Шпаргалка делопроизводителя : Все о редактировании документов
| Редактируем документы правильно |
Сотруднику канцелярии, секретарю, помощнику директора довольно часто в повседневной работе приходится редактировать документы и доклады. Объем полномочий бывает разный: кто-то просто «пробегается» по документу, определяя нет ли явных ошибок и на месте ли все реквизиты, а кто-то вчитывается в каждое слово. Во многих организациях за начальником службы делопроизводства закреплена функция визирования распорядительных документов.
Правка документов может быть стилистической, т. е. не затрагивающей содержания, и смысловой. При стилистической правке от редактора требуется безупречная грамотность и чувство слова. Во втором, кроме этого, знание изложенного вопроса и владение фактическим материалом.
Как редактировать текст документа?
Общая схема работы редактора выглядит так:
- восприятие — критика — коррективы;
- выявление недочетов в структуре текста;
- выявление стилистических ошибок;
- выявление орфографических и пунктуационных ошибок.
При редактировании текста документа восприятие имеет чрезвычайно большое значение. Только неопытный сотрудник, прочитав первые несколько строк документа, берется за карандаш и начинает вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, ознакомьтесь с документом в целом. При этом делайте пометки на полях или выписки. При целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей и др.
Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его с начала, постепенно устраняя отмеченные недостатки.
После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить сложный вопрос о степени вмешательства в текст. Работа редактора заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст, а под документом появится подпись другого лица. Следовательно, вы имеете право изменить форму, но не содержание.
Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) — смысл высказывания должен оставаться прежним. В случае, если требуется изменить содержание (например, устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.
Какие существуют виды редакторской правки?
Различают четыре основных вида редакторской правки:
- правка-вычитка;
- правка-сокращение;
- правка-обработка;
- правка-переделка.
Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.
Текстовые редакторы освободили нас от большой части корректорской нагрузки. Сейчас мы можем проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Однако, человек не имеет права полностью полагаться на технику, ведь компьютеры не знают многих собственных имен, фамилий, географических названий.
Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.
Пренебрежение правкой-вычиткой нередко приводит к курьезам. Нетрудно представить себе реакцию руководителя, который получает документ, названный не «Протокол № 5», а «Прокол № 5».
Правка-сокращение производится в двух основных случаях:
- Когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания).
- Когда в тексте содержится избыточная информация — повторы и «общие места».
Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции.
Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т. д.
Таким образом, документ, выправленный квалифицированным редактором:
- не содержит фактических ошибок и опечаток;
- идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
- имеет оптимальный объем;
- строится по законам логики;
- соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля
Примеры редактирования текста:
1. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.
Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует выяснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или автоматов людьми, — и после этого использовать пассивную конструкцию.
Отредактированный вариант:
Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколько тысяч человек.
2. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.
Отредактированный вариант:
Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл высказывания не изменился.
3. Вторые профессии — смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.
Отредактированный вариант:
Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.
Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложениях. Называемое им добавочное действие должно соотноситься с основным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном случае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.
4. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные помещения.
Отредактированный вариант:
Для этого наша фирма использует подсобные помещения.
Или:С этой целью фирма использует подсобные помещения.
«Для цели» — сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющиеся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не может использовать помещения, которых нет.
5. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.
Отредактированный вариант:
Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.
Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.
Узнайте:
Как правильно составить резюме>>
Как написать деловое письмо>>
В данной статье использовались материалы учебника «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления».
www.docdelo.ru
Вносим исправления в первичные документы
Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется
Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — сразу после его окончания. Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.
В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.
В соответствии с его разд. 4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.
То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его. Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало. Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.
Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?
Минфин в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснил, что организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа (в частности, это следует из п. 2 — 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Однако разработка такого порядка и внесение его в учетную политику — это право, а не обязанность организации.
Пока люди пишут на бумаге — ошибки неизбежны. Дома для исправления ошибок, допущенных на бумаге, часто используются корректоры (корректирующие жидкости, ручки-корректоры, корректирующие роллеры). Можно ли с помощью указанных средств исправлять ошибки в первичных учетных документах?
