, составляющих более крупную систему.Эффективность этой более крупной системы зависит от эффективности поддерживающих подсистем по отдельности, а также от того, как эти подсистемы объединяются в более крупную систему, когда она функционирует как единое целое. Именно то, как система управления проектами работает как единое целое в своей среде, в конечном итоге определяет успех или неудачу управления проектами в организации.

Разработка концепции управления проектами в терминах системы требует, чтобы система управления проектами рассматривалась в как можно более широком контексте.Этот контекст «системной точки зрения» необходимо учитывать при внедрении управления проектами в организации. Слишком часто менеджер преобразовывает свою организацию в «матричную» форму структуры, не задумываясь о том, что происходит в окружающей среде, путем полного изменения «системы». По прошествии некоторого времени «матричная» форма организационной структуры перестала работать. Например:

— Члены организации могут не полностью понимать возникшие разнообразные модели полномочий и ответственности.Есть межличностный конфликт; люди сопротивляются изменениям в личных и организационных отношениях, которые влечет за собой управление проектами.

— Информационные потоки, отчеты о работе, выполненной по проекту в рамках организации, стали более сложными и взаимосвязанными, пересекая различные организационные функции и уровни, поскольку информация запрашивается на основе проекта .

— Менеджеры чрезмерно защищают свои организационные функции и уровни, поскольку информация запрашивается на основе проекта .

— Менеджеры начинают чрезмерно защищать свою организационную «территорию» и свою веру в одностороннее право выделять ресурсы на этой территории.

— Управление работой в организации становится затруднительным и запутанным. Неопределенность возникает в связи с вопросом: «Кто на самом деле отвечает за работу над проектом, если работа разделена на несколько различных функциональных элементов организации?»

— Людей беспокоит очевидное нарушение единоначалия , когда им приходится работать на двух боссов.Вопрос: «Кто на кого работает?» часто повышается.

— В организации нестабильная «культурная среда». Люди действительно не знают, что является приемлемым поведением, особенно в отношении их отношений отчетности в матричной организации.

По прошествии некоторого времени люди начинают понимать, что управление проектами работает не так, как ожидалось. Все по-прежнему в значительной степени делается традиционным образом, но с большим количеством споров, разочарований и разногласий.Матричная организация не понятна! Людям в целом не нравится идея управления проектами; они тоскуют по «старым добрым временам», когда все знали, что происходит!

Общее состояние дискомфорта, которое испытывают члены организации, вероятно, возникло по нескольким причинам. Первый , управление проектом не признавалось в контексте всей системы; он был введен в организацию без какой-либо оценки того, каким будет общий «системный эффект». Второй , недостаточное внимание было уделено подготовке людей к культурным изменениям, которые возникают, когда в организации внедряется управление проектами. В следующих разделах этой статьи будет предложен «системный подход» к управлению проектами через определение управления проектами в терминах систем.

Определение системы управления проектами

Если взять понятие «система» в качестве основы для описания управления проектом, можно описать «подсистемы» следующим образом:

Подсистема вспомогательной организации или организационная структура, которая используется для наложения проектных команд на функциональную структуру.Получившаяся «матричная» организация отображает формальные модели полномочий и ответственности, а также отношения личной отчетности, направленные на обеспечение организационного координационного центра для начала и завершения конкретных проектов. В таком организационном контексте обычно возникают две взаимодополняющие организационные единицы: Проектная группа и функциональные единицы.

Подсистема планирования проекта , которая занимается отбором проектов, определением целей и задач проекта, а также формулированием стратегии, с помощью которой эти цели и задачи будут достигнуты.В планах проекта прописаны как цели, так и средства для успешного выполнения проекта. План проекта определяет, как будут распределяться ресурсы для поддержки проекта с привлечением ресурсов организации, где бы они ни находились.

Подсистема управления проектом обеспечивает выбор стандартов производительности для графика проекта, бюджета и технических показателей. Эта подсистема занимается обратной связью с информацией для сравнения фактического прогресса с запланированным и инициированием корректирующих действий по мере необходимости.Обоснование наличия подсистемы управления возникает из-за необходимости мониторинга различных организационных единиц, выполняющих работу над проектом, с целью своевременного получения результатов в рамках бюджета.

Информационная подсистема управления проектами содержит данные , необходимые для эффективного управления проектами. Эта подсистема может быть неформальной по своей природе — состоящей из периодических встреч с участниками проекта, которые сообщают информацию о статусе своей проектной работы, — или официальной системой поиска информации, которая предоставляет частые «распечатки» того, что происходит.Эта подсистема обеспечивает интеллект, позволяющий членам проектной группы принимать и реализовывать решения по управлению проектом.

Методы и методология на самом деле не является подсистемой в том смысле, в котором здесь используется термин «подсистема». Такие методы и методологии, как: PERT, CPM, PERT — методы планирования, связанные с затратами, моделирование, симуляция, линейное программирование, регрессионный анализ и другие методы науки управления, которые помогают оценить факторы риска и неопределенности при принятии проектных решений.

Подсистема культурной * среды , в которой управление проектами практикуется в организации. Во многом природа культурной среды может быть описана в том, как люди — социальные группы — относятся к тому, как управление проектами осуществляется в организации. Эмоциональные модели социальных групп, их восприятие, отношения, предрассудки, предположения, опыт, ценности — все это способствует развитию культурной среды организации. Эта среда влияет на то, как люди действуют и реагируют, как они думают, чувствуют и что говорят в организации, и все это в конечном итоге определяет, что считается социально приемлемым поведением в организации.