Из буквального прочтения Положения N 105 так поступать нельзя. Однако мы считаем, что способ исправления ошибок, описанный в нем (путем зачеркивания неверной информации и указания сверху правильных сведений), не является единственно возможным. Наличие в первичных учетных документах (например, в бухгалтерской справке, справке-расчете и т.д.) следов корректирующей жидкости не означает признание этих документов недействительными. То есть мы считаем, что в отдельных случаях применение корректора для исправления ошибок (опечаток и т.д.) в первичных учетных документах допустимо. Нецелесообразно этот способ применять для двухсторонних документов (один экземпляр которых передается контрагентам).
В правовых базах можно встретить мнение, что выставление нового первичного документа взамен ошибочного неправомерно. Мы считаем, что это не так. Как минимум организация при обнаружении ошибки в первичном учетном документе может воспользоваться правилами внесения исправлений в счет-фактуру (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Напомним, что исправления в счет-фактуру вносятся путем составления нового экземпляра счета-фактуры, в котором показатели «Порядковый номер и дата составления» остаются неизменными (отражаются, как в изначально составленном документе), но документ дополняется новой строкой «Порядковый номер исправления и дата исправления». В этом документе указываются новые (верные) данные. Исправленный таким образом документ целесообразно хранить вместе с составленным первоначально.
Содержание исправленного (корректирующего) документа может быть любым:
- документ может быть составлен на разницу в цене (количестве) товара;
- документ может быть составлен на полную (новую) цену товара;
- в корректирующем документе может отражаться информация до внесения исправлений и после внесения исправлений.
Во всех случаях корректирующий документ должен содержать оговорку («перерасчет цены», «корректирующий документ к товарной накладной N… от…», «документ составлен в дополнение к ранее выданному документу N… от…» и т.д.).
Подтверждают данную позицию специалисты из БМЦ (см. Рекомендацию Р 41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные учетные документы» (принята 20.09.2013)).
* * *
Способ исправления ошибок, описанный в Положении N 105, может применяться в настоящее время, однако он не является единственно возможным. При выполнении минимальных требований, установленных Законом о бухгалтерском учете, к порядку исправления первичных документов (в частности, указание даты исправления, а также постановка подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление) вносить правки можно любым способом, в том числе путем составления корректирующего документа. В следующем номере журнала на конкретных примерах рассмотрим возможные способы внесения исправлений в первичные документы, приведем формы корректирующих документов.
Февраль 2017 г.
Статьи по теме:
www.mosbuhuslugi.ru
Допустимы ли в первичке арифметические ошибки?
Допустимы ли в первичке арифметические ошибки, опечатки и исправления? Ответ зависит от вида документа и существенности недочета. Некоторые описки могут привести к искажению баланса, другие станут основанием для корректировки налоговых отчислений не в пользу налогоплательщика, а какие-то останутся незамеченными.
Оценка существенности ошибок в первичке
Типы ошибок при оформлении первичной документации:
- применение неутвержденных приказом руководителя предприятия форм первичных бланков;
- отсутствует один или несколько обязательных реквизитов;
- в документе не указаны ответственные лица и нет их подписей;
- присутствуют исправления;
- неразборчиво заполнен бланк;
- вместо ручки для заполнения используется карандаш;
- отсутствуют прочерки в пустых ячейках и колонках.
Внесение исправлений в первичные документы разрешается в отношении ограниченного перечня бланков. Процедура актуальна при существенности допущенной ошибки. Степень значимости оценивается по критериям возможности идентификации всех данных и соответствия требованиям налоговых органов.
Примеры недопустимых ошибок:
- Отсутствует дата составления документации или она написана с опечаткой.
- Допущено использование недостоверной информации в номере ИНН.
- Неправильно указан объем произведенных работ.
- Документ подписан неуполномоченным на это лицом.
- Допустимы ли в первичке арифметические ошибки – неправильное отражение количества товара или его стоимости, суммы рассчитанного налога может привести к появлению налогового спора.
- Несовпадение значения сумм в числовом варианте и в указании его прописью.
Способы исправления ошибок в первичных документах
В каких случаях описки можно оставить без корректировки:
- если допущенная ошибка не мешает идентификации продавца и покупателя;
- если можно без обращения к дополнительным документам определить названия товаров, работ или услуг;
- есть возможность четко выделить имущественные права и их стоимость (письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется на основании п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Возможно использование таких способов:
- Внесение правильных данных в первоначальный вариант документа. При этом неверное значение перечеркивается одной линией, сверху прописывается новый текст или числовые данные. Важно, чтобы можно было разобрать и прежние цифры со словами, и новые. Рядом с зачеркиванием проставляется надпись «исправлено», которая заверяется подписями ответственных лиц и обязательно указывается дата внесения изменений в документ.