Рисунок 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

На рисунке 1 изображена модель системы управления проектами, показывающая центральное положение проектной группы и взаимодействующих подсистем. Эти подсистемы взаимозависимы; их взаимодействие в конечном итоге отражается на эффективности и результативности достижения целей проекта. Успех проекта зависит от взаимодействия этих подсистем и того, как люди воспринимают адекватность культурной среды для облегчения эффективного управления проектом.

Подсистема культурной среды — дальнейший взгляд

С социологической точки зрения культура развивается на основе социальных и интеллектуальных паттернов внутри группы людей, имеющих определенную общую цель, цели, язык, обычаи, нравы и традиции. В организационном контексте культурная среда для управления проектами имеет дело с социальным выражением участников, участвующих в управлении проектами. Внутри таких организаций возникает культурная система, которая отражает определенные модели поведения, характерные для членов этой организации.Такие поведенческие характеристики влияют на отношение и образ жизни людей. Общество управления проектами состоит из множества участников, играющих разные организационные роли. Начальство, подчиненные, коллеги, соратники — все вместе работают над завершением проекта. Культурная среда, которая в конечном итоге возникает, зависит от того, как участники чувствуют себя и действуют в рамках организационной среды.

Культурная среда организации — это не только ее люди.Это люди, объединенные политикой, планами, процедурами и формальными организационными отношениями отчетности для достижения целей проекта через матричную организацию. Предполагаемые формальные отношения матричной организации изображены в организационных схемах, руководствах по управлению проектами, должностных инструкциях, политиках, планах, процедурах и другой документации. Эта документация разработана, чтобы установить «формальный» способ ведения дел в организации.

Существуют и другие культурные силы, которые явно не указаны в каких-либо официальных документах, и которые возникают через «неформальную» организацию.В культурном смысле эти неформальные способы ведения дел помогают развивать или сдерживать определенное поведение со стороны людей. Такое поведенческое отношение часто демонстрируется заявлением: «Ну, вот так мы и здесь делаем».

Эта культурная среда отражает предрассудки и modus operandi ключевых людей в организации, как тех, кто занимает формальные руководящие роли, так и тех людей, которые стали «неформальными» лидерами, способными влиять на других через свою личную харизму, знания и т. Д. опыт, навыки межличностного общения, социальные связи и т. д.

Культурная среда для системы управления проектами важна, поскольку эта культура в конечном итоге определяет, что должно быть выполнено и как это будет сделано. Эта среда влияет на то, как решения принимаются и реализуются в матричной организации. Описательное резюме культурной среды, которая может способствовать успешному управлению проектом, отражает определенные факторы, такие как следующие:

Консенсусный подход к принятию решений , посредством которого участники проекта активно участвуют в определении вопроса или проблемы, а также в разработке курсов обучения. действия по разрешению проблем и возможности в управлении проектом.

Явная формальная модель матричных организационных отношений , которая очерчивает формальные стандарты полномочий и ответственности руководителей проектов, генеральных менеджеров, функциональных менеджеров и других лиц, работающих над проектом.

Роль противника , которую принимает на себя любой участник проекта, который чувствует, что «что-то не так» в управлении проектом. Такая роль противника ставит под сомнение цели, стратегии, задачи — и задает сложные вопросы, которые необходимо задать во время управления проектом.Такие спонтанные роли противника могут обеспечить ценную «систему сдержек и противовесов» для защиты от нереалистичных или чрезмерно оптимистичных решений. Социально приемлемая роль противника способствует тщательной и объективной разработке «баз данных», на основе которых принимаются решения.

Люди действительно участвуют в управлении проектом. Они посвящают этому свое время и вовлекаются в планирование и управление ресурсами проекта. Как активные участники обсуждения проекта, они быстро предлагают новаторские идеи по улучшению проекта или «бьют тревогу», когда кажется, что дела идут не так, как следовало бы.

Структура организации и линии полномочий и ответственности, определяющие эту структуру, имеют тенденцию быть гибкими. Существует много компромиссов между этими линиями, когда люди берут на себя организационную роль, которую требует ситуация, а не то, что должно быть сделано в описании должности. Власть в таком организационном контексте тяготеет к человеку, который имеет наилучшие полномочия для вынесения необходимого суждения.

Менеджер проекта — это скорее помощник, чем активный «менеджер» людей. Он выполняет функции управления по планированию, организации и контролю, следя за тем, чтобы необходимые решения были приняты, а стратегии разработаны для реализации решений в проекте. Он создает условия для совместной работы участников проекта с экономическим и социальным удовлетворением.

Разработан процесс разрешения конфликта, который неизбежно возникает из-за распределения ресурсов между различными проектами .Менеджеры проектов и функциональные менеджеры знают, что у них будет свой «день в суде», чтобы обсудить, как скудные ресурсы будут распределены по различным проектам в организации.

Внедрение системы управления проектами в организации приводит к множеству изменений в культурной среде. Чтобы повысить шансы на успех, управление проектом следует рассматривать в «системном» контексте, и соответствующим образом разрабатывать стратегию его внедрения.

* Термин культура был введен в контексте стратегического планирования в документе: David I.Клеланд и Уильям Р. Кинг, «Развитие культуры планирования для более эффективного стратегического планирования», Long-Range Planning , сентябрь 1974 г.

Этот материал воспроизведен с разрешения владельца авторских прав. Несанкционированное воспроизведение этого материала строго запрещено. Для получения разрешения на воспроизведение этого материала обращайтесь в PMI.

Сравните 15 лучших программ для управления проектами 2021 года

Какое программное обеспечение является лучшим в своем классе?

Многие из решений PM в этом списке сосредоточены на том, чтобы быть мастерами на все руки, упаковывая как можно больше функций для назначения задач, навигации по совместной работе группы, статуса флага, выполнения распределения ресурсов и т. Д. И т. Д. тошнота.

Другой вид инструмента — «лучший в своем классе» или «пони с одним трюком» — делает противоположное и гипер-фокусируется на том, чтобы делать что-то действительно очень хорошо. Вы можете найти специализированные инструменты для таких вещей, как планирование ресурсов, коммуникация, управление задачами, создание диаграмм Ганта, создание отчетов, управление цифровыми активами и управление требованиями. Такие инструменты, как Slack (связь), Dropbox (хранилище) и Todoist (списки), являются примерами этих сверхспециализированных инструментов. Специализированные инструменты могут быть полезны, особенно для небольшой команды, работающей с нишевыми требованиями, небольшим количеством клиентов или сложными проектами с уникальными потребностями.

Нужно ли мне более одного инструмента?

Иногда! И это нормально. Однако, если вы не будете осторожны, вы получите набор несвязанного программного обеспечения SaaS, которое не синхронизируется должным образом. Вы используете один инструмент для общения, другой — для обмена файлами, а третий — для управления задачами, и ни один из них не будет говорить вместе за кулисами. Вы рискуете выполнить дублирующуюся работу, вводя одни и те же данные в каждое приложение.

Есть способ получше. Вместо того, чтобы использовать специальные инструменты и связывать их вручную, используйте инструмент управления проектами со встроенной функциональностью общих данных.Это способствует лучшему брифингу и контекстной коммуникации.

Каковы основные особенности инструмента управления проектами?

При определении хорошего инструмента управления проектами я сосредоточился на инструментах, которые облегчают выполнение аспекта. Это означает объединение людей для создания чего-то и перехода от А к Б.

Итак, что нужно для реализации проекта? Я выделил пять ключевых аспектов функциональности, которые упрощают реализацию проектов. Вы можете использовать их, чтобы избавиться от ваших наклеек и электронных таблиц, а также для более эффективного выполнения вашего проекта.

Списки задач проекта: Проекты состоят из подзадач, подзадач, контрольных списков и дел. Возможность определить, что нужно сделать, когда и кем, имеет решающее значение для успешной реализации проекта. Важны индивидуальные списки задач, а также списки, доступные для всей команды. Внутренняя проектная группа и / или удаленные члены команды должны иметь возможность с первого взгляда оценивать прогресс любого проекта или задачи.
Расписания: Временные шкалы, календари и диаграммы Ганта помогают отслеживать прогресс и знать, где задачи вписываются в более широкую схему проекта.Это ключ к возможности выполнить проект вовремя. Надежное, наглядное и редактируемое расписание — ключ к любому хорошему плану проекта.
Обмен файлами: Никто не любит тратить время на поиски случайных файлов. Возможность организовывать и обмениваться ключевыми файлами и активами проекта важна для эффективного выполнения проектов.
Связь: Хороший инструмент для совместной работы, позволяющий контекстно-зависимую коммуникацию по проекту, позволяет вам и вашей команде быстро решать вопросы.Регулярное общение с вашей командой и клиентом жизненно важно для отслеживания прогресса и поддержания всего в соответствии.
Отчетность: Ваша работа — знать, идет ли работа над проектом, и использовать эту информацию для коммуникации. Следовательно, важно знать, как продвигаются задачи проекта — будет ли он выполнен вовремя или нет?

В любом программном обеспечении нужно проводить грань между тем, что важно, а что нет. В моих критериях я сосредоточился на выполнении проекта .Это означает, что я не сосредотачивался на планировании интеллект-карты, выставлении счетов, вскрытии или других дополнительных возможностях. Однако, если перечисленные выше инструменты касаются каких-либо дополнительных функций (предпроектная оценка, пост-проектные аспекты и т. Д.), Это прекрасно! Просто я здесь не на этом.

Что вы думаете?

Что, по вашему мнению, мне не хватает в этом обзоре системы управления проектами? У вас разные критерии выбора инструмента PM? Мы будем рады узнать, есть ли у вас какие-либо предложения, советы или мысли по использованию такого программного обеспечения PM.Почему бы не поделиться ими, используя комментарии ниже?

Топ-20 лучших программ для управления проектами: обзор

Почему

Управление проектами (PM) часто по-прежнему занимает много времени и неэффективно? Вы все еще постоянно обновляете электронные таблицы, тонете в стикерах и участвуете в еженедельных встречах по обновлению? Это действительно пустая трата времени и усилий. Вы можете сразу получить полный обзор своего проекта с небольшой помощью подходящего программного инструмента.Сегодня существует более чем достаточно программного обеспечения для управления проектами , которое поможет вам оставаться на вершине каждого проекта.
Сообщение обновлено: май 2021 г.
В этой статье Mopinion объяснит, что такое программное обеспечение для управления проектами, выделит ключевые аспекты функциональности программного обеспечения для управления проектами, которые важно учитывать при выборе программного обеспечения для вашего бизнеса, и, конечно же, предоставит вам обзор лучших программ для управления проектами . программное обеспечение на рынке…
Что такое программное обеспечение для управления проектами?
Программное обеспечение для управления проектами — это программное обеспечение, используемое в широком спектре отраслей для планирования проектов, распределения ресурсов и составления графиков.Это позволяет менеджерам проектов, а также целым командам контролировать свой бюджет, управление качеством и всю документацию, которой обмениваются на протяжении всего проекта. Это программное обеспечение также служит платформой для облегчения сотрудничества между участниками проекта.
Что делает хорошее программное обеспечение для управления проектами?
От отслеживания результатов до управления ресурсами и от управления бюджетом до сотрудничества с членами команды — при запуске и управлении проектами необходимо учитывать множество факторов.Это верно и при выборе правильного программного обеспечения для управления проектами. Вот список из 5 основных функциональных аспектов программного обеспечения для управления проектами, которые помогут вам принять решение.
Списки задач — возможность назначать и обновлять статус задач, чтобы все в вашей команде были на одной странице
Расписания — многие инструменты предлагают календари, диаграммы Ганта или инструменты вех, которые помогают понять, где задача вписывается в проект в целом и сколько времени остается на ее выполнение.
Общий доступ к файлам — возможность совместного использования и систематизации ключевых проектных документов сокращает трату времени на поиск файлов
Связь — это критически важно для управления проектами, поскольку плавный обмен информацией означает быстрое и легкое решение проблем
Отчетность — это важно для всех членов команды, когда дело доходит до обновления себя по проекту в целом. Однако это также огромный плюс для руководителей проектов, которые хотят убедиться, что проект продвигается, а задачи выполняются своевременно.
Помня об этих аспектах, давайте взглянем на 20 лучших программ для управления проектами..
1. MeisterTask

Простая, но мощная структура Канбан MeisterTask упрощает управление проектами. Этот интеллектуальный, интуитивно понятный онлайн-инструмент для управления задачами, обладающий широким спектром возможностей для совместной работы, является популярным выбором для команд, которые ценят чистый визуальный дизайн и удобство работы с пользователем.
Такие функции, как просмотр, упоминание, теги и планирование задач, позволяют легко и приятно сотрудничать с коллегами как внутри компании, так и в домашнем офисе.MeisterTask также включает в себя первую в своем роде повестку дня: персональную доску, на которой можно закреплять и организовывать задачи из любого проекта. Несмотря на эту обширную функциональность, MeisterTask остается быстрой и логичной благодаря ряду интеллектуальной автоматизации и надежной встроенной интеграции с программным обеспечением, включая G Suite, Slack и GitHub.
Цена: MeisterTask предлагает бесплатную базовую версию с выбранными основными функциями. Pro (8,25 доллара США за пользователя в месяц) предлагает более полный набор функций для отдельных пользователей, в то время как команды лучше всего обслуживаются бизнесом (20 долларов США.75 / за пользователя / в месяц) и Enterprise (по запросу) пакетов.
Веб-сайт: www.meistertask.com
2. Базовый лагерь

Basecamp — популярное программное обеспечение для управления проектами, которое широко используется многими командами управления проектами. Это программное обеспечение предлагает несколько различных функций совместной работы, таких как выделенная область обсуждения, где пользователи могут оставлять комментарии. Кроме того, на вашу электронную почту ежедневно отправляется сводка проектов, над которыми работает ваша команда (например, статусы и обновления).Пользователи также могут участвовать в обсуждениях по электронной почте. Если вы не можете найти конкретный элемент, вы можете использовать мощный инструмент поиска этого программного обеспечения, чтобы найти файлы или разговоры. Однако к некоторым недостаткам можно отнести отсутствие контрольных точек и параметров настройки, а также невозможность добавить предполагаемую продолжительность задачи или назначить ее более чем одному пользователю.
Стоимость: Basecamp доступен для предприятий за 99 долларов в месяц. Для учителей и студентов это совершенно бесплатно.
Веб-сайт: www.basecamp.com
3. Отличный

Nifty — это инструмент управления проектами новой волны, который сокращает циклы разработки проектов и повышает продуктивность команды за счет объединения всех важных функций управления проектами в одном программном обеспечении. Конечным результатом является ориентированный на этапы прогресс, который вдохновляет команды и гарантирует, что цели организации остаются в соответствии с графиком. Программное обеспечение Nifty позволяет управлять задачами как через канбан, так и через список, имеет встроенный календарь, который может быть интегрирован с Google, а также общий доступ к файлам и документам.Сотрудничество в Nifty естественно, потому что у каждого проекта есть отдельная ветка обсуждения, поощряющая общение с конкретными проектами. У Nifty также есть интеграция с Github, которая действительно делает Nifty уникальным, поощряя межведомственное сотрудничество, как никто другой.
Цена: Цена Nifty варьируется от 39 долларов за 10 членов команды, 79 долларов в месяц за 25 членов команды и 124 доллара в месяц за 50 членов команды. В каждом плане команды могут пригласить столько гостей или клиентов, сколько захотят, без дополнительной оплаты.
Веб-сайт: www.niftypm.com
4. Коллективные проекты