- Оформление корректирующего документа аналогично созданию корректировочного счета-фактуры.
- Метод красного сторно необходим для аннулирования ранее проведенных документов.
Исправления в первичных документах не должны осуществляться при помощи ластика, корректоров, путем подчисток лезвиями. Если необходимо устранить недочет в виде недостающих реквизитов, то разрешается дописать их от руки. Эта норма распространяется и на документы, набранные на компьютере.
В каких первичных документах не допускаются исправления?
Указаниями ЦБ от 11.03.2014 под № 3210-У установлено, что исправлять внесенные данные нельзя в кассовых документах (п. 4.7). К числу таких бланков относятся расходные и приходные ордера. А вот кассовая книга с платежной ведомостью включены в категорию документации, для которой допускаются корректировки. В случае с кассовой книгой порядок внесения изменений такой:
- Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах, оформленных на бумажных носителях, должно сопровождаться указанием даты внесения изменений, подписей с расшифровками лиц, отвечающих за заполнение данного бланка.
- Электронные документы, которые уже были подписаны, нельзя изменять.
Если ошибка была произведена несколько дней назад, а замечена только сейчас, когда она искажает данные и в последующие дни, исправлять надо все листы с неверными сведениями. Если ошибка заключается в пропущенном чистом листе кассовой книги, этот незаполненный бланк перечеркивается и подлежит аннулированию.
В каких первичных документах не допускаются исправления? Кроме кассовых, не разрешается внесение корректировок в платежных бланках (п. 2.4 Положения от 19.06.2012 под № 383-П). Под запретом и исправления в бланках строгой отчетности, которые применяются при осуществлении наличных расчетов.
Если в одном из таких документов при заполнении была допущена ошибочная запись, бухгалтер не может замазывать цифры или надписи корректором, подводить ручкой или перечеркивать отраженные в бланке данные. В этом случае допускается только оформление нового экземпляра ордера или поручения.
spmag.ru
Правильно оформленный документ — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1
Правильно оформленный документ
Cтраница 1
Правильно оформленные документы после регистрации в журнале поступают на сортировку, где по определенным признакам, заранее нанесенным на документ, их сортируют на нормативные и учетные документы. Учетные документы, отображающие состояние производства на данный период времени, — это учетная информация переменного характера, которая поступает от исполнительских служб промышленного предприятия. [1]
Основной задачей группы приема и выдачи НСИ является прием в СНХ правильно оформленных документов, регистрация и их учет. [2]
Следственный осмотр документов имеет большое значение для выявления фактов интеллектуального подлога, когда в правильно оформленный документ вносятся заведомо ложные сведения. Выявление такого подлога — дело весьма сложное, поэтому следователь должен обладать обширными специальными знаниями в сфере финансово-банковской деятельности. [3]
Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают также вторые и последующие экземпляры документа ( договоры, акты), копии документов об образовании, актах гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильно оформленного состава удостоверения. [4]
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами. [5]
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. [6]
Классический подход к документированию хозяйственных операций в бухгалтерском учете заключается в том, что: а) документальному оформлению подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения; б) основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. Полноценный документ должен содержать достоверные сведения для обоснования учетных записей, контроля за совершением хозяйственных операций, получения о них всех необходимых данных. Такие сведения называют реквизитами документов. [7]
Действие патента не продлевается и представленные документы, кроме ходатайства и документа об уплате пошлины, возвращаются лицу, подавшему ходатайство, если по истечении 2 месяцев после получения уведомления, указанного выше в пункте 3, или 6 месяцев после окончания срока действия патента, в зависимости от того, какой срок истекает позже, не представлены все необходимые правильно оформленные документы. [8]
Действие свидетельства не продлевается, и представленные документы, кроме ходатайства и документа об уплате пошлины, возвращаются лицу, подавшему ходатайство, если по истечении двух месяцев после получения уведомления, указанного выше в пункте 3, или шести месяцев после окончания срока действия свидетельства, в зависимости от того, какой срок истекает позже, не представлены все необходимые правильно оформленные документы. [9]
Таким образом, первичный учетный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте Хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные документы служат основанием для записей в бухгалтерском учете и, следовательно, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. [10]
Таким образом, первичный учетный документ — это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. Правильно оформленные документы служат основанием для записей в бухгалтерском учете и, следовательно, выполняют роль импульса, дающего начало учетной информации. [11]