Teamwork Projects — отличное программное обеспечение для управления проектами для опытных пользователей. Teamwork Projects включает в себя все инструменты, которые вам понадобятся для отслеживания развития проекта. Приложение довольно гибкое и включает в себя различные интуитивно понятные функции, такие как управление задачами, вехи (например, вы можете связать списки задач с вехами), обмен сообщениями, хранилище файлов, инструменты отслеживания времени и многое другое.Работа в команде также помогает проектным группам визуализировать проект с помощью отмеченного календаря, диаграммы Ганта и отчетов о настройке. Поддержка управления файлами доступна через DropBox, Google Drive и Box.com.
Цена: Цена может варьироваться от 69 долларов в месяц (малый офис) до 269 долларов в месяц (бизнес). Они также предлагают корпоративный пакет (цены доступны по запросу).
Веб-сайт: www.teamwork.com
5. ProofHub

ProofHub — это онлайн-приложение для управления проектами, в котором упор делается на простоту.Это программное обеспечение для управления проектами предназначено в основном для малого и растущего бизнеса. Проекты назначаются группам и клиентам, которые могут обсуждать, делиться и редактировать. Proofhub также предлагает создавать пользовательские роли для создания диаграмм Ганта. Ниже приведены некоторые из подкомпонентов ProofHub: настраиваемые роли, управление задачами, рабочие процессы и доски, диаграммы Ганта, отчеты, отслеживание времени, обсуждения, чат, календарь, управление файлами, заметки и уведомления в приложении.
Цена: Стоимость ProofHub варьируется от 45 до 99 долларов в месяц в зависимости от количества проектов и необходимого хранилища.
Веб-сайт: www.proofhub.com
6. Zoho Projects

Zoho projects — это обширное программное обеспечение для управления проектами с чистым и понятным интерфейсом. Это программное обеспечение охватывает следующие области: от планирования проектов (разбиение проектов на управляемые единицы) и диаграмм Ганта (для визуализации хода выполнения задач) до инструментов отчетности, программного обеспечения для совместной работы (для облегчения контактов между консультантами, поставщиками, сотрудниками и клиентами) и документооборота. Управление.Его также можно интегрировать с такими инструментами, как Google Apps и DropBox. Вот более подробный взгляд на Zoho.
Цена: Zoho предлагает бесплатный план, который включает 1 проект и 10 МБ хранилища, экспресс-план (25 евро в месяц), премиум (50 евро в месяц) и корпоративный тариф (80 евро в месяц). Все эти последние планы зависят от количества проектов и места для хранения.
Веб-сайт: www.zoho.eu
7. Trello

Trello отличается от других программ для управления проектами тем, что является онлайн-канбан-инструментом.Это означает, что он визуализирует весь проект в одном единственном представлении. Trello позволяет создавать карты и перемещать их по «доске». Эти карточки могут отображаться, например, разговоры или списки дел, которые можно разместить на доске, что сделает их доступными для любого из назначенных пользователей инструмента.
Цена: Trello предлагает бесплатный пакет (с неограниченным количеством досок, списков, карточек и участников). У него также есть пакет бизнес-класса, который стоит 9,99 долларов в месяц, который включает неограниченное количество «бонусов», которые представляют собой различные функции и интеграции, и корпоративный пакет, который стоит 20 долларов.83 / мес.
Веб-сайт: www.trello.com
8. JIRA

JIRA — популярное программное обеспечение для управления проектами, предназначенное в основном для гибких групп разработчиков программного обеспечения. В рамках программного обеспечения эти команды могут создавать настраиваемые доски схватки, доски канбан и использовать гибкую отчетность (в режиме реального времени). Пользователи также могут отслеживать ошибки, просматривать нерешенные проблемы и отслеживать время, затраченное на выполнение задачи. JIRA поставляется с надежным набором API-интерфейсов, которые позволяют пользователям подключать его ко многим сторонним программам.
Цена: Цена варьируется от 10 до 1500 долларов в месяц в зависимости от количества пользователей. Также есть возможность развернуть JIRA на собственном сервере за единовременную оплату.
Веб-сайт: www.atlassian.com
9. Асана

Для организации работы программное обеспечение Asana для управления проектами предлагает Задачи, проекты, беседы и информационные панели. Многие довольные пользователи говорят, что самая интересная функция, которую может предложить этот инструмент, — это возможность добавлять поля клиентов и отслеживать только то, что важно для вас.Программное обеспечение также предлагает страницы групп, на которых все могут делиться идеями и обсуждениями, а также «умный ящик», где члены команды получают только важные обновления проекта, а не все сообщения туда и обратно. Он может быть интегрирован с большим количеством других систем, включая Google Drive, DropBox, Github, MailChimp и другие.
Цена: Asana предлагает бесплатную базовую версию, однако бизнес также может подписаться на премиум (9,99 долларов в месяц) или корпоративный пакет, который предлагает больше контроля и поддержки (цены по запросу).
Веб-сайт: www.asana.com
10. Monday.com

Начните с Monday.com с создания личного рабочего процесса. С помощью этого рабочего процесса вы можете визуализировать и выделять такие элементы, как управление временем, текст или местоположения. Вы можете поделиться этим инструментом и работать с ним со всей командой и сэкономить время, записывая только важные документы и разговоры.
Стоимость: Monday.com предлагает различные платные планы в зависимости от размера компании и количества пользователей.Начиная с Basic 17 евро (2 пользователя в месяц) до Pro 39 евро (2 пользователя в месяц). Они также предлагают пакет Enterprise (цены доступны по запросу).
Веб-сайт: www.monday.com
11. Wrike

Wrike — это облачное программное обеспечение для совместной работы и управления проектами. Этот инструмент помогает пользователям отслеживать повседневные операции и гарантирует, что проект будет завершен в рамках определенных рамок и заранее определенной стоимости. При настройке задач Wrike можно интегрировать с другими бизнес-инструментами, такими как Google Apps, Microsoft Excel, Dropbox и многими другими.
Приложение wrike также позволяет преобразовывать электронные письма в задачи. Эта интеграция электронной почты также позволяет пользователям создавать, назначать или редактировать документы из своей учетной записи электронной почты.
Стоимость: Wrike предлагает бесплатную версию, профессиональную версию (5-15 пользователей, 9,80 долларов США за пользователя в месяц), бизнес-версию (5-200 пользователей, 24,80 доллара США за пользователя в месяц), версию для маркетологов (34,60 доллара США за пользователя). в месяц) и корпоративную версию (цены доступны по запросу).
Веб-сайт: www.wrike.com
12. Adobe Workfront

Adobe Workfront — это удобное программное обеспечение для управления проектами, которое предлагает настраиваемые информационные панели проекта, отчеты в режиме реального времени и четкую видимость всех текущих задач и операций. Он также предлагает инструменты для планирования мощностей и приоритезации проектов, а также уведомляет группы о незавершенной работе. Workfront можно интегрировать с другими системами, такими как Adobe Creative Cloud, Google Drive и Microsoft Outlook.
Стоимость: Стоимость всех пакетов доступна только по запросу.
Веб-сайт: www.workfront.com
13. Hubstaff

Hubstaff — отличный инструмент с автоматизированными рабочими процессами, основанный на гибкой методологии. С Hubstaff вы можете сосредоточиться на своих спринтах, расставляя приоритеты по задачам, автоматизируя встречи и легко обмениваясь комментариями и статусом проекта с членами вашей команды.
Стоимость: Hubstaff предлагает бесплатный тарифный план для 5 пользователей.
Веб-сайт: www.hubstaff.com
14.LiquidPlanner

LiquidPlanner — это программа для управления проектами, которая автоматически адаптируется к вашему бизнесу. Например, при изменении приоритетов и ресурсов пользователя программное обеспечение автоматически обновляет эти изменения. Это программное обеспечение также обеспечивает межпроектную прозрачность, показывая информацию о ходе выполнения, рисках и бюджетах для всех проектов сразу. Расширенная аналитика помогает пользователям управлять производительностью проекта, просматривать затраты и прибыль, а также отслеживать использование ресурсов, клиентские портфели и базовые тенденции.
Стоимость: LiquidPlanner имеет три пакета (в зависимости от размера команды и необходимых функций): Small Team (9,99 долларов в месяц), Professional (39 долларов в месяц) и Enterprise (69 долларов в месяц).
Веб-сайт: www.liquidplanner.com
15. Clickup

Clickup идеально подходит для управления процессами и задачами. Вы можете настроить свой рабочий процесс, назначать задачи и добавлять различные типы зависимостей для задач. Если вы работаете с Agile, этот инструмент вам подойдет. Управляйте своими спринтами, управляйте ресурсами, проверяйте загруженность вашей команды и работайте вместе с другими командами с помощью этого инструмента.
Цена: CickUp предлагает бесплатный план и платный безлимитный план (4,55 евро на пользователя в месяц) или бизнес-план (8,18 евро на пользователя в месяц).
Веб-сайт: www.clickup.com
16. TeamGantt

TeamGantt — это программное обеспечение для управления проектами, которое действительно хорошо подходит для малых предприятий. Его очень легко настроить и, вероятно, можно будет запустить в течение часа или двух. Программное обеспечение позволяет пользователям приглашать коллег к диаграмме Ганта, которую они также могут редактировать после предоставления доступа.Единственными слабыми сторонами TeamGantt являются общение и совместная работа в приложении.
Цена: Цена варьируется от 0 долларов в месяц (максимум 10 пользователей и 1 проект) до 175 долларов в месяц (неограниченное количество пользователей и проектов).
Веб-сайт: www.teamgantt.com
17. Задержка

Backlog — это инструмент управления проектами и совместной работы для разных команд в организации. Вы можете грамотно управлять проектами и задачами, и для каждой команды есть свои особенности. Команды продаж могут отслеживать потенциальных клиентов, а группы разработчиков могут назначать проблемы и проверять код с помощью этого единого инструмента.
Цена: Предлагает неограниченную и корпоративную версии, цены на обе версии предоставляются по запросу.
Веб-сайт: www.backlog.com
18. Celoxis

Celoxis входит в тройку лучших мировых программ для управления проектами. Это простое и понятное программное обеспечение с отзывчивым интерфейсом, которое включает в себя представление проектов в виде диаграммы Ганта и ряд различных финансовых инструментов, которые могут помочь отслеживать часы работы и доход от проекта.Celoxis размещает онлайн-версию (план SaaS), или пользователи могут размещать данные сами. Это программное обеспечение имеет множество замечательных функций, но что действительно выделяется, так это создание отчетов с расширенным механизмом отчетности, детализированными диаграммами, данными с временной привязкой и гибкими / доступными для общего доступа отчетами.
Цена: У Celoxis есть два пакета: SaaS (25 долларов США за пользователя в месяц) и On-Premise, который представляет собой услугу самостоятельного хостинга (450 долларов США за пользователя — единовременный платеж).
Веб-сайт: www.celoxis.com
19.Plutio

Plutio — это универсальная платформа для управления бизнесом, разработанная, чтобы помочь вам управлять проектами и задачами, создавать предложения и отправлять счета. Отслеживайте свое время из любого места и визуализируйте записи каждого времени в мощном табеле рабочего времени, с Plutio вы всегда будете организованы.
Стоимость: Plutio предлагает платный план для физических лиц 15 долларов в месяц, план Studio 20 долларов в месяц и групповой план 30 долларов в месяц.
Веб-сайт: www.plutio.com
20. ProjectManager.com

Последним, но не менее важным является ProjectManager.com. Этот отмеченный наградами инструмент имеет несколько приятных функций, включая управление задачами и табели учета рабочего времени, которые можно обновлять удаленно. Этот инструмент управления проектами также предлагает своим пользователям диаграммы Ганта, функции планирования проектов и информационную панель в реальном времени.
Цена: Цена начинается от 35 долларов в месяц для одного пользователя. Однако они также предлагают два командных пакета: 20 долларов за пользователя в месяц для команды из 10 пользователей и 25 долларов за пользователя в месяц для команды из 20 пользователей.Кроме того, ProjectManager.com предлагает корпоративный пакет (цены доступны по запросу).
Веб-сайт: www.projectmanager.com
Выбор программного обеспечения для управления проектами
Чтобы выбрать правильное программное обеспечение для управления проектами , важно учитывать такие факторы, как размер вашего бизнеса и команды, количество необходимых функций и наиболее ценные из них. В любом случае, я думаю, вы быстро поймете, что наличие такого программного обеспечения значительно упростит вашу повседневную работу.
Мы надеемся, что этот обзор вдохновил вас на выбор программного обеспечения для управления проектами, которое подходит для вашего бизнеса. Если у вас есть предложения или вы знаете о другом замечательном программном обеспечении для управления проектами, не стесняйтесь оставлять их в комментариях ниже.
После того, как у вас будет запущено программное обеспечение для управления проектами, самое время подумать о том, как вы собираетесь отслеживать удовлетворенность своих клиентов. Фактически, многие из перечисленных выше программ для управления продуктами предлагают варианты интеграции с различными программами обратной связи с пользователями, включая Mopinion.
Подробнее о Mopinion
Mopinion — это универсальное программное обеспечение для обратной связи с пользователями, которое помогает вам собирать отзывы и предлагает возможности глубокого анализа для своих пользователей. Благодаря визуализации данных в режиме реального времени в настраиваемых информационных панелях и диаграммах пользователи могут быстро и эффективно обрабатывать большие объемы данных обратной связи по всем своим цифровым каналам, включая (веб-сайт, мобильные приложения и электронная почта). Наш универсальный магазин предлагает:
Формы обратной связи (пассивные и активные) для всех ваших цифровых каналов
Визуальная обратная связь
Более сложные опросы, включающие направление вопросов
Углубленный анализ, включая текстовую аналитику, анализ тональности, умные ярлыки и т. Д.
Расширенная визуализация данных с фильтрацией в диаграммах и настраиваемыми панелями мониторинга
Безупречный анализ данных
Расширенное управление действиями

Узнайте, какие у нас есть варианты интеграции для программного обеспечения для управления проектами здесь.
Ключевые преимущества использования программного обеспечения для управления проектами
Менеджеры постоянно работают с несколькими проектами. Они жонглируют людьми, задачами и целями, чтобы гарантировать успех каждого проекта.Но управлять проектами по своей природе — непростая задача. Поскольку здесь много движущихся частей, он может легко стать хаотичным и дезорганизованным.
Когда вы не используете программное обеспечение или решение для управления проектами, велика вероятность, что вы тратите много времени на мелочи и выполняете больше работы, чем необходимо. Трудно отследить, кто над чем работает. Сотрудничество между командами неэффективно и распространяется по цепочкам электронной почты и программам чата. В результате срываются сроки, а клиенты остаются неудовлетворенными.
Важно использовать эффективную систему управления проектами, чтобы помочь вам оставаться организованным на работе при планировании и выполнении проектов.
Чем может вам помочь программное обеспечение для управления проектами?
Системы управления проектами
содержат все необходимые функции, необходимые для эффективного планирования проектов, управления доступными ресурсами, реагирования на проблемы и вовлечения всех участников проекта. Независимо от услуг, которые предлагает ваш бизнес, наличие лучшего инструмента управления проектами может оказать значительное влияние.
1. Улучшенное планирование и составление графиков
Планирование и составление графиков проекта — чрезвычайно важный аспект управления проектом независимо от применяемой методологии. С помощью этих решений для управления проектами можно легко получить доступ к предыдущей записи команды, относящейся к текущему проекту.
Кроме того, менеджеры проектов могут легко создать последовательный план управления и расставить приоритеты для достижения успеха проекта. С помощью программного обеспечения для управления проектами такие задачи, как распределение ресурсов, определение зависимостей, установка сроков и создание результатов проекта, могут быть выполнены в кратчайшие сроки.
Поскольку хорошее начало закладывает основу для успешного проекта, все эффективные инструменты управления проектами содержат функции, которые помогают упростить планирование проекта и процесс составления графика проекта.
2. Лучшее сотрудничество
Проектные группы иногда состоят из членов из разных отделов. От них также требуется выполнять свои повседневные обязанности, из-за чего всем другим заинтересованным сторонам трудно регулярно посещать собрания и оставаться в курсе.Этот пробел в общении может привести к ненужным задержкам в проектах и возникновению проблем, на которые тратится много драгоценных ресурсов.
Огромным преимуществом системы управления проектами является то, что она делает эффективное сотрудничество проектной группы чрезвычайно простым. Все общение хранится в едином месте. Такие аналитические данные, как временная шкала проекта и обновления статуса, могут быть легко доступны одним щелчком мыши, а важные оповещения могут автоматически отправляться соответствующим сторонам.
3. Удаленная работа
Физическое расположение или отдел не связывает современные проекты.Сейчас рабочая сила разбросана, и управлять ею может быть довольно проблематично. Программное обеспечение для удаленного управления проектами упрощает управление удаленными проектами, поскольку эти программы помогают менеджерам эффективно руководить своими командами.
4. Эффективное делегирование задач
Менеджерам часто трудно справедливо распределить задачи между членами, что может повлиять на эффективность всей команды. С помощью программы управления проектами менеджеры могут легко делегировать задачи проекта участникам и определять, кто в настоящее время доступен.
Это также более простой вариант для членов команды, так как при управлении задачами единственное, что им нужно сделать, это проверить программное обеспечение и начать работать над своими задачами в соответствии со своими приоритетами. В большинстве случаев эти программы также рассылают автоматические напоминания до истечения крайних сроков, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу.
5. Упрощенный доступ к файлам и их совместное использование
Безопасный доступ к важным документам и обмен ими очень важны. Профессионалы использовали общие диски, но использование программного обеспечения для управления проектами — более практичный вариант.Решения для управления проектами предлагают хранилище, в котором пользователи могут легко вносить изменения, оставлять отзывы и комментировать. Эти программы также ведут журнал изменений, чтобы обеспечить прозрачность проекта внутри команды.
6. Более легкая интеграция новых членов
Проекты динамичны по своей природе, и иногда необходимо вводить новых членов в команду проекта. Однако интеграция проекта — сложная задача, чтобы быстро освоить новых участников. Эту проблему легко решить с помощью любого эффективного программного обеспечения для управления проектами.У них есть возможность автоматически вести журнал проекта и упрощенно визуализировать весь проект.
7. Эффективное снижение рисков
Выявление потенциальных узких мест и использование эффективных решений — это задатки хорошего менеджера. С помощью программного обеспечения для управления проектами менеджеры могут улучшить свои стратегии снижения рисков и воспользоваться всеми доступными ресурсами для развертывания эффективных контрмер.
Это повышает общую эффективность команды, а также позволяет менеджерам эффективно распределять имеющиеся ресурсы, чтобы избежать проектных рисков.
8. Управление бюджетом
Как обсуждалось ранее, основным преимуществом использования программного обеспечения для управления проектами является то, что оно позволяет пользователям эффективно управлять всеми доступными ресурсами. В ходе любого проекта шансы нарастания масштабов, тенденция проектов сходить с пути становятся довольно высокими.
Система управления проектами может помочь менеджерам предотвратить это, поскольку она позволяет им отслеживать все с помощью инструмента отчетности по проектам в реальном времени и предотвращать резкий рост стоимости проекта.
9. Повышенная производительность
Еще одним важным преимуществом системы управления проектами является то, что она оптимизирует процесс принятия решений и повышает производительность труда. Поскольку все важные детали собраны в одном месте, вы всегда можете принять обоснованное решение в кратчайшие сроки.
Выберите подходящее программное обеспечение для управления проектами
Хорошее программное обеспечение для управления проектами поможет вам эффективно сотрудничать и обеспечить успех ваших проектов.Если вам нужен простой и интуитивно понятный инструмент для управления проектами, попробуйте Kissflow Project.

20 лучших инструментов для менеджмента проектов

Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие

08 Июл 2016

Почему «управление проектами»?

Краткая история проектного управления

Популярные системы управления проектами

Классическое проектное управление

Agile

Scrum

Lean

Kanban

6 сигм (Six Sigma)

PRINCE2

Лучшая система управления проектами … для Вас!

Как получить международный сертификат по Agile?

Системы управления проектами

Wrike

Мегаплан

Basecamp

Worksection

Asana

TeamBridge

Comindware Project

YouGile

Producteev

HiTask

Time Master

Pyrus

Кларис

Microsoft Project

iQ300

ПланФикс

Project Kaiser

Staply

Microsoft Planner

Workdoer

ProjectOffice

ActiveCollab

BiPulse

Clarizen

5pm

Comindwork

ЛидерТаск

Zoho Projects

WebAsyst

PTYSH

Kanbanchi

Neaktor

WorkFlowSoft

Flowlu

Gantter

PM Arena

Teamer

Smartsheet

Deskun

Rovertask

Планиро

IPI.MANAGER

GroupCamp Project

Lement Pro

Devprom

Intrawork

Desk-Away

Assembla

Acunote

AB-TASKS

Польза от применения систем управления проектами

Проверьте свои знания

Автоматизация проектов: создание, согласование и контроль

Инициирование

Планирование

Выполнение

Мониторинг

Закрытие

Управляйте проектами в Directum RX

Система управления проектами — глоссарий КСК ГРУПП

Цель

Задача ПО

Какое преимущество можно получить, если внедрить систему, управляющую проектными работами

CRM – 5 главных плюсов современного софт-помощника для ведения проектов