Эмитент аккредитива гарантирует трассантам и добросовестным держателям, что выставленные и негоциируемые тратты будут должным образом оплачены при представлении ему документов. Таким образом, по негоциируе-мому аккредитиву покупатель или банк-эмитент является стороной, осуществляющей платежу или акцептующей тратты при получении правильно оформленных документов. Любой банк-посредник, который негоциирует, просто финансирует продавца против уплаты комиссии за негоциацию плюс проценты, рассчитываемые от момента негоциации до получения возмещения от банка-эмитента. Если аккредитив является свободно негоциируемым, то любой банк может негоциировать по нему при условии, что на обратной стороне аккредитива будет указана негоциируемая сумма. Если аккредитив должен быть подтвержден авизующим банком, то он обычно не открывается в качестве свободно негоциируемого. [12]
После совершения операции и ее оформления документы в установленные сроки поступают в бухгалтерию. Здесь они проверяются и в случае выявления неточностей возвращаются. Правильно оформленные документы подвергаются дальнейшей проверке с точки зрения существа и законности операций, наличия реквизитов, отсутствия — помарок, а также точности арифметических подсчетов. После этого они поступают в учетную обработку. Их сначала таксируют ( умножают количество на цены), затем группируют по определенным признакам и составляют группиро-вочные и сводные ведомости. Далее на основании полученных данных делаются бухгалтерские записи в специальных учетных регистрах. [13]
Все документы государственных учреждений и предприятий должны соответствовать единой форме, утвержденной ГОСТом. Составные части документов — реквизиты — следует размещать в определенных местах бланка, чтобы обеспечить максимальное удобство и сохранность в процессе оформления, движения, хранения и использования документа. В правильно оформленном документе все элементы, составляющие его содержание, должны быть четко расположены по отношению друг к другу. [14]
Документация — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Первичные документы, в том числе на бумажных машиночитаемых носителях информации, обеспечивают бухгалтерскому учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации. К учету принимается только правильно оформленный документ, а именно тот, в котором заполнены все реквизиты, предусмотренные стандартами. Такими реквизитами являются: наименование организации, наименование документа, его номер, дата, краткое содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение, подписи лиц, отвечающих за данную хозяйственную операцию. [15]
Страницы: 1 2
www.ngpedia.ru
Как правильно вносить исправления в бухгалтерские документы
21.08.2017Сапер, согласно поговорке, ошибается лишь один раз. Для бухгалтера ошибка в большинстве случаев не столь критична. Но только если ее вовремя исправить. Как именно? Исправлять бухгалтерские ошибки следует по правилам, установленным нормативными документами. Универсального подхода к решению этой проблемы не существует.
Обсудим способы исправления ошибок в документах, оформленных на бумажных носителях. Ошибиться можно при составлении первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, формы бухгалтерской отчетности, налоговой декларации или расчета. При этом исправлению поддается не каждый документ. В некоторых случаях его придется оформлять заново.
Первичные учетные документы
Часть 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» допускает исправления в первичных учетных документах с оговоркой: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».
В какие первичные документы не вносят исправления
Сначала разберемся, в какие первичные документы вносить исправления нельзя.
Во-первых, не подлежат исправлению кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1, п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Иные документы, создаваемые в процессе ведения кассовых операций (например, кассовую книгу), исправлять можно.
Помимо кассовых ордеров, недопустимо исправлять бланки строгой отчетности. Пункт 10 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» гласит: бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный БСО перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.
Наконец, не допускаются ошибки в банковских документах (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Так, исправление в платежном поручении банк воспримет как нарушение целостности распоряжения на перевод денежных средств. Распоряжение с таким дефектом исполнению не подлежит (п.п. 2.1.–2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П).
В какие первичные документы можно вносить исправления
В иных случаях исправления в «первичку» вносить можно. На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Между тем из данной лаконичной формулировки неясно:
- можно ли ошибочную запись замазать корректирующим средством;
- кто подпишет исправления в отсутствие работника, допустившего ошибку.
Давайте разбираться.
На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 30) правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до принятия данного закона, применяются в части, ему не противоречащей.
Порядок исправления ошибок в первичных документах был установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Пункты 4.1–4.3 Положения разъясняют:
- в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
- для исправления ошибки в первичных документах зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
- зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено».
Обратите внимание
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
А если под исправлением невозможно поставить подпись работника, составившего документ? Предположим, он уволился, заболел, находится в командировке или в отпуске.
Нормативными документами данный вопрос не урегулирован. Поэтому способ внесения исправлений при таких обстоятельствах компания вправе разработать самостоятельно (письмо Минфина России от 22.01.2016 № 07-01-09/2235).
Так, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности…). В этот же перечень можно включить лиц, уполномоченных на подписание исправлений за отсутствующего работника. Например, можно оговорить, что исправления подписывает то же лицо, которое наделено правом подписывать аналогичные документы.
Отдельные авторы предлагают производить исправления на основе доверенности. Но мы эту точку зрения не разделяем. Дело в том, что доверенность – инструмент гражданско-правовых отношений. Между тем трудовая функция подлежит личному исполнению (ст. 15 ТК РФ). Примечательно, что в Трудовом кодексе термин «доверенность» вообще не упоминается. Кроме того, в доверенности в качестве представителя необходимо указать конкретное лицо (п. 1 ст. 185 ГК РФ). А в ситуации прекращения трудового договора с работником это заведомо невозможно.
Поскольку ведение бухгалтерского учета организует руководитель экономического субъекта, именно он полномочен на принятие решений о том, кто именно подпишет исправления вместо отсутствующего работника. Да и вообще: где это видано, чтобы работник самостоятельно назначал себе «заместителя»?
Корректирующий документ
Для составления «первички» вы вправе использовать форму универсального передаточного документа (УПД). Если возникла необходимость его исправить – воспользуйтесь формой универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры, рекомендованной ФНС России письмом от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.
Счета-фактуры
Порядок исправлений счетов-фактур определен постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (п. 7 разд. II приложения № 1).
В зависимости от характера ошибки вам придется либо составить новый счет-фактуру – корректирующий, либо внести исправления в имеющийся. В случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются. Счет-фактура с внесенными в него исправлениями подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными в установленном порядке лицами.
Например, если в счете-фактуре неверно указано наименование реализуемого товара, то необходимо составить новый счет-фактуру. В противном случае налогоплательщик утрачивает право на вычет НДС (письмо Минфина России от 14.08.2015 № 03-03-06/1/47252).
Регистры бухгалтерского учета
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
P. S. В общем, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.
Источник: Бухгалтерия.ру
1cbo.forus.ru
Как оформить правильно утверждение документа
| Как утвердить документ? |
Утверждение документа — это один из способов его удостоверения, придание документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.
Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТ Р 6.30–2003. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию. В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он, как правило, закрепляется в Табеле унифицированных форм документов или Инструкции по делопроизводству организации. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Способы утверждения документа:
- Документ может утверждаться должностным лицом.
- Специально издаваемым документом.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
подпись C. А. Красавин
31 декабря 2013 г.
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.
При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.
При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО «Радость»
от 01.04.2014 № 01–02/75
Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:
Приложение № 3
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО «Булочка»
от 06.05.2014 № 01–01/35
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
- Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
- Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
- Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
- Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
- Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
- Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
- Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
- Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
- Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
- Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
- Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
- Расценки на производство работ.
- Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
- Стандарты.
- Структура и штатная численность.
- Тарифные ставки.
- Формы унифицированных документов.
- Штатные расписания и изменения к ним.
Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>
www.docdelo.ru
36) Отметки на документе, их значение и оформление.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Служебными считаются отметки:
о поступлении документа в организацию;
резолюция;
о контроле;
об исполнителе;
об исполнении документа и направлении его в дело;
о наличии приложения;
о заверении копии;
идентификатор электронной копии документа.
1.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты).
2.Резолюция.Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
3.Отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”.
5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:
ссылку на дату и номер документа о его исполнении или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении;
запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.
6.Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами.
7.Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов.
8.Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
37) Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.
Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа.
ЗНАЧЕНИЕ
Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения.
ТРЕБОВАНИЯ
В резолюции желательно указывать: фамилию исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, срок исполнения, дата, личная подпись руководителя.
Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных
Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать
Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок
Р. обязательно переносится в регистрационную форму при регистрации документа и является основанием взятия документа на контроль
Дата, указанная в Р., становится сроком исполнения документов
Может быть написана руководителем от руки на свободном поле документа
Допускается оформление Р. на отдельном листе формата А6 или А7 (способ применяется в органах власти)
studfiles.